Manter o controle financeiro de uma empresa é uma das peças-chave para o sucesso do negócio. Essa gestão permite uma análise clara da saúde financeira da empresa, a compreensão da condição e dos desafios atuais e futuros, e de quais decisões seriam as mais assertivas para o desenvolvimento e crescimento da companhia. 

Para que todas essas precauções sejam tomadas, é necessário compreender que existem algumas ferramentas consideradas essenciais para a manutenção desse controle, sendo as duas principais o fluxo de caixa e as notas fiscais de entrada e de saída. 

Tiago Tadeu, head de vendas da Intuit no Brasil, destaca alguns fatores para ajudar empresas e gestores financeiros a entender a importância do fluxo de caixa e gestão financeira para os negócios:

Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que ajuda o empreendedor a controlar com precisão as contas a pagar e a receber.  Por meio dele, é possível acompanhar as movimentações financeiras da empresa, entender como mantê-las equilibradas, certificar se faltou ou sobrou dinheiro ao fim de um determinado período e se poderá negociar prazos maiores ou menores com clientes e fornecedores.

Ele permite que o gestor compreenda a real situação da empresa e assim consiga estudar quais as melhores decisões a serem tomadas em relação ao capital do negócio. Diante disso, é possível:

• Flexibilizar prazos de pagamentos aos consumidores sem comprometer as tarefas da empresa.
• Analisar quando subsidiar as atividades por meio de empréstimos e/ou financiamentos.
• Saber se vai sobrar ou faltar capital futuramente.
• Compreender quando negociar um maior prazo com os fornecedores.

Nota Fiscal de Entrada e Saída

É importante entender as diferenças entre a nota fiscal de entrada e saída para manter o controle financeiro da empresa. 

A NF de Entrada é emitida toda vez que uma mercadoria ou serviço entra em uma empresa; e serve para garantir a legalização do transporte do produto entre o fornecedor e o cliente. Ela deve ser emitida nas seguintes situações:

• Quando houver devolução de uma venda, já que o comprador (pessoa física) não emite nota fiscal e o produto vai retornar para o estoque.
• Caso um profissional autônomo processe ou industrialize um produto.
• Se produtos enviados para exposições retornarem à empresa de origem.
• Para entrada de mercadoria importada diretamente do Exterior.

Já a NF de Saída é emitida para o cliente quando ele adquire o produto ou serviço da empresa. Por meio dela, é possível fazer o controle de estoque, faturamento, gestão de novos pedidos, entre outros. 

Qual a relação entre Fluxo de Caixa e Nota Fiscal de Entrada e Saída?

Mas, afinal, qual a relação entre o fluxo de caixa e as notas fiscais? O fluxo de caixa é o um dos principais controles financeiros de uma empresa, sendo formado pelo saldo inicial existente em caixa/banco e o resultado das entradas (recebimentos) e saídas (pagamentos) de notas fiscais. 

Sendo assim, para um fluxo de caixa saudável, é necessário que a soma do saldo de caixa/banco somado às entradas de notas fiscais (recebimentos) seja maior ou igual às saídas de notas fiscais (pagamentos).

Assumir e organizar todas as entradas e saídas é fundamental para identificar ganhos e perdas de dinheiro, evitar gastos desnecessários para otimizar o uso do capital no empreendimento, melhorar a tomada de decisão apoiada em dados, possibilidade de projeções e estimativas, definir estratégias de prevenção e de correção no orçamento do empreendimento, além de assegurar o cumprimento das obrigações e evitar contratempos judiciais, embargos e multas.

Tudo isso pode ser feito de maneira segura, prática e rápida por meio de sistemas de gestão financeira com armazenamento em nuvem, que permitem que o gestor ou contador concentre, em um único lugar, todas as movimentações e tenha um histórico completo da saúde financeira da empresa.  

Fonte: Intuit QuickBooks