Quando uma nova regra tributária precisa ser aplicada a milhares de transações todos os dias, sua implementação passa necessariamente pelos sistemas que sustentam o negócio. É neles que alíquotas, classificações, regras comerciais e informações fiscais precisam ser processadas e aplicadas com precisão para que a mudança prevista na legislação se traduza em uma operação funcional.

Esse desafio é potencializado no contexto da Reforma Tributária, uma vez que estamos falando de uma transição que substitui parte relevante da estrutura atual de tributação sobre o consumo por um novo modelo, baseado no IBS e na CBS. Transição esta que, aliás, já está em curso. 

2026, como sabemos, é o ano de testes de IBS e CBS, com destaque individualizado dos dois tributos nos documentos fiscais eletrônicos. Em 2027, começa a cobrança da CBS e PIS/Cofins são extintos. Entre 2029 e 2032, ICMS e ISS serão gradualmente substituídos pelo IBS, até a entrada em vigor integral do novo modelo em 2033, embora a transição da distribuição de receitas entre os entes federativos continue depois disso. 

Do ponto de vista normativo, a reforma da tributação sobre o consumo foi estruturada pela Emenda Constitucional 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar 214/2025, que instituiu IBS, CBS e Imposto Seletivo, e pela Lei Complementar 227/2026, que instituiu o Comitê Gestor do IBS, disciplinou o processo administrativo tributário e a distribuição da arrecadação desse imposto, além de alterar a LC 214/2025. A regulamentação também vem sendo complementada por atos do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal, bem como por documentos técnicos que detalham obrigações, leiautes e procedimentos.

Em outras palavras, a esfera legislativa continua definindo elementos que precisam chegar aos sistemas, o que exige uma arquitetura capaz de receber parametrizações e atualizações sucessivas dentro de uma cadeia extensa. 

Um produto ou serviço cadastrado no sistema pode ter sua tributação refletida no preço, no documento fiscal e na transação realizada no ponto de venda. A mesma informação pode ainda percorrer os ERPs, os OMSs, plataformas de comércio eletrônico, meios de pagamento e diferentes sistemas de retaguarda. Essa interdependência coloca a tecnologia como parte essencial da adequação à Reforma Tributária. 

Para CTOs, CIOs e gestores de TI, isso significa lidar com um projeto que combina requisitos regulatórios, arquitetura de sistemas, integrações, dados e continuidade operacional. A preparação precisa considerar onde as novas regras entram na stack tecnológica, quais sistemas precisam ser alterados e como cada mudança percorrerá o ecossistema da companhia.

Os impactos desta adaptação já podem ser observados, por exemplo, no âmbito dos documentos fiscais eletrônicos. Em 2026, NF-e e NFC-e passam a incorporar informações de IBS e CBS, com novos campos e grupos de informações fiscais no documento. A mudança atinge o XML e, consequentemente, todos os sistemas que geram, validam ou consomem esse arquivo. ERPs, emissores fiscais, PDVs, OMSs, plataformas de comércio eletrônico e sistemas integrados aos meios de pagamento precisam estar preparados para receber, preencher, validar e transmitir essas novas informações.

Ou seja, a preparação envolve a revisão dos cadastros e das regras de cálculo tributário, a adequação dos fluxos de devolução, cancelamento e ajuste e seus efeitos sobre débitos e créditos, além da capacidade de operar com as regras atuais e as novas durante o período de transição, assim como altera a dimensão dos testes necessários. Não basta verificar o resultado final do cálculo tributário: é preciso validar a geração do XML, o preenchimento correto das novas tags, a comunicação entre os sistemas envolvidos e a aceitação do documento pela SEFAZ. Uma inconsistência no XML, afinal de contas, pode levar à rejeição da nota e interromper a operação.

Para além do departamento fiscal

É justamente nessa interdependência que surgem alguns dos principais riscos da adequação. Uma inconsistência em qualquer ponto dessa cadeia pode gerar consequências que ultrapassam o setor fiscal. Um cálculo incorreto pode provocar divergências financeiras; uma integração mal configurada pode criar informações diferentes entre canais; uma atualização incompleta pode interromper a emissão de documentos ou comprometer as vendas.

Assim, para CTOs e CIOs, entre as frentes importantes estão o mapeamento dos impactos das novas regras sobre a arquitetura existente e a revisão dos fluxos de informação entre os sistemas. Isso inclui os campos e leiautes dos documentos fiscais para IBS e CBS, as regras de cálculo dos novos tributos, a apropriação e o controle de créditos tributários e as integrações com meios de pagamento. Também merece atenção o acompanhamento do detalhamento operacional e do cronograma de implementação do split payment, para planejar as interfaces e adaptações aplicáveis à operação. Essas avaliações devem considerar como os dados circulam entre ERP, plataformas de venda, gateways de pagamento e demais sistemas.

Todo esse contexto ganha camadas de complexidade durante a transição da Reforma Tributária até 2033, período em que os sistemas tributários terão de lidar simultaneamente com regras do modelo atual e do novo modelo. Por exemplo, neste ano de 2026, enquanto PIS/Cofins continuam sendo apurados normalmente, as empresas também precisam calcular e destacar IBS e CBS nos documentos fiscais. Os valores de IBS e CBS recolhidos na fase de testes podem ser compensados com o que já seria devido de PIS/Cofins, desde que cumpridas as condições previstas na legislação.

Isso significa manter dois motores de cálculo tributário rodando simultaneamente sobre a mesma transação, ao passo que os sistemas precisam calcular, registrar e conciliar os valores dos dois modelos, mantendo a consistência entre o documento fiscal, a apuração e a compensação.

Para a arquitetura de sistemas, é preciso sustentar diferentes regras de cálculo e apuração durante vários anos, com capacidade de parametrização e atualização conforme cada etapa da transição. Um erro na aplicação dessas regras pode produzir divergências entre o valor calculado pelo sistema, o documento fiscal e a apuração efetiva dos tributos.

Para as equipes de tecnologia, o roadmap deve, por fim, acompanhar o calendário da própria Reforma. Este ano, a prioridade está nos testes, na adaptação dos documentos fiscais e na preparação das integrações. Em 2027, a entrada da CBS e a extinção de PIS/Cofins exigirão uma nova etapa de parametrização e homologação. De 2029 a 2032, será necessário administrar a redução progressiva de ICMS e ISS e o crescimento do IBS até a entrada, em 2033, integral do novo modelo. 

Nesse contexto, a Reforma Tributária precisa ser conduzida como um projeto integrado entre legislação, processos e tecnologia. Fiscal, jurídico, contábil, TI e negócios devem compartilhar informações e decisões, com clareza sobre responsabilidades, dependências e impactos em cada etapa. 

O horizonte de 2033 não representa, portanto, uma década de espera, mas o período durante o qual sistemas precisarão conviver com regras, cálculos e integrações que serão modificados progressivamente. E, para CTOs e CIOs, o desafio é construir uma infraestrutura capaz de absorver essas mudanças desde já.