Planejamento estratégico para seu escritório

"A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar"

Embora o termo planejamento estratégico não seja novo, surgem muitas interrogações quando é levado para o segmento jurídico. Logo se pensa em estratégias empresariais, algo distante do mundo da advocacia. Isso não ocorre apenas em escritórios de menor porte ou de estrutura familiar, pois mesmo os grandes enfrentam ou já enfrentaram a dificuldade de associar seu negócio a uma empresa. Mesmo quando já funcionam como tal. O preconceito existe, mas as barreiras estão caindo por uma simples razão: é mudar ou perecer.

A gestão estrategicamente planejada - o pensamento e comportamento racional na advocacia - torna real a profissionalização das estruturas. Dessa forma, cresce a eficiência nos serviços prestados em todas as atividades desempenhadas, importante tanto para pequenos escritórios quanto para os demais. Este trabalho deve ocorrer em todo o contexto da banca.

Não se deve entregar a extensas e intermináveis reflexões, nem se precipitar em mudanças radicais de formas de trabalho. Ou mesmo resumir - se ao estabelecimento de setores e regências. É preciso dispor - se a um trabalho em que haja tanto uma análise quanto a incorporação prática e revisão constante. Como cada escritório e situação são únicos, não basta escolher um manual prático, porque a estrátégia específica não está lá fora. Ela só será possivél ao atentar também para o interior da banca e sua cultura.

Não basta ter uma imagem brilhante do que se deseja alçançar sem olhar para o passado e o presente do escritório. Só assim pode - se projetar um futuro mais sólido.

VISÃO ABRANGENTE

É importante esclarecer que o planejamento estratégico não é uma medida com princípio, meio e fim, a ser usada apenas para " passar o escritório a limpo". Não se trata de um plano limitado em um momento específico. Sua abrângencia é bem maior, uma vez que incorpora uma condução consciente ao escritório, passando a fazer parte da rotina do mesmo, pois sua imagem, caráter, objetivo, decisões, políticas, estruturas e equipe farão parte da formulação estratégica.

Esse tipo de estratégia abrange o processo como em todo. É fundamental que todo o escritório e os envolvidos com seu funcionamento sejam considerados para que a análise da situação atual seja algo real, assim como a elaboração e implementação do planejamento. Isso acontece logo após o reconhecimento das necessidades.

Trabalha - se, então, com o que o escritório já possui, ou seja, o "quem sou", com a análise do histórico de seu segmento, o porquê, a partir de quem e como veio a funcionar. É preciso indentificar o que foi previsto e realizado até então. O planejamento, no entanto, não garante que a nova política de gerenciamento seja idêntica à pretendida, mas cuida para que durante o percurso diário, o escritório não se desvie do foco principal, entendendo que algumas metas não realizadas darão lugar a outras emergentes, o que é normal e sadio para o funcionamento de uma organização.

Ao fazer esta trabalho, é interessante que seja promovida a divisão das gestões existentes, de modo a facilitar a visualização da forma como cada um está relacionada, assim como identificar as diversas tarefa realizada pela área administrativa e técnica. Ao estudar a gestão geral do escritório, que corresponde ao formato do mesmo, é imprescindivel a atenção especial dos sócios ou "donos".

A partir daí, todas as atividades encontram uma base que precisa ser sólida e clara para todos. É neste momento que analisamos a missão, a visão, os princípios e os valores que, caso não estejam bem definidos, deverão ser pensados e colocados em vista. Se não se sabe o motivo da existencia de um escritório ou onde ele pretende chegar, ou ainda, em quais princípios e valores ele deve respaldar - se, não há como criar estratégias de ação, planos e metas setoriais. O planejamento possibilita que administrativo, financeiro, pessoal, produção, tecnologica e infra - estrutura atuem para um fim comum, com outros objetivos específicos.

" Muitas vezes, o escritório abre uma filial em uma situação que pede desinvestimento para sobreviver quando, antes disto, poderia ofertar nosso serviços e os produtos jurídicos para sua base de clientes, de forma a aumentar a retabilidade da operação".

PLANOS DE EXPANSÂO

Em seguida, serão analizadas as formas de crescer, que podem estar relacionadas com a busca de novos mercados, abertura de uma filial, desenvolvimento de um novo serviço ou criação de uma nova área. As tentativas mal sucedidas analisadas no histórico servem como alerta e não como fator de desânimo, porque a empresa reconhecerá algo em que insista desnecessariamente e descobrirá fatores de desenvolvimento que até então não enxergava. Se o escritório não tem idéia de sua missão e visão, provavelmente terá que rever também seus planos de expansão.

Muitas vezes, o escritório abre uma filial em situação que pede um desinvestimento para sobreviver, quando, antes disto, poderia ofertar novos serviços e produtos juridicos para sua base de clientes, de forma a aumentar a rentabilidade da operação. Será necessario, ainda, o reconhecimento dos pontos fortes e fracos dentro do ambiente interno, assim como a identificação de oportunidades e ameaças no ambiente externo ao escritório. Dessa forma, identifica -se os fatores críticos de sucesso e o diferencial competitivo.

O caminho torna -se mais claro após a análise destes fatores internos e externos, apontando -se, naquele momento, o escritório precisa primeiro se fortalecer, já pode crescer, investir ou mesmo desinvestir. Reuniões, palestras, programas de qualidade e dinâmicas são ferramentas e ficazes na elaboração de implementação de estratégias, mas precisam ser objetivas e programadas. Quando o escritório se desmembra., essas ações garantirão sua permanência ou uma nova forma de trabalhá - lo.

"Os profissionais que trabalham no escritório devem ser analisados pelo capital intelectual, ou seja, como um ponto forte para o desenvolvimento, ou como um ponto fraco, no caso de escritórios que mantêm uma grande equipe com obejtivos dispersos."

CAPÍTAL INTELECTUAL

O envolvimento de todos é fundamental desde o ínicio do planejamento para que os objetivos sejam alcançados. Dessa forma, os profissionais que trabalham no escritório precisam ser analisados pelo capital intelectual, ou seja, como um ponto forte para o desenvolvimento, ou, por outro lado, como um ponto fraco, no caso de escritórios que mantêm uma grande equipe com objetivos contrários.

Na implementação da estratégia, várias atividades devem funcionarcomo alguma interdependência. Todas de acordo com o objetivo principal da empresa. A comunicação interna precisa estar preparada para tanto, pois influenciará no desempenho das atividades relacionadas à estratégia planejada. Eis a importância do envolvimento coletivo e do planejamento: garantir um curso orientado e conhecido por todos.

PLANO "B"

As metas que surgem em decorrência da estratégia escolhida abrangem todas as gestões do escritório, e o planejamento precisa ter sido feito conforme cada uma dessas gestões. Já o bom desempenho de uma gestão afeta todas as outras, assim como o caminho inverso reflete sempre no objetivo final do escritório. Será importante também, ao considerar a missão e políticas do escritório juntamente com as pessoas envolvidas, elaborar atividades alternativas na implementação das estratégias, já que o ambiente está em constante mudança e decisões planejadas poderão surtir efeitos diferentes do esperado.

O planejamento prevê sempre a estratégia "B"

Concluímos que a estratégia não pode ser um plano intocável, que não demanda flexibilidade. O escritório precisa trabalhar a mentalidade estratégica das pessoas que ali trabalham, e, se necessário, fazer alterações caso sejam verificadas posturas que insistem em chocar com o padrão da empresa, neste momento já em harmonia com seus princípios formadores.

Sem líderes que auxiliem e implementem o planejamento estratégico, a operação pode sair prejudicada. É preciso criar uma nova demanda de flexibilidade, pois assim os sócios não serão os únicos a participar da elaboração de estratégia, tendo suas atividades revistas e programadas. Também precisarão contar com uma equipe de líderes. Estes podem ser descobertos entre as pessoas do escritórios e que irão colaborar decisivamente para a realização das atividades.

Uma constante supervisão do que foi implementado, com análise dos resultados previstos e obtidos, deve orientar na elaboração de novas estratégias. Ao mesmo tempo, é preciso conservar o padrão de um escritório que sabe porque existe e procura crescer a partir do que se possui, de modo a otimizar recursos e estudar possibilidades, reinventar a advocacia e inovar nas pequenas práticas diárias, sem perder de vista seus princípios e valores.

Texto confeccionado por: John L. Beckley