Lidar com números costuma ser um desafio para empreendedores. Muitos criam o negócio a partir de uma ideia e, com a chegada da rotina, desesperam-se com a enxurrada de receitas e despesas.

Essa dificuldade com as contas vem principalmente da falta de incentivo à educação financeira, afirma Rafael Mingone, sócio-diretor da RMG Capital e professor da Trevisan Escola de Negócios. "Há dificuldades nesse sentido tanto na vida da empresa quanto na vida pessoal. Muito do básico das finanças pode ser aplicado nas duas áreas, mas falta essa formação inicial, na escola mesmo", argumenta.

Essa falta de base se reflete na hora de abrir uma empresa: não há interesse em assumir o controle dos números. "Muitas vezes, quando um empreendedor inicia um negócio, o conhecimento dele é mais técnico. Ele presta bem um serviço, é um bom vendedor, mas não gosta de gerir", completa João Natal, consultor de finanças do Sebrae de São Paulo.

Outro ponto que leva à má gestão financeira é o empreendedor achar que consegue dar conta de tudo no seu negócio. "Isso acontece com uma parte dos donos de negócios: eles não montam uma estrutura adequada e acabam sobrecarregados. Acontece um colapso na gestão, em que o empreendedor não consegue administrar e verificar atividades, e o negócio perde oportunidades", ressalta Gilberto Braga, professor do Ibmec do Rio de Janeiro.

Com esses entraves, toda ajuda na hora da organizar as finanças é pouca. Se seu empreendimento passa por problemas nas contas, veja sete dicas para acabar com a bagunça nos números agora:

1. Separe o pessoal do empresarial

Um erro comum na hora de organizar as finanças do negócio é misturar as contas do negócio e as contas pessoais, afirma Natal. "Esse empreendedor acredita que tudo que está ali é dele, que ele é a própria empresa. Porém, são duas pessoas: a física e a jurídica. Ele precisa entender que o único recurso dele lá é seu pró-labore."

2. Reveja sua estrutura

O grande sinal de que é preciso rever quem cuida das suas finanças é quando você perde oportunidades (e dinheiro) por conta da organização do negócio, afirma Braga. "Isso requer uma análise sobre delegação de autoridade. Talvez seja preciso criar uma cadeia de pessoas para a área financeira. Outras vezes, uma secretária já resolve. Depende do porte da empresa."

Isso também vale para a compra de programas de gestão. "Antes de sair pesquisando e comprando programas, verifique o quão necessário isso é para suas atividades. Costuma haver uma inversão: primeiro, o empreendedor compra o sistema e depois veem que ele não serve para seus problemas."

3. Liste despesas e receitas, detalhadamente

É preciso anotar detalhadamente as despesas do negócio: colocar custos fixos (como aluguel) e variáveis (como a comissão dos vendedores), inclusive em termos de vencimento do pagamento e em assuntos agrupados.

"Isso dá uma boa visão do que entra e sai no negócio. Ajuda a ver o que é fundamental e o que pode ser diminuído ou cortado. Também permite que você veja onde investir para aumentar a receita", explica Mingone. "Você não consegue fazer uma boa gestão sem esse controle." O professor também recomenda manter essas tabelas e comparar os indicadores ao longo do tempo, para que o negócio adquira perspectivas.

4. Olhe o fluxo de caixa todos os dias

Falando ainda sobre registrar entradas e saídas, é preciso estar atento ao fluxo de caixa do seu negócio: as movimentações que ocorrem diariamente na operação do seu negócio. Isso porque sua empresa pode até estar dando lucro, mas ele não necessariamente vem da operação, explica Mingone: pode vir da venda de um imóvel ocioso, por exemplo.

"O lucro é uma medida econômica, mas o que reflete no dia a dia, na eficiência do negócio, é o fluxo de caixa operacional. Ele deveria ser olhado todos os dias, com uma lupa, porque mostra o quanto a atividade principal do negócio gera valor."

Esse fluxo de caixa deve ser olhado diariamente porque, ao fazer um controle semanal ou mensal, alguns dados podem ficar escondidos, explica Natal. "É melhor você ter um controle, saber com antecedência seus problemas financeiros, do que após você perceber que "comeu seu estoque"." Por isso, no dia que você receber ou gastar um valor, inclua na hora no acompanhamento desse fluxo de caixa.

5. Saiba seus prazos

Além de registrar o que acontece no dia a dia do empreendimento, é importante saber os prazos de pagamento e de recebimento de valores. Isso porque, quanto mais você conhecer seus prazos, melhor você negocia compras e vendas.

"Se vou fazer uma compra e vejo que um certo dinheiro irá entrar na próxima semana, ou eu faço a compra casada com essa entrada ou negócio para pagar com uma semana de prazo. Porque há um crescimento dos meus recebimentos. Quando ele não consegue casar essa entrada e saída, e precisa antecipar os recebíveis, o que fica mais caro para a empresa."

6. Não conte com dinheiro que ainda não foi entregue

Um outro ponto de atenção na hora de organizar as contas é o capital de giro. Na hora de considerar quanto dinheiro você tem em mãos, não conte aquela venda que está acertada, mas que ainda não caiu na conta.

"Muitos empreendedores descartam a necessidade de ter dinheiro em caixa até o momento em que o cliente entrega o dinheiro prometido. Quando não pensam nisso, recorrem à antecipação de recebíveis, com juros, para bancar o negócio", explica Natal. Ou seja: contar com valores que ainda estão no plano das ideias sai mais caro do que manter uma reserva para emergências.

7. Renegocie

Agora que você já tem despesas e receitas contabilizadas, é possível ver quais contratos podem ser renegociados: por exemplo, uma compra recorrente com um fornecedor ou o aluguel do imóvel. Faça uma pesquisa de mercado e veja se o preço desse contrato é condizente com o que costuma ser pedido. Sempre é possível conversar, defende Braga. "Em momentos de crise, principalmente, as partes ficam mais propensas em ceder."