Para manter o fluxo de caixa sob controle é primordial distinguir o que é caixa e o que é lucro. A confusão entre esses conceitos faz com que a empresa seja gerida apenas com base no fluxo de caixa.

Lucro é o que sobra de recursos entre o que se vende e o que se compra/gasta, tendo ou não sido recebido ou desembolsado. Independentemente do momento em que os recursos entram e saem do caixa, é possível separar tudo o que foi vendido no mês, por exemplo, e relacionar essas vendas ao que foi gasto para que elas ocorressem: mercadorias compradas, impostos pagos, gastos com pessoal, aluguel, luz etc. Uma diferença negativa revela prejuízo e não lucro.

Saldo de Caixa é o que, no período analisado, sobra no caixa. Diferentemente do caso do lucro, aqui não entra o que não foi recebido ou pago até a data do saldo. Se a empresa recebe antes de pagar seus fornecedores, o caixa estará positivo, mas isso não é lucro.

Só por mera coincidência o valor do saldo de caixa será igual ao do lucro. Eles registram as mesmas coisas, mas em momentos diferentes. A dificuldade de identificar o lucro pela sobra do fluxo de caixa está em que não há como estabelecer um corte temporal para isso, pois as receitas e despesas entram e saem do caixa em momentos distintos.

A separação entre saldo de caixa e lucro é fundamental para se tomar decisões sobre investimentos, retiradas para o sócio ou expansão da equipe. Quando tais decisões são tomadas só com base no caixa, este sai do controle do gestor. Por exemplo, no caso da compra de uma máquina, deve ser analisado se o lucro é suficiente para essa compra ou se haverá necessidade de obter empréstimos.

Um fluxo de caixa deste investimento com as receitas e as despesas adicionais deverá ser elaborado. Só assim, o novo investimento não causará desajustes inesperados no fluxo de caixa, evitando que uma situação normal se torne problemática.

O controle do caixa exige a apuração mensal do lucro, para não nos iludirmos com possíveis sobras temporárias no caixa. O fluxo de caixa deve ser elaborado diariamente de forma a se registrar todo o movimento de recursos (em espécie e no banco). Faça isso contemplando o período compatível com o ciclo do seu negócio.

Se há importação de mercadorias para revenda, por exemplo, faça o fluxo de forma a contemplar o período entre a compra, a venda e o recebimento dessa mercadoria, ou seja, o ciclo completo da sua operação.

- Registre os compromissos já assumidos com você e por você, pelos clientes, com os fornecedores e com o pessoal; registre os compromissos estimados: bens a serem comprados ou serviços a serem contratados e as despesas mensais.

- Divida o fluxo em categorias de receitas, despesas e investimentos: receitas com vendas; com aluguéis; despesas com pessoal; manutenção; fornecedores, financiamento de veículo, etc. Isso ajudará no controle e nas estimativas futuras.

Finalmente, a apuração do lucro e a elaboração do fluxo de caixa não dispensam o olhar atento para o "chão de fábrica". Os números registram, por exemplo, uma queda nas vendas, mas não necessariamente revelam os detalhes do problema que a gerou.

Ana Paula Paulino da Costa é especialista em finanças e docente da BSP - Business School São Paulo.