O desconto na folha de pagamento é uma prática legal que permite às empresas realizar abatimentos diretamente no salário bruto dos colaboradores, conforme determina a legislação trabalhista. Esses descontos garantem o cumprimento de obrigações legais, contratuais e operacionais, mas exigem atenção rigorosa para não gerar irregularidades trabalhistas ou conflitos entre empregador e empregado.

De acordo com dados da Justiça do Trabalho, cerca de 17% das ações judiciais em 2022 estiveram relacionadas à remuneração e descontos indevidos. Entender quais valores podem ser descontados, quais dependem de autorização e como aplicá-los corretamente é essencial para uma gestão de folha de pagamento eficiente e segura.

O que é o desconto na folha de pagamento

O desconto na folha de pagamento corresponde à subtração de valores do salário bruto, resultando no salário líquido recebido pelo colaborador.

A prática é prevista no artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que autoriza descontos obrigatórios (como INSS e IRRF) e facultativos (como vale-transporte e convênios médicos), desde que com autorização expressa do empregado.

Esses valores devem ser detalhados no holerite, permitindo que o trabalhador acompanhe o cálculo e a natureza de cada desconto aplicado.

Exemplo:Um funcionário com salário bruto de R$ 3.000 pode ter R$ 360 descontados de INSS (12%) e R$ 150 de vale-alimentação, recebendo R$ 2.490 líquidos.

Tipos de descontos na folha de pagamento

Os descontos podem ser classificados em legais, contratuais e facultativos, conforme sua origem e obrigatoriedade:

Principais descontos aplicados na folha

INSS

O INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é um desconto obrigatório, previsto na Lei nº 8.212/1991, destinado a garantir benefícios previdenciários como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade.

A alíquota é progressiva, variando conforme a faixa salarial. O valor é retido pela empresa e repassado ao governo, que também contribui com uma parcela patronal.

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma antecipação do imposto de renda devido pelo trabalhador. Previsto na Lei nº 7.713/1988, o desconto é feito mensalmente conforme as faixas e deduções estabelecidas pela Receita Federal, levando em conta dependentes e contribuições ao INSS. A empresa repassa o valor retido diretamente à União e informa o montante no informe de rendimentos anual.

Vale-transporte, alimentação e convênios

O vale-transporte é o único benefício obrigatório por lei, conforme a Lei nº 7.418/1985, com desconto limitado a 6% do salário-base. Outros benefícios, como vale-alimentação, plano odontológico e convênios médicos, são opcionais e podem ter participação financeira do empregado, desde que exista acordo coletivo ou autorização formal.

Adiantamentos e empréstimos consignados

Empresas podem conceder adiantamento salarial, que será descontado do pagamento final do mês. Já os empréstimos consignados são regulados pela Lei nº 10.820/2003, com limite máximo de 35% da remuneração mensal, sendo 30% para empréstimos e 5% para cartão consignado.

Essas operações devem ter autorização expressa do trabalhador e comprovação documental.

Descontos por danos e prejuízos

A empresa só pode descontar valores relacionados a danos causados pelo empregado — como quebras de equipamentos ou multas de trânsito — se houver comprovação de dolo (intenção) e autorização do colaborador ou previsão em acordo coletivo.

Limites legais para desconto

A legislação protege o trabalhador contra descontos excessivos, garantindo que ele receba uma remuneração mínima suficiente para seu sustento. Os principais limites são:

• Empréstimos consignados: até 30% da remuneração líquida (Lei nº 10.820/2003);
• Demais descontos autorizados: conforme orientação do Tribunal Superior do Trabalho (TST), o total não pode ultrapassar 70% do salário-base, assegurando ao menos 30% em dinheiro ao empregado.

Como calcular o desconto na folha de pagamento

O cálculo da folha considera o salário bruto, os encargos obrigatórios e os descontos facultativos.

Exemplo prático: Um funcionário com salário bruto de R$ 3.000 pode ter:

• 12% de INSS: R$ 360
• IRRF (alíquota conforme faixa de renda)
• Vale-transporte (até 6%): R$ 180

Somando-se os descontos, o salário líquido será o valor remanescente após a subtração.

Diferença entre salário bruto e líquido

• Salário bruto: valor total acordado no contrato de trabalho, incluindo adicionais (horas extras, insalubridade, etc.).
• Salário líquido: valor final recebido após descontos obrigatórios e autorizados.

O holerite deve discriminar ambos, além dos descontos e bases legais aplicadas.

Passo a passo para calcular descontos em folha

1. Defina o salário bruto do colaborador.
2. Calcule os descontos obrigatórios, aplicando as alíquotas vigentes de INSS e IRRF.
3. Inclua descontos autorizados, como vale-transporte, alimentação e empréstimos.
4. Some todos os descontos para obter o valor total.
5. Subtraia do salário bruto, encontrando o salário líquido.
6. Registre tudo no holerite, garantindo transparência e controle para ambas as partes.

Importância da conformidade legal

Manter os descontos da folha de pagamento dentro dos parâmetros legais protege tanto a empresa quanto o trabalhador. Erros nesse processo podem gerar ações judiciais, autuações fiscais e danos à reputação corporativa.

Por isso, é fundamental que o Departamento Pessoal e o RH adotem sistemas automatizados e atualizações constantes das tabelas legais (INSS, IRRF e benefícios).

Os descontos na folha de pagamento são instrumentos essenciais para o cumprimento das obrigações legais e a gestão correta da remuneração. Respeitar os limites da CLT e obter autorização expressa para descontos facultativos garante segurança jurídica e transparência entre empresa e colaborador. Uma folha bem estruturada fortalece o clima organizacional e reduz riscos trabalhistas.