Permanecer no Simples Nacional é uma das prioridades de muitos microempreendedores individuais (MEIs), microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). O regime oferece uma forma simplificada de recolher tributos e cumprir obrigações fiscais, mas exige que o contribuinte respeite uma série de regras.

O problema é que muitos empresários só percebem que estão em situação irregular quando recebem uma comunicação da Receita Federal ou descobrem que a empresa saiu do regime.

A exclusão do Simples Nacional pode acontecer por diferentes motivos. A existência de débitos tributários, o excesso de faturamento, a falta de declarações obrigatórias e o exercício de atividades não permitidas estão entre as situações que exigem atenção.

Além de perder a facilidade de recolher diversos impostos em uma única guia, a empresa pode enfrentar aumento da carga tributária, mudanças na apuração dos impostos e novas exigências contábeis e fiscais.

Por isso, conhecer os principais erros que levam à exclusão é uma medida importante para proteger o negócio e evitar surpresas no planejamento financeiro. Vejamos a seguir.

1. Deixar impostos e contribuições em atraso

A inadimplência está entre os motivos mais comuns de exclusão. Empresas com débitos perante a Receita Federal, a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, estados ou municípios podem receber um Termo de Exclusão.

A empresa precisa acompanhar sua situação fiscal e regularizar os valores pendentes. Dependendo do caso, pode quitar a dívida, solicitar parcelamento ou contestar a cobrança quando identificar alguma irregularidade.

2. Ultrapassar o limite de faturamento

O Simples Nacional estabelece um limite de receita bruta anual de R$ 4,8 milhões para empresas em geral.

Quando a empresa ultrapassa esse valor, pode perder o direito de permanecer no regime. A data em que a exclusão começa a produzir efeitos depende do percentual excedido e das regras aplicáveis.

Se o excesso não ultrapassar 20%, em regra, a exclusão produz efeitos no ano-calendário seguinte. Quando supera 20%, os efeitos podem ocorrer a partir do mês seguinte ao excesso, observadas as regras legais.

3. Exercer atividade não permitida

Nem todas as atividades econômicas podem optar pelo Simples Nacional.

Algumas atividades empresariais possuem restrições previstas na Lei Complementar 123/2006. Por isso, antes de incluir uma nova atividade no CNPJ, o empresário precisa verificar se ela permite a permanência no regime.

O exercício de atividade vedada pode provocar a exclusão da empresa.

4. Ter sócio ou participação societária em situação impeditiva

A composição societária também pode comprometer o enquadramento tributário. A legislação estabelece restrições para empresas que possuem determinados tipos de sócios ou participações em outras pessoas jurídicas.

Entre as situações que exigem atenção estão:

• Pessoa jurídica participando do capital da empresa;
• Sócio domiciliado no exterior;
• Sócio que também participa de outra empresa beneficiada pelo Simples, quando a receita bruta global ultrapassa o limite legal;
• Sócio que atua como administrador ou equiparado de outra pessoa jurídica com fins lucrativos, quando a receita bruta global ultrapassa o limite permitido.

O contador precisa avaliar a estrutura societária e a receita bruta global para verificar se existe alguma vedação.

5. Manter irregularidades no cadastro fiscal

A falta de regularidade cadastral perante os órgãos responsáveis também pode gerar problemas.

Informações desatualizadas, inconsistências no CNPJ e pendências de inscrição estadual ou municipal podem impedir a permanência no regime, conforme a situação.

O empresário deve manter os dados cadastrais atualizados e verificar se existem restrições nos órgãos tributários.

6. Não entregar declarações e obrigações acessórias

As empresas optantes pelo Simples Nacional precisam cumprir obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas.

Entre elas estão a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis), o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D) e outras declarações exigidas conforme a atividade e a legislação.

A falta de entrega pode gerar multas, pendências e procedimentos de fiscalização. Além disso, omissões acompanhadas de outras irregularidades podem resultar em exclusão.

Por isso, o empresário não deve confundir a facilidade do regime simplificado com a dispensa de obrigações.

7. Omitir receitas e movimentações financeiras

Declarar um faturamento menor do que o efetivamente recebido é uma irregularidade que pode trazer consequências graves.

A Receita Federal e os fiscos estaduais e municipais utilizam diferentes informações para verificar a movimentação das empresas, incluindo documentos fiscais, dados financeiros e operações comerciais.

Quando encontram diferenças entre as receitas declaradas e as movimentações identificadas, os órgãos fiscais podem iniciar procedimentos de fiscalização.

A omissão de receitas pode gerar cobrança de tributos, multas e, conforme a gravidade e o enquadramento legal, exclusão do Simples Nacional.

8. Dificultar ou impedir a fiscalização

A empresa precisa fornecer documentos e informações quando recebe uma intimação válida dos órgãos fiscais.

Recusar injustificadamente a apresentação de livros contábeis, documentos fiscais e informações sobre movimentações financeiras pode caracterizar embaraço à fiscalização.

Essa conduta está entre as hipóteses legais de exclusão de ofício do Simples Nacional.

9. Realizar operações sem documentação fiscal adequada

A emissão de notas fiscais e a manutenção dos registros das operações fazem parte das obrigações das empresas.

Deixar de emitir documentos fiscais quando a legislação exige, utilizar documentos irregulares ou manter registros incompatíveis com as operações realizadas pode provocar autuações e outras penalidades.

Dependendo da infração e das circunstâncias, a irregularidade pode resultar em exclusão do regime.

10. Deixar de comunicar uma situação que exige exclusão

A própria empresa tem responsabilidade de comunicar ao Fisco quando deixa de atender às condições necessárias para permanecer no Simples Nacional.

Isso acontece, por exemplo, quando ultrapassa o limite de faturamento ou passa a exercer uma atividade vedada.

A falta dessa comunicação obrigatória pode levar à exclusão de ofício e gerar consequências tributárias, inclusive com efeitos retroativos, conforme a hipótese legal.

O que acontece quando a empresa é excluída do Simples Nacional?

A exclusão significa que a empresa deixa de recolher os tributos pelo regime simplificado a partir da data em que a medida começa a produzir efeitos.

Com isso, poderá precisar adotar outro regime tributário, como Lucro Presumido ou Lucro Real, conforme seu enquadramento e suas características.

Entre as principais consequências estão:

• Mudança na forma de calcular e recolher os tributos;
• Possível aumento da carga tributária;
• Necessidade de adaptar sistemas fiscais e contábeis;
• Alteração das obrigações acessórias;
• Maior complexidade na apuração dos impostos;
• Necessidade de rever o planejamento financeiro e tributário.

A empresa também precisa avaliar os efeitos da exclusão sobre contratos, preços e fluxo de caixa.

Como saber se a empresa corre risco de exclusão?

O primeiro passo é consultar regularmente a situação fiscal do CNPJ. O empresário e o contador devem verificar a existência de débitos, pendências cadastrais, declarações não entregues e possíveis notificações dos órgãos fiscais.

Uma ferramenta importante é o Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN), canal utilizado para disponibilizar comunicações oficiais aos contribuintes. Também é possível consultar pendências no Portal do Simples Nacional e no e-CAC da Receita Federal.

A recomendação é não esperar uma notificação de exclusão para verificar a situação da empresa.

O empresário precisa acompanhar o faturamento, manter os pagamentos em dia, atualizar os cadastros e entregar as declarações dentro dos prazos.

Já o contador tem papel importante na identificação de riscos, na conferência das obrigações e na orientação sobre eventuais mudanças no enquadramento tributário.

A exclusão pode representar um impacto significativo nas finanças do negócio. Por isso, acompanhar as regras e corrigir irregularidades antes de uma notificação é a melhor maneira de evitar surpresas e preservar os benefícios do regime simplificado.