Em 2015, uma nova obrigação acessória de registros contábeis passou a fazer parte da vida das empresas jurídicas de todo o País: a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que substituiu a Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) .

A ECF foi implantada pela Receita Federal do Brasil, por meio da Instrução Normativa nº 1.422/2013 (alterada posteriormente pela IN nº 1.489/2014) e, devido a primeira entrega estar programada para este ano, exige ainda alguns cuidados por parte dos profissionais da Contabilidade que apoiam seus clientes nesta prestação de contas.

Quem explica o que muda, quais são as novas necessidades, quem e quando deve entregar é a empresária contábil e delegada regional do CRCSP em São José dos Campos, Eliane Maia.

Quando a DIPJ foi declarada pela última vez e referente ao exercício de que ano?

Foi declarada pela última vez em 2014, referente ao ano de 2013. Referente ao ano calendário de 2014 a entrega deverá ser efetuada até o último dia útil de setembro de cada ano (data limite alterada pela IN nº 1.524/2014 , de 9 de dezembro de 2014).

Por que foi criada a ECF?

O intuito da mudança é fortalecer os mecanismos de controle tributário, de forma que a Receita Federal possa realizar o cruzamento de dados entre empresas e pessoas físicas e com isso combater a sonegação fiscal e a evasão de divisas. A ECF tem um sistema de rastreabilidade de informações, isso não ocorria com a DIPJ. Essa rastreabilidade se refere à verificação do Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) . Na ECF, o contribuinte terá que vincular as informações de adição e exclusão com as informações do Sped Contábil, ou seja, a ECF faz uma espécie de monitoramento dessas informações, fato que não existia até agora, o que possibilita a identificação de cada adição e exclusão dentro do Sped.

Qual é a diferença entre a Escrituração e DIPJ?

A ECF exige um número de informações significativamente maior por parte das empresas. Ao contrário das poucas fichas da DIPJ, na ECF é possível encontrar 14 módulos, esclarecidos no manual disponível no site da RFB. É uma obrigação acessória muito mais extensa. Há também a inclusão dos Livros de Apuração do Lucro Real (Lalur) e da Contribuição Social (LACS), presentes na ficha "M" da ECF.

Que impacto causará na rotina das organizações contábeis?

É necessário que as organizações contábeis invistam em gestão contábil e controles rigorosos de registros, a fim de escriturar corretamente estes novos livros e responder com números exatos e fidedignos ao preenchimento da ECF. Considerando que muitas informações não chegam como deveriam às organizações, será necessário também investir tempo em treinamento dos clientes e seus colaboradores para que todas as informações cheguem com fidedignidade e em tempo hábil para os lançamentos necessários à conclusão do trabalho. Para se ter uma ideia do tamanho do controle feito pelo governo, com a ECF haverá necessidade de prestar contas sobre o controle dos prejuízos fiscais ao longo do exercício, saldos iniciais das diferenças temporárias, entre outros dados que não eram exigidos na antiga DIPJ.

Quem deve entregar?

A Escrituração Contábil Fiscal é uma nova obrigação imposta às pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, de forma centralizada pela matriz. Toda empresa que tem operações que influenciem a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) são obrigadas a entregar a ECF. Sendo assim, são praticamente todas as empresas ativas. Estão isentas as empresas tributadas pelo Simples Nacional, os órgãos públicos, as autarquias, as fundações públicas e as pessoas jurídicas inativas, imunes e isentas, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, que não tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita (EFD-Contribuições), nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.

Em sua opinião, quais as grandes vantagens desse novo sistema?

Vejo que com essas novas obrigações, tanto a Escrituração Contábil Digital (ECD), quanto a Escrituração Fiscal Digital (ECF), as empresas e organizações contábeis entram em um novo nível de organização, sendo necessário que o empresário converse mais com seu profissional da Contabilidade e que esse seja mais presente no dia a dia das empresas. O profissional contábil deve atuar como um consultor, prevendo e sugerindo soluções a possíveis problemas. Esse novo modelo acaba de vez com a sonegação e, com isso, as empresas poderão concorrer com igualdade. O que fará a diferença será a qualidade do atendimento e suporte prestado, pois em termos tributários e exigências a cumprir, as cobranças serão iguais para todas. As empresas deverão investir em softwares e sistemas de gestão, mas creio que, com isso, haverá melhorias internas no fluxo de processos.

Como será feita a entrega da escrituração?

A entrega da ECF se dará por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) .

Qual o prazo final?

Até 30 de setembro de 2015. Será sempre assim, até o último dia de setembro de cada ano.

De que forma as empresas devem organizar seus dados e processos internos para atender a essa obrigatoriedade?

Com treinamento da equipe envolvida com emissão de notas fiscais, compras e finanças, ou seja, todos que tem função de recebimento e pagamentos ou tomada de decisão nas empresas precisam estar capacitados. É importante fazer com que entendam todo o processo e trabalhem com empenho e cuidado, observando a legislação pertinente. Todos devem estar conscientes sobre o destino da informação que estão gerando naquele momento, o que acontece com ela e qual a multa aplicada se estiver com erro ou sem observar os preceitos legais. Outras ações importantes são: ter um software financeiro que integre com a Contabilidade visando agilizar o trabalho; ter um sistema de governança corporativa e de segurança das informações; fazer reuniões mensais, bimestrais ou trimestrais com o profissional da Contabilidade para corrigir alguma irregularidade e acompanhar o andamento dos trabalhos e resultados contábeis. Também é preciso enviar toda a documentação fiscal e contábil mensalmente às organizações contábeis, respeitando a forma e prazo com tempo hábil para realizar os lançamentos e envio das demais obrigações acessórias que são feitas mensalmente à Receita Federal, Secretaria da Fazenda Estadual, Prefeituras, agências reguladoras, entre outros.

Erros no envio podem gerar penalidades?

A não apresentação da ECF no prazo ou a sua apresentação com incorreções ou omissões acarretará aplicação ao infrator das multas previstas no art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24 de agosto de 2001, com redação dada pela Lei nº 12.873/2013, que diz: "o sujeito passivo que deixar de cumprir as obrigações acessórias exigidas nos termos do art. 16 daLei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999, ou que as cumprir com incorreções ou omissões será intimado para cumpri-las ou para prestar esclarecimentos relativos a elas nos prazos estipulados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e sujeitar-se-á às seguintes multas:

A) Por apresentação extemporânea:

1) R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional;

2) R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;

3) R$ 100,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas.

B) por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário;

C) por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:

1) 3%, não inferior a R$ 100,00 do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta;

2) 1,5%, não inferior a R$ 50,00 do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.