Diferentemente dos tributos atuais (ICMS, PIS, COFINS e IPI), em que o contribuinte apura e declara os valores devidos, o IBS e a CBS inauguram uma dinâmica inédita em que a apuração é elaborada previamente pelo governo a partir dos documentos fiscais eletrônicos emitidos e recebidos pela empresa.

Além disso, embora muitos estejam fazendo um paralelo entre a apuração assistida com a declaração pré-preenchida do IRPF, há duas diferenças fundamentais: (i) a apuração assistida não é transmitida pelo contribuinte, ou seja: caso as divergências não sejam contestadas no prazo, a apuração do governo se torna definitiva, e (ii) não é possível descartar a apuração do governo e transmitir a sua no lugar: a correção parte sempre da apuração oficial, sobre a qual o contribuinte indica apenas os ajustes necessários.

Os dados da apuração assistida de CBS já estão disponíveis em beta no portal https://consumo.tributos.gov.br/. É altamente recomendável acessá-lo e se familiarizar com a apuração desde já, evitando surpresas quando a conferência se tornar obrigatória. A apuração assistida do IBS será realizada em um portal distinto, atualmente disponível apenas para empresas participantes do Piloto da Reforma Tributária.

Passo 1: Extraia a apuração do governo e a base do seu ERP

O ponto de partida da conciliação é comparar, lado a lado, o que o governo apurou e o que a empresa registrou no ERP.

No portal da CBS não há uma funcionalidade de exportação de relatório, o que dificulta a conferência para empresas com muitos documentos fiscais, que precisam conciliar os dados navegando em tela. O sistema também tem sofrido oscilações frequentes, aumentando a barreira de acesso aos dados. A alternativa oficial está nas APIs do governo (inacessíveis a usuários não técnicos), mas, por enquanto, elas não têm todos os dados do portal. No momento desta publicação, por exemplo, somente os débitos são acessíveis via API, os créditos não, inviabilizando a conciliação completa.

Do lado do ERP, é necessário gerar um relatório dos dados na mesma competência na mesma granularidade da apuração assistida, ou seja, documento a documento, utilizando a chave de acesso da nota fiscal como chave de cruzamento.

Passo 2: Verifique se os dois lados contêm os mesmos documentos

O segundo passo consiste em verificar se todas as notas fiscais que constam da apuração do governo também constam do ERP, e vice-versa. Três divergências comuns costumam aparecer nessa etapa:

Documentos que estão na apuração do governo e não estão no ERP: as principais causas decorrem de notas emitidas contra o CNPJ da empresa que ainda não tiveram a entrada escriturada pelo setor fiscal, ou notas emitidas indevidamente por terceiros contra o CNPJ da empresa.

Documentos que estão no ERP e não estão na apuração: aqui entram principalmente as notas que não foram transmitidas, rejeitadas, emitidas em contingência, ou lançamentos manuais feitos no sistema sem lastro em documento fiscal.

Passo 3: Compare os valores de débito e crédito em cada documento

Identificados os documentos presentes nas duas bases, o passo seguinte é confrontar os valores de CBS apurados pelo governo com os valores registrados no ERP.

Nos débitos, as divergências mais comuns decorrem de casos em que o valor calculado pelo ERP não corresponde ao valor efetivamente transmitido no arquivo XML da nota, normalmente em virtude de algum arredondamento ou inconsistência no cálculo do sistema.

Nos créditos, boa parte das divergências decorre da própria mecânica do crédito financeiro: o destaque de IBS/CBS no documento por si só não autoriza o crédito do adquirente, que somente aparece como apropriado na apuração após o efetivo recolhimento pelo fornecedor. Por isso, a ausência de um crédito nem sempre é uma divergência entre os dados do governo e os do contribuinte: pode ser apenas fornecedor que ainda não recolheu o imposto, atrasando o crédito esperado.

Também é possível que o valor do crédito esperado pelo adquirente divirja do real em virtude de uma tributação aplicada incorretamente pelo fornecedor (exemplo: benefício fiscal não aplicado em virtude de classificação fiscal incorreta).

Passo 4: Trate cada divergência conforme a sua causa

Encontrar a divergência é apenas parte do trabalho. Cada uma delas exige uma ação diferente, definida pela origem do erro:

Inconsistência de dados na apuração do governo: cabe realizar o ajuste apropriado até o último dia útil do mês seguinte ao período de apuração.

Tributação incorreta aplicada pelo fornecedor: cabe acionar o fornecedor para que corrija a classificação nas próximas operações ou, quando aplicável, emita o documento de ajuste correspondente.

Crédito indevidamente apropriado na apuração: no caso das aquisições de produtos destinados a uso e consumo pessoal, por exemplo, cabe lançar o evento apropriado para estornar o crédito e evitar a apropriação indevida.

Erro no cadastro ou na emissão da própria empresa: cabe corrigir a parametrização na origem, sob pena de a mesma divergência se repetir em todas as competências seguintes.

Divergências não tratadas dentro do prazo se consolidam e passam a produzir efeitos: viram imposto pago a maior, créditos perdidos e risco de autuação.

Milhares de documentos para conciliar, todo mês

A conciliação da apuração assistida é uma nova rotina recorrente a ser desempenhada por times fiscais. Para operações de grande porte, isso pode significar a análise de milhares de documentos fiscais por mês, cruzando-os, um a um, com os registros do ERP, identificando divergências, diagnosticando e tratando as causas, tudo dentro do período de ajuste.

A Norma desenvolveu duas soluções para esse desafio.

A extensão da Norma exporta a apuração completa do portal do governo para uma planilha Excel. Débitos, créditos e todos os detalhes, direto no seu navegador.

Para garantir a segurança, a extensão funciona 100% no seu navegador, então os seus dados não são copiados pela Norma e nem transitam pelos nossos servidores.

Norma Apuração Assistida: conciliação automática com o seu ERP

Para quem precisa ir além da planilha, o Norma Apuração Assistida concilia automaticamente a apuração do governo com o ERP e o extrato bancário, apontando cada divergência e a sua causa em um painel atualizado em tempo real.

A integração é nativa com o seu ERP, sem migração e sem reconfiguração do que já está funcionando.