Com o avanço da regulamentação das duplicatas escriturais, empresas brasileiras começam a enfrentar o desafio de adaptar processos e sistemas à nova dinâmica operacional. Levantamento da V360 mostra que 63,6% das empresas analisadas apontaram os prazos de manifestação como um dos desafios da adequação, enquanto 54,5% mencionaram entraves na integração e adequação dos ERPs. Os dados indicam que o desafio começa a migrar da compreensão das novas regras para a implementação das mudanças nos sistemas e na rotina financeira das empresas. 

Além do prazo de manifestação e da integração dos sistemas, 45,5% das empresas apontam dificuldades para conciliar a duplicata com a nota fiscal ou ordem de compra, enquanto 36,4% mencionam desafios relacionados ao cadastro e à governança de novos credores. 

Para Izaias Miguel, CEO da V360, os dados mostram que a preocupação das empresas começa a migrar da compreensão regulatória para a execução.

“A pergunta deixou de ser apenas ‘como a duplicata escritural vai funcionar?’ e passou a ser ‘como vamos fazer isso funcionar dentro da nossa operação?’. Quando a discussão chega ao ERP, à conciliação e ao prazo de manifestação, significa que estamos entrando em uma etapa muito mais prática dessa transformação”, afirma.

Da regulamentação para a operação

A evolução das conversas ao longo do período analisado é um dos principais achados do levantamento. Em dezembro, predominavam questões sobre legislação e funcionamento do novo ecossistema. Nos meses seguintes, riscos financeiros começaram a ganhar espaço. Em maio, integração, sistemas e adequação técnica passaram a ocupar o centro das discussões.

A mudança amplia o número de áreas envolvidas na preparação. O tema deixa de estar concentrado nas equipes responsáveis por acompanhar a regulamentação e passa a exigir coordenação entre financeiro, fiscal, contas a pagar e tecnologia.

Isso ocorre porque uma duplicata recebida pela empresa precisa ser relacionada à operação comercial que lhe deu origem. Informações de diferentes sistemas podem precisar ser confrontadas antes que a companhia consiga decidir sobre sua manifestação.

“Quando uma empresa recebe milhares de documentos e possui diferentes etapas de validação, esse processo não pode depender de uma conferência isolada. O desafio passa a ser conectar as informações e criar um fluxo capaz de identificar rapidamente o que está correto, o que apresenta divergência e o que precisa de uma ação”, explica Miguel.

Novo modelo coloca integração no centro da preparação

O levantamento também indica que a adaptação não se resume à implementação de uma nova obrigação. A duplicata escritural passa a interagir com processos que já existem dentro das companhias, como recebimento de documentos fiscais, ordens de compra, cadastro de fornecedores, contas a pagar e conciliação financeira.

Nesse cenário, a qualidade e a integração dos dados tornam-se determinantes para a capacidade de resposta das empresas. Uma divergência entre uma duplicata e a nota fiscal correspondente, por exemplo, pode demandar análise interna antes da manifestação. Da mesma forma, alterações relacionadas ao credor exigem processos capazes de validar informações e manter a rastreabilidade da operação.

Na avaliação da V360, essa complexidade ajuda a explicar por que o debate evoluiu rapidamente para tecnologia e integração. Quanto maior o volume de documentos processados por uma companhia, maior tende a ser a necessidade de automatizar cruzamentos e centralizar informações para evitar que o novo processo dependa de controles manuais.

“A duplicata escritural não cria apenas uma nova informação para o financeiro acompanhar. Ela precisa conversar com dados que já estão espalhados pela operação. O desafio tecnológico está justamente em conectar essas pontas e transformar os registros em um fluxo que a empresa consiga administrar em escala”, conclui Izaias.