A qualidade das informações que são enviadas pelas empresas às consultorias contábeis tem sido um tema que merece atenção. É importante enfatizar a importância da evidência; rastreabilidade; respeito a princípios e boas práticas contábeis, econômicas e financeiras, na operação, no documento relacionado a mesma, e no fluxo a que eles estarão envolvidos. É fundamental avaliar a sintonia dessas informações quando avaliamos as contabilidade societária “versus” a contabilidade gerencial.

Em resumo, a credibilidade das informações que recebemos e processamos, com vistas a análises relacionadas, entre outras,  a rentabilidade, lucratividade, atendimento de expectativas operacionais, cumprimento de prazos, atendimento às normas societárias, atendimento às demandas gerenciais das empresas, atendimento aos aspectos legais inclusive para fins tributários.

Enfatizamos que a evolução tecnológica é componente indissociável desse fluxo informativo agilizando a análise e conclusão sobre determinada informação, assim como os parâmetros para análise da mesma, mas não corrigindo erros na origem da informação, erros do processo e de procedimento. Já é fato que  “a evolução tecnológica incorporada às atividades industriais, comerciais e de prestação de serviços, torna-se ponto fundamental para o bom desenvolvimento dos negócios, sendo que o momento atual, traz uma gama enorme de perspectivas tecnológicas para as atividades empresariais, seja na indústria 4.0, na agricultura 4.0, nos serviços 4.0, ou no e_Commerce considerando a sua migração para o metaCommerce”.

A evolução tecnológica agiliza e dá qualidade ao processamento da informação, mas se em sua origem tivermos problemas, a solução deve partir de nós em corrigirmos a origem, pois a evolução tecnológica, vai demonstrar de forma mais rápida, que temos problemas na concepção da mesma (informação).

O que é prudente em termos de, podemos chamar, adaptação dos vários ramos de negócio as boas práticas de controle, fluxo de informação, e qualidade da informação, está relacionado a princípios como a evidência dessa informação, a rastreabilidade desse dado, aplicação de princípios relacionados a  boas práticas econômicas, financeiras e contábeis para o mesmo.

A não obediência, ou, o não conhecimento dos impactos quanto ao uso incorreto dessas boas práticas, traz como consequência, por exemplo, distorções vinculadas aos números analisados, aos resultados obtidos, e a apuração de impostos para o período. É o caso de termos a contabilidade gerencial como a direcionadora do resultado da operação, inclusive, para fins societários. Algo como, para fins gerenciais, não reconhecermos determinado fornecedor este mês sob a justificativa da sua Nota Fiscal, e respectiva mercadoria, nos ter sido entregue a quatro dias do final do mês anterior, ou seja, não obediência ao princípio contábil relacionado à competência. Recebemos a mercadoria este mês, ela foi alocada ao estoque escritural neste mês, compõe o livro fiscal de entrada de mercadorias deste mês, mas para fins contábeis, considerando o meu controle e reporte gerencial, por algum motivo, deve ter efeito contábil somente no próximo mês.

O conceito de integração de módulos do sistema ERP da empresa, caso aceite essa operação sem qualquer ajuste manual estará comprometido, e se aceitar esse ajuste, não poderá ser alvo de credibilidade.

Nessa mesma linha poderemos ter situações nas quais dados  imputados ao sistema de gestão, são alterados após pré-encerramentos ou mesmo pós encerramentos de períodos. Podemos ter também, movimentação de mercadorias “intra-estoques”, quando a empresa controla seus estoques por armazéns base na característica de aplicabilidade e funcionalidade dos respectivos itens, e não tem apontamentos de suporte para essa movimentação interna.  

Ainda, quando falamos em estoques temos a possibilidade de movimentar mercadorias para guarda terceirizada, estoque em poder de terceiros, sem o devido cuidado no trâmite de Nota Fiscal de remessa, retorno e respectivos prazos.

Essas evidências operacionais, são de ocorrência em várias situações patrimoniais, como ter o fornecedor cadastrado em base de dados, com suporte em seus dados cadastrais oficiais, mas ao receber Nota Fiscal para lançamento identificar o mesmo, para fins de controles gerenciais, suporte a atividade de conciliação, pelo seu “nome fantasia”, assim temos no societário um fornecedor e no gerencial outro fornecedor, mas a operação é a mesma.

Há também, situações de pagamentos e recebimentos refletidos em bancos, sem a devida identificação e sem vinculação oficial com compras ou vendas realizadas pela empresa, ou seja, a identificação do evento financeiro, com impacto no caixa mas ausente de validação. São muitas as ocorrências que podem trazer para a empresa  ausência de qualidade em suas informações e no fluxo das mesmas, tudo isso com reflexos negativos.

Avaliamos que o lastro do competente registro da operação, estará suportado se atender o tripé – evidência; rastreabilidade; respeito a princípios e boas práticas contábeis, econômicas e financeiras.

Operacionalmente falando, tenho a evidência documental, material, ou de qualquer outra natureza, que demonstre a realização da operação, e nos dê condições materiais e documentais para seu registro, assumindo um direito ou uma obrigação com clara referência a valor e prazo? Tenho a rastreabilidade da operação de forma a validar sua ocorrência por procedimentos, ou, processos definidos pela minha empresa, atendendo requisitos internos e legais? Tenho a estrutura de aprovação devidamente identificada possibilitando, sem sombra de dúvidas, o registro do direito a receber ou da obrigação a pagar? 

Essas duas condicionais - evidência e rastreabilidade – nos apontamentos em livros fiscais e societários da empresa, respeitaram os pilares da contabilidade relacionados a entidade, continuidade, oportunidade, registro pelo valor original, competência e prudência?  Se tenho, ou atendo, a essas condicionais, o meu fluxo de informação e a qualidade do dado que gero e encaminho para processamento estão aprovados.