Todo processo de contratação de funcionários deve seguir etapas fundamentais para garantir que todos os documentos do funcionário estão em ordem. Entre estes documentos, está a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), ou apenas carteira de trabalho.

Este documento é fundamental para todos os trabalhadores que são contratados sob o regime da CLT e é tida, culturalmente, como um histórico da evolução profissional do trabalhador ao longo dos anos e tê-la garante o acesso a direitos como seguro desemprego, FGTS, etc.

Apesar disso, ainda existem empresas que optam por não fazer o registro na CTPS dos funcionários, o que resulta em muitos profissionais que passam a trabalhar sem carteira assinada. Isso pode representar um grande problema para a organização e para o empregado.

Ao longo deste artigo, vamos te explicar como funciona a assinatura na carteira de trabalho e as principais regras trabalhistas que exigem a regulamentação deste documento.

O que é a carteira de trabalho?

A carteira de trabalho é um documento em que o vínculo empregatício entre um profissional e um empregador é registrado. Criada em 1904, a CTPS é um documento de identificação e certificação tanto do trabalhador brasileiro quanto do contrato de trabalho firmado entre este profissional e o empregador.

Trata-se também de um documento obrigatório para qualquer trabalhador que presta qualquer tipo de serviços profissionais no Brasil.

É permitido trabalhar sem carteira assinada?

O trabalho informal, que é toda atividade exercida sem carteira assinada, infelizmente é uma realidade no mercado brasileiro, especialmente em pequenas empresas que não têm condições financeiras para assumir os custos ou que não sabem como fazer a assinatura da carteira de trabalho.

De acordo com a lei, no entanto, isso é uma infração. Se determinada empresa deseja construir uma equipe com funcionários, estes devem, obrigatoriamente, ter seu vínculo empregatício formalizado através da carteira de trabalho.

Após a contratação, é obrigação da empresa fazer o registro na CTPS do funcionário em até 48 horas e devolvê-la ao trabalhador. Caso contrário, a empresa estará cometendo uma infração trabalhista e poderá arcar com sérios problemas na justiça do trabalho.

Vale ressaltar que essa regra não se aplica a profissionais PJ, que atuam sob outro regime de contratação e não são funcionários da empresa, apenas prestadores de serviços.

Quais são os riscos de manter trabalhadores sem carteira assinada?

Há uma série de problemas que podem acontecer caso uma empresa deixe um funcionário trabalhar sem carteira assinada. 

Primeiro problema:

A fiscalização é uma questão séria para o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Caso um fiscal do trabalho visite a empresa e veja a ausência da documentação necessária para a efetivação dos funcionários, a empresa poderá arcar com multas e sanções.

A regra determina que a empresa pague uma multa de R$3.000,00 (três mil reais) para cada funcionário não registrado e, em caso de reincidência do problema, a multa é dobrada. Para micro e pequenas empresas, o valor da multa é de R$800,00.

Além disso,a empresa poderá ser obrigada a contratar os funcionários que não têm carteira assinada, tendo que assumir também o pagamento de uma série de verbas trabalhistas que podem estar fora do planejamento financeiro do negócio, como FGTS, 13º salário, etc.

Segundo problema:

Empresas em que os funcionários trabalham sem carteira assinada, mas são cobrados como colaboradores formais, tendem a enfrentar um problema sério com satisfação e engajamento no trabalho.

Funcionários pouco engajados e satisfeitos com a empresa tendem a ter menor produtividade, o que impacta diretamente nos resultados do negócio. Mais do que isso, essas empresas podem ainda contar com altos índices de rotatividade.

Terceiro problema:

Talvez o mais conhecido de todos: o funcionário pode acionar a justiça do trabalho. É comum (e muitas vezes esperado) que um funcionário que trabalhava sem carteira assinada procure a justiça trabalhista depois de ser demitido, como forma de reivindicar seus direitos.

Esse tipo de situação é muito negativa para a empresa como um todo, pois além do prejuízo financeiro com o pagamento de encargos trabalhistas devidos, multas e acertos de contrato, há também o prejuízo para a imagem do negócio.

Quarto problema:

Se um funcionário precisar ser afastado do trabalho, seja por gravidez, acidente, doença ou qualquer outro fator, a empresa terá que arcar com todos os custos de mantê-lo afastado. E por quê?

Caso o funcionário trabalhasse com a carteira assinada, ele seria afastado pelo INSS, que cobriria as despesas relacionadas ao afastamento. Para o funcionário que trabalha sem carteira assinada, este tipo de afastamento sob responsabilidade financeira do governo não acontece, o que torna a organização a principal responsável por arcar com esse processo.

E situações em que a empresa não dá nenhum respaldo para o funcionário afastado são ainda piores, pois o trabalhador também pode exigir seus direitos trabalhistas por vias judiciais, o que acarretará em todos os problemas apontados anteriormente.

Quinto problema:

Este é o mais grave dos cenários para quem trabalha sem carteira assinada. Se o funcionário sofrer um acidente de trabalho e ficar permanentemente impossibilitado de trabalhar (a chamada aposentadoria por invalidez), a empresa seria responsável por arcar com todas as despesas provenientes dessa situação.

Ou seja, como o funcionário não tem a cobertura do INSS que é garantida àqueles que têm carteira assinada, a empresa terá que pagar uma indenização, todos os direitos trabalhistas referentes ao período em que o trabalhador atuou na organização e uma indenização vitalícia (ou até que o trabalhador possa se aposentar por idade).

Essa situação é extremamente negativa tanto para a empresa quanto para os funcionários, o que indica mais um motivo pelo qual vale a pena assinar a carteira de trabalho.

Sexto problema:

Em termos gerais, o último risco para a empresa é o financeiro, pois está presente em todas as outras situações. 

Deixar um funcionário trabalhar sem carteira assinada é o chamado “tiro no pé”, já que qualquer fiscalização, denúncia ou reivindicação de direitos junto à justiça do trabalho pode (e provavelmente vai) resultar no pagamento de multas, direitos trabalhistas retroativos e uma série de outras sanções para o negócio.

Caso um funcionário reivindique seus direitos e ganhe a ação, todas as verbas que não foram pagas anteriormente deverão ser acertadas, incluindo:

-Horas extras

-Adicional noturno

-Adicional de insalubridade ou periculosidade

-FGTS

-INSS

-Aviso prévio

-13º salário

-Entre outros

A empresa pode exigir que o trabalhador não registrado bata ponto?

A lei determina que todas as empresas com mais de 20 funcionários com carteira assinada realizem o controle de ponto da equipe. Os funcionários que não tem carteira assinada, como é o caso de estagiários, funcionários terceirizados, trabalhadores PJ, etc, não são obrigados a fazer o registro de ponto.

Da mesma forma, os profissionais que não tem carteira assinada não são obrigados a bater ponto, pois não tem um vínculo empregatício comprovado com a empresa e, consequentemente, não podem ser cobrados por isso.

Este é mais um motivo pelo qual a empresa deve registrar seus funcionários: se um trabalhador sem carteira assinada procurar seus direitos na justiça trabalhista e a empresa for obrigada a pagar as verbas trabalhistas mencionadas anteriormente, não há nenhuma forma de provar que o funcionário não realizava horas extras, ou tirou férias, ou trabalhava no turno da noite… Tudo isso torna o processo de defesa da empresa ainda mais difícil.

Por isso, é essencial que as empresas realizem o registro em carteira de trabalho de seus funcionários e tenham as ferramentas adequadas para fazer o registro de ponto de suas equipes. Você pode contar com o controle de ponto online da mywork para isso! Clique aqui e teste nossa plataforma gratuitamente durante 15 dias.

Como o funcionário pode comprovar que trabalhava na empresa?

Um funcionário que trabalhava sem carteira assinada pode comprovar que atuava na empresa de várias formas. 

Mensagens de texto no celular, via whatsapp ou outros aplicativos de bate-papo, fotos no local de trabalho, e-mails trocados, câmeras da empresa, testemunhas e até mesmo eventuais controles de jornada servem como provas desse esquema de trabalho.

Estes materiais servem para comprovar a habitualidade, alteridade, pessoalidade e continuidade do trabalho realizado, mostrando que o trabalho se mantinha como um “vínculo empregatício informal”.

Em quanto tempo depois de trabalhar sem carteira assinada o funcionário pode abrir a ação trabalhista?

O funcionário que trabalhou sem carteira assinada pode abrir um processo contra a empresa em até 2 anos para reivindicar seus direitos. Depois disso, perde-se o prazo para mover a ação.