Utilitários Contábeis
Documentos Importantes
Documentos Contábeis e Documentos Legais
Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos:
Documentos Contábeis
Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
- notas de compra/serviços
- notas de vendas/serviços
- extratos bancários
- duplicatas pagas
- comprovantes de despesas/custos
- cópias de cheques
- comprovantes de débitos/créditos bancários
- outros documentos contabilizados
Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
100 - FEDERAL
200 - ESTADUAL
300 - MUNICIPAL
400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 - CONTRATOS
600 - INSS
700 - SINDICAL
800 - DIVERSOS
Por sua vez, cada setor é dividido em:
100 - FEDERAL
101 - | Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) |
102 - | Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica |
103 - | Ficha de Alteração do CNPJ |
104 - | Pedido de Restabelecimento do CNPJ |
105 - | Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF |
106 - | Comunicações de Aumento de Capital |
107 - | Demonstrativos dos Duodécimos |
108 - | CAIF |
109 - | Comunicações de IPI e IRPJ |
110 - | DIRF |
111 - | Cartão do CNPJ |
112 - | Notificações - Auto de Infrações |
113 - | Baixa do CNPJ |
114 - | Certidão Negativa por Encerramento de Atividades |
115 - | Programa de Alimentação ao Trabalhador |
116 - | DNER |
117 - | Defesas |
118 - | Utilidade Pública |
119 - | Parcelamentos |
120 - | Termo de Opção - Simples |
121 - | Autorização do DAC |
122 - | IPEM |
123 - | Divisão de Censura de Diversões Públicas |
124 - | CADE - SDE |
200 - ESTADUAL
201 - | Declaração Cadastral (DECA) |
202 - | Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE) |
203 - | Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF) |
204 - | Índice de Participação dos Municípios (DIPAM) |
205 - | Licença da CETESB |
206 - | Demonstrativo das Operações Interestaduais |
207 - | Certidão Negativa do ICM |
208 - | Autorização para Confecção de Notas Fiscais |
209 - | Auto de infração |
210 - | Parcelamento do ICM |
211 - | Notificações |
212 - | FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte |
213 - | Declarações |
214 - | Alvará de Utilização - Secr. Saúde |
215 - | Modelos de Notas Fiscais |
216 - | Comprovação ZONA FRANCA |
217 - | Conselho Regional de Educação |
218 - | Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma) |
219 - | IBDF - IBAMA |
220 - | Defesas |
221 - | Licença da Divisão do Exercício Profissional |
222 - | Utilidade Pública |
223 - | Declaração de Microempresa |
224 - | Laudos Técnicos |
225 - | Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados |
226 - | Vigilância Sanitária |
300 - MUNICIPAL
301 - | Guia de Inscrição ou Atualização |
302 - | Ficha de Inscrição no CCM |
303 - | Taxas de Licença |
304 - | Certidão Negativa do ISS |
305 - | Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME) |
306 - | Cadastramento de Anúncios (CADAN) |
307 - | Pedido de Vistoria |
308 - | Comunicados |
309 - | Imposto Predial |
310 - | Auto de Infração e Intimação |
311 - | Autorização para Impressão de Notas Fiscais |
312 - | Habite-se / Auto Vistoria |
313 - | Alvará de Funcionamento |
314 - | Defesas |
315 - | Utilidade Pública |
316 - | Declaração de Microempresa |
317 - | Parcelamentos |
318 - | Cancelamentos |
319 - | CONTRU/FICAM |
320 - | Regime Especial |
400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
401 - | Cadastro de Empresas |
402 - | Relação de Empregados Menores |
403 - | RAIS / DCPIS |
404 - | CIPA |
405 - | Certificados de Aprendizagem SENAI |
406 - | Reclamações Trabalhistas - Defesas |
407 - | Notificações/ Processos/ Autos de Infração |
408 - | Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI |
409 - | Defesas |
410 - | Acordo de Compensação |
411 - | Laudos Técnicos |
500 - CONTRATO
501 - | Contrato Social - Ata de Constituição |
502 - | Alterações de Contrato |
503 - | Contrato de Locação |
504 - | Contrato de Uso de Veículos |
505 - | Cadastro da JUCESP |
506 - | Contrato de Assessoria |
507 - | Contrato de Prestação de Serviços |
508 - | Reuniões |
509 - | Publicações em Jornais |
510 - | Atas |
511 - | Contratos Diversos |
512 - | Comprovante de Caução de Locação |
513 - | Certidão Breve Relato - JUCESP |
514 - | Xerox das Exigências - JUCESP |
515 - | Declaração de Alienação de Participações Societárias |
516 - | Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. |
517 - | Notificações |
518 - | Defesas |
519 - | Recadastramento - São Paulo Firma |
520 - | Buscas Jucesp/Cartórios |
600 - INSS
601 - | Pedido de Matrícula (Inicial) |
602 - | Certificado de Matrícula |
603 - | Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC) |
604 - | Certificado de Regularidade de Situação |
605 - | Certificado de Quitação |
606 - | Certificado de Taxa de Seguro |
607 - | Demonstrativo dos Salários de Contribuição |
608 - | C..B. |
609 - | Alterações: Nome, Endereço, CGC |
610 - | Declarações de Rendimento do INSS |
611 - | Comprovante Inscrição Contribuição Individual |
612 - | Carnês dos Sócios |
613 - | Recadastramento |
614 - | Autos de Infração |
615 - | Defesas |
616 - | SESI |
617 - | Termo Ação Fiscal – TAF |
618 - | Parcelamentos |
700 - SINDICAL
701 - | Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador |
702 - | Conselho Regional de Farmácia |
703 - | Dissídios Coletivos |
704 - | Acordos |
705 - | SENAI - CIESP - FIESP |
706 - | FINAME |
707 - | Certidões e Registros |
708 - | CRA |
709 - | CORCESP |
710 - | Conselho Regional de Contabilidade |
711 - | CRECI |
712 - | CREA |
713 - | Correspondência Sindicato Patronal |
714 - | CONAR (Legislação e Processos) |
715 - | SUSEP |
716 - | Certidão Negativa de Débito Salarial |
717 - | Conselho Regional de Medicina |
718 - | EMBRATUR |
719 - | Conselho Nacional do Cinema |
800 - DIVERSOS
801 - | CACEX |
803 - | Certidão de Registro de Capital Estrangeiro |
804 - | Procurações / Declarações |
805 - | Balanços e Balancetes |
806 - | Documentos dos Sócios ( xerox ) |
807 - | Marcas e Patentes |
808 - | Correspondências |
809 - | Consultas |
810 - | Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS |
811 - | Escrituras |
812 - | Apuração do Ativo Imobilizado |
813 - | Ajustes de Balanço |
814 - | Laudo de Avaliação |
815 - | Relatórios |
816 - | Inventário |
817 | Depósito Inicial |
818 | Cadastro de Fornecedores e Associações |
819 | Convocações |
820 - | Atestado de Residência e Capacidade Técnica |
821 - | Cadastro de Bancos |
822 - | Mapas de Depreciações |
823 - | Alvarás |
824 - | Seguros |
825 - | Carta de Fiança |
826 - | Eletrobras |
827 - | BNDES |
828 - | Consórcios |
As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
PASTA A/1 | PASTA B/2 | ||
1- | Guias de Recolhimento do INSS | 9 - | Guias de Apuração e Recolhimento do ICM |
2- | Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS | 10 - | Guias de Apuração e Recolhimento do IPI |
3 - | Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social | 11 - | |
4 - | Guias de Recolhimento do ISS | 12 - | |
5 - | Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados | 13 - | Orientações e Comunicados |
6 - | Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS | 14 - | Memos – Empresa Contábil |
7 - | Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial | 15 - | |
8 - | Folhas e Envelopes de Pagamento | 16 - | |
PASTA C/3 | PASTA D/4 | ||
17- | Balanços | 25 - | Fichas Financeiras e Informes de Rendim. |
18- | Balancetes | 26 - | Folhas de Pagamento e Pro-Labore |
19- | Cadastros e Declarações | 27 - | |
20- | IBGE | 28 - | |
21- | DCTF | 29 - | |
22- | 30 - | ||
23- | 31 - | ||
24- | 32 - | Documentos dos Autônomos | |
PASTA E/5 | |||
FUNCIONÁRIOS | |||
33- | 40 – Empregados Desligados | ||
34- | 40.1 - | ||
35- | 40.2 - | ||
36- | 40.3 - | ||
37- | 40.4 - | ||
38- | 40.5 - | ||
39- | 40.6 - | ||
40.7 - | |||
40.8 - | |||
40.9 - | |||
40.10 - |
Prazos para guarda de documentos
A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.). A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de documentos.
Prazos Federais
- Comercial
- Trabalhista e previdenciário
- Prazos Estaduais
- Prazos Municipais
- Livros Fiscais
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