Apesar dos avanços tecnológicos, 60% das empresas - de provedores de serviços de campo a negócios de manutenção - ainda dependem de registros manuais e formulários em papel. O levantamento feito pela Joyfill revela um cenário que deve ser administrado com cautela para evitar ineficiências e erros, além de resultados que prejudiquem a produtividade e aumentem os custos operacionais para proprietários do setor de serviços.

A perda de documentos é um dos principais riscos que uma empresa enfrenta ao armazenar arquivos de maneira inadequada. Embora pareça uma tarefa simples, a conservação de acervos físicos exige cuidados específicos para evitar danos e extravios, por exemplo. Com o aumento de dados gerados diariamente, muitas organizações têm dificuldades em manter seus registros organizados e acessíveis. Isso pode levar a falhas que afetam diretamente a produtividade e a imagem da empresa.

São inúmeras as causas de perda de documentos nas empresas. A deterioração temporal, o armazenamento em ambientes inadequados, os fatores biológicos e os desastres são alguns exemplos. Eventos como incêndios e inundações podem resultar na perda total ou parcial do acervo. Além disso, arquivos que não recebem os cuidados necessários podem ser infestados por traças, cupins e fungos. Espaços inadequados também estão sujeitos ao acúmulo de poeira e sujeira.

A falta de cuidado com documentos físicos pode trazer graves problemas às empresas e gerar altos custos para que sejam recuperados. Além do extravio de informações, pode haver queda de produtividade com o deslocamento de colaboradores para localização de arquivos, complicações trabalhistas com a perda de dados do setor de Recursos Humanos, e multas por descumprimento de leis que exigem a guarda de documentos por períodos específicos.

“A ausência de padronização nos processos de armazenamento e gestão de documentos é outro desafio. Muitas empresas utilizam diferentes métodos de categorização de documentos em seus diversos setores, o que torna a integração das informações mais difícil e impede a implementação de boas práticas de governança. Sem procedimentos uniformes, é difícil assegurar a conformidade com auditorias e legislações que tratam da privacidade das informações pessoais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) , além de prejudicar a eficiência operacional e a segurança da informação”, lembra Fabiano Carvalho, especialista em transformação digital e CEO da Doc Security.

Segundo Fabiano, implementar uma gestão documental especializada é a melhor forma de se proteger, garantindo a organização e a segurança dos dados empresariais armazenados fisicamente.

Soluções Digitais para Gestão Documental

A digitalização de documentos físicos é uma alternativa para otimizar a gestão da informação nas empresas. Ao armazenar arquivos em plataformas seguras, que utilizam criptografia e controle de acesso, as empresas diminuem consideravelmente o risco de perda e vazamentos. Diferentemente dos arquivos físicos, os digitais podem ser protegidos por mecanismos avançados, como autenticação em múltiplos fatores.

Além disso, as plataformas de gestão documental permitem o monitoramento contínuo de atividades, com registros detalhados de quem acessou, alterou ou compartilhou determinado documento. Esse nível de rastreabilidade não só fortalece a segurança dos dados, mas também contribui para a conformidade com legislações específicas, como a LGPD, ao garantir o controle rigoroso sobre o ciclo de vida das informações dentro da organização.

“Uma gestão documental eficiente e integrada a soluções tecnológicas avançadas é fundamental para reduzir riscos, assegurando não apenas a proteção dos dados, mas também a conformidade com exigências regulatórias e a preservação da reputação institucional”, destaca Fabiano Carvalho.