Entenda quais são as obrigações para as empresas que não tiveram movimentações; regras mudaram e até ferramenta foi disponibilizada para ajudar empresas.

Uma das dúvidas que tira o sono dos pequenos empresários diz respeito à inatividade de uma empresa. Isso porque documentos como EFD-Reinf, DCTF Web e eSocial têm a sua entrega vinculada ao fato de a empresa ter movimentação ou não. Por exemplo, quais são os fatores levados em consideração para que a companhia seja classificada como “sem movimento”. E mais: quando entregar EFD-Reinf, DCTF Web e eSocial sem movimento? Fique calmo: há regras claras com relação a esse assunto, mas houve alterações nelas em 2019.

Nesse artigo, explicaremos em detalhes quais são as circunstâncias nas quais a entrega dessa documentação se faz necessária.

O que é o eSocial?

O eSocial veio para simplificar a vida dos profissionais de contabilidade. Graças ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi possível sintetizar as informações em um só sistema. Em outras palavras, o eSocial seria uma versão do SPED para a área trabalhista, englobando as informações acessórias enviadas por meio de declarações como CAGED, RAIS, GFIP e DIRF.

Contudo, essa substituição vem sendo feito de forma gradual – em verdade, trata-se de um processo que ainda está em andamento e que não tem data para acabar. Por conta disso, especialmente nesse momento, é importante redobrar a atenção: algumas declarações estão mudando de formato, de maneira que todos os anos têm aparecido algumas novidades.

eSocial: quando entregar sem movimento?

Para o eSocial, é considerada “sem movimento” a empresa que não tiver movimentação com relação a funcionários e também não tiver retirada de pré-labore. Tecnicamente, isso significa que não haverá nenhuma informação nos eventos S-1200 e S-1280.

Sendo assim, as obrigações da empresa se resumem aos eventos S-1000, correspondente ao cadastro do empregador, e S-1299, que indica que a empresa não tem movimento. De maneira excepcional, em 2019 as empresas sem movimento deverão informar essa situação duas vezes: no mês de início da obrigatoriedade e no mês de início da obrigatoriedade da DCTF Web. Já para os anos seguintes, se a situação permanecer igual, o evento S-1299 deverá ser informado sempre no mês de janeiro.

O que é DCTF Web?

Instituída pela Instrução Normativa RFB 1.787/201

(http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?visao=anotado&idAto=89949), a DCTFWeb é a substituta da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e também de outras guias de recolhimento, como o DARF para os tributos relacionados a essa obrigação. O objetivo desse documento é apresentar à Receita Federal as contribuições previdenciárias feitas a terceiros, integrando informações prestadas no eSocial e na EFD-Reinf em um só lugar. O envio dela deve ser feito sempre até o dia 15 do mês seguinte à ocorrência dos fatos geradores. Há ainda outras duas versões de DCTF Web: a anual e a diária.

Na primeira são informados valores pagos a título de décimo terceiro salário; ela deve ser transmitida sempre até o dia 20 de dezembro (ou antes, no último dia útil anterior a essa data). Já a segunda é utilizada para informar a receita de eventos esportivos, sendo obrigatória sua transmissão até o segundo dia útil após o evento.

DCTF Web: quando entregar sem movimento?

Se no início da obrigatoriedade não houver fatos geradores a declarar, então a DCTF Web deve ser transmitida com a indicação “sem movimento”. A transmissão deve ser feita após o envio do eSocial ou da EFD-Reinf, uma vez que será gerado uma DCTF Web com status “em andamento”. A DCTFWeb sem movimento é resultado do envio do eSocial e da EFD-Reinf sem movimento. Caso um dos dois possuir movimentação, consequentemente, a DCTFWeb também terá.

Pessoas físicas e MEIs estão dispensados do envio dessa obrigação. Para os demais, o prazo de envio é sempre o dia 15 do mês subsequente aos eventos. Uma vez que a DCTF Web seja transmitida, ela terá efeito até o próximo período de apuração daquele ano. Já para os anos seguintes, se a situação permanecer inalterada, o envio deverá ser feito em janeiro de cada ano.

O que é EFD-Reinf?

Trata-se do mais recente módulo do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). O EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída complementa as informações do eSocial.

A obrigação abrange as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho e as informações sobre a receita bruta na apuração das contribuições previdenciárias substituídas. A nova escrituração substitui as informações contidas em outras obrigações acessórias, tais como a DIRF e o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) Bloco P.

EFD-Reinf: quando entregar sem movimento?

De acordo com a legislação, considera-se “sem movimento” aos olhos da EFD-Reinf a empresa que não realizou movimentações sujeitas as retenções de contribuição previdenciária, contribuição previdenciária sobre a receita bruta e a substitutiva sobre a comercialização da produção rural, bem como das retenções sobre pagamentos diversos, que deverão ser entregues a partir de 01/2020. Mesmo que existam lançamentos de notas no período, o que importa é o fato de existirem ou não retenções. Um contribuinte caracteriza-se “sem movimento” quando não houver informação para se enviada nos eventos periódicos de R-2010 a R-2060, bem como a série R-4000 que entrará na obrigatoriedade a partir de 01/2020.

Excepcionalmente em 2019 as empresas que se enquadram nessa categoria deverão enviar duas EFD-Reinf: uma no mês de início da obrigatoriedade e outra no mês de início da obrigatoriedade da DCTF Web.

Para empresas do segundo grupo, os envios ocorreram em janeiro e abril (para empresas com faturamento superior a R$ 4,8 milhões) e ocorrerão em outubro (para as demais empresas do grupo). Já para as empresas do terceiro grupo, o envio deverá ser feito entre julho e outubro de 2019.

É importante ressaltar que em todos os casos deve ser enviado o evento R-1000 (Informações do Contribuinte), com os dados da empresa. Outra obrigatoriedade é o evento R-2099 (Fechamento dos Eventos Periódicos), com informações sobre o fechamento e declaração de não ocorrência de fatos geradores.

Como você pôde perceber, por conta da implantação do eSocial, o ano de 2019 tem algumas particularidades que não se repetirão nos anos seguintes. Na dúvida, converse sempre com um profissional de contabilidade para tirar as suas dúvidas. O importante é que você fique atento aos prazos e não deixe de entregar a documentação necessária sempre que preciso para não incorrer em multas.

Faça um bom planejamento e não perca suas entregas. Clique aqui e conheça a solução que a Sage desenvolveu, onde você encontra informações sobre eSocial, orientações trabalhistas e EFD-Reinf, tudo em um só lugar!