A documentação contábil precisa estar sempre organizada, pois afeta diretamente a escrituração do negócio. Por isso é importante que os documentos contábeis estejam organizados e que o empreendedor saiba quais devem ser enviados ao contador a cada mês. Entender a importância disso pode evitar problemas futuros com o Fisco.

É necessário organização na hora emitir, armazenar e, em seguida, enviar os documentos ao seu escritório de contabilidade.

É a partir desses documentos que o profissional de contabilidade executa sua função dentro da instituição, mantendo as obrigações legais e garantindo a sustentabilidade e o desenvolvimento da empresa.

Confira quais os documentos devem ser enviados mensalmente para o contador

Departamento Pessoal

Este departamento é o que requer mais documentos, pois engloba todos os funcionários e sócios de uma empresa e toda documentação deve ser enviada para a contabilidade para que ambos os lados fiquem resguardados caso qualquer adversidade venha a ocorrer no futuro.

Estes são os documentos com relação trabalhista, ou seja, relativos aos serviços que seus colaboradores prestam. Serve para você saber quais documentos seus são importantes e que você deve guardar.

• Salários;
• Pró-labore;
• Férias;
• Vale Transporte;
• Vale Refeição;
• Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF;
• Atestados Médicos;
• Dados para lançar na folha de pagamento;
• Faltas;
• Hora extras.

Departamento Fiscal

Este é o  departamento responsável por fazer uma prestação de contas ao governo. Seja na venda, compra, prestação de serviços ou transferência de produto. Cada situação exige documento específico e um imposto que é necessário calcular. Os principais documentos são:

• Notas fiscais;
• Conhecimento de transporte;
• Comprovante de pagamento dos impostos ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.

Departamento Contábil

Este é o departamento responsável por todas as contas a pagar e a receber. Ou seja, todo o fluxo de dinheiro que entra e sai das contas da empresa. É aqui que fica o principal controle da empresa e onde é possível saber se há algo de errado. Confira a documentação:

• Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
• Extratos bancários;
• Extrato de aplicação financeira;
• Extrato de cartão de crédito;
• Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
• Boletos diversos;
• Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
• Comprovante de aquisição de bens;
• Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.

Esses documentos são fundamentais para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. 

Também é imprescindível manter sua empresa sempre atualizada sobre os dados de seus sócios e colaboradores, além de manter os documentos em dia e organizados para evitar problemas.