A forma como as empresas utilizam suas vendas a prazo para conseguir crédito está prestes a mudar. A duplicata escritural, versão digital da duplicata tradicional, vai transformar o registro e a negociação de recebíveis, com impactos diretos no fluxo de caixa, na gestão financeira e nas rotinas contábeis. A implementação obrigatória ocorrerá de forma gradual a partir de 2027, o que exige preparação desde já.

O mercado brasileiro de duplicatas movimenta cerca de R$ 10 trilhões por ano. Com a digitalização dos títulos, o sistema pretende ampliar a segurança das operações, facilitar a consulta aos recebíveis e criar condições para que empresas, especialmente as de menor porte, consigam negociar crédito com mais transparência.

A mudança também traz novas responsabilidades. Empresas que compram mercadorias ou contratam serviços a prazo precisarão organizar os processos de conferência de notas fiscais, pedidos e comprovantes de recebimento. A falta de atenção aos prazos de manifestação pode trazer consequências financeiras e operacionais.

Como funciona a duplicata escritural?

A duplicata escritural substitui o documento em papel por um título eletrônico, registrado em sistemas autorizados pelo Banco Central. O modelo permite acompanhar a emissão, a circulação e a negociação dos recebíveis, além de oferecer informações mais confiáveis às instituições que concedem crédito.

Na prática, uma empresa que vende a prazo poderá utilizar os valores que tem a receber como garantia para buscar capital de giro. Bancos, fintechs e empresas de fomento mercantil terão acesso a informações mais organizadas sobre esses títulos, o que pode ampliar a concorrência na oferta de financiamento.

O registro eletrônico também ajuda a combater fraudes e reduz o risco de diferentes credores negociarem o mesmo recebível sem conhecer as movimentações anteriores.

Para os pequenos negócios, a expectativa envolve mais alternativas de financiamento e melhores condições de negociação. A redução dos juros, porém, não é automática: depende da concorrência, do perfil de risco da empresa e das condições de cada operação.

Empresas precisam redobrar a atenção aos prazos

Um dos pontos que mais exigem cuidado envolve o aceite da duplicata. No novo modelo, a empresa responsável pelo pagamento precisará acompanhar os títulos emitidos em seu nome e se manifestar quando identificar divergências.

A ausência de manifestação dentro do prazo aplicável poderá produzir efeitos de aceite, conforme as regras do sistema. Por isso, as empresas precisam revisar os procedimentos internos para evitar que uma cobrança com inconsistências avance sem a devida análise.

O desafio aumenta quando diferentes departamentos participam da conferência. A equipe fiscal verifica a nota, o setor de compras confere o pedido e o almoxarifado confirma a entrega. Se essas informações não circularem com rapidez, a empresa poderá ter dificuldades para contestar um título no momento adequado.

Um levantamento da V360 identificou situações em que a confirmação física do recebimento de mercadorias levou de 30 a 90 dias, enquanto a janela de manifestação considerada no estudo era de apenas dez dias.

Essa diferença evidencia a necessidade de integrar os sistemas e acelerar a comunicação entre as áreas responsáveis. A empresa não pode depender exclusivamente de conferências manuais demoradas para validar cobranças.

Automação fiscal e integração de dados ganham importância

A implantação da duplicata escritural também deve mudar a rotina dos departamentos fiscal, financeiro e contábil. Informações sobre pedidos de compra, notas fiscais, entregas e pagamentos precisam conversar entre si para que a empresa identifique divergências antes de tomar decisões.

A automação pode ajudar nesse processo ao cruzar os dados dos documentos e encaminhar para análise humana apenas os casos que apresentam inconsistências. Dessa forma, as equipes conseguem concentrar esforços nas situações que realmente exigem intervenção.

Para os contadores, a mudança amplia a importância do acompanhamento dos controles internos, da conciliação dos recebíveis e da orientação aos clientes sobre os novos procedimentos.

Também vale revisar os sistemas de gestão empresarial (ERPs), os fluxos de aprovação e as responsabilidades de cada departamento. A adaptação não envolve apenas tecnologia: exige processos bem definidos e profissionais preparados para lidar com os novos registros.

Escrituradoras vão conectar empresas e instituições financeiras

O novo modelo prevê a atuação das escrituradoras, responsáveis por registrar e administrar informações sobre as duplicatas escriturais. Cada empresa deverá escolher uma escrituradora para integrar suas operações ao sistema, conforme as regras aplicáveis.

A estrutura permitirá organizar uma agenda eletrônica de recebíveis, com informações sobre os títulos emitidos e suas movimentações. Assim, instituições financeiras e empresas de fomento mercantil poderão avaliar a carteira de recebíveis com mais transparência, sem depender exclusivamente dos relatórios apresentados pelo solicitante do crédito.

O sistema também prevê notificações sobre movimentações dos títulos, ampliando a visibilidade das empresas que precisam acompanhar cobranças e obrigações financeiras.

Essa organização pode favorecer a concorrência entre os financiadores. No entanto, a escolha dos parceiros e a análise das condições oferecidas continuarão importantes para evitar custos desnecessários e compromissos incompatíveis com o fluxo de caixa.

Pequenos negócios já ampliam o uso de recebíveis

O interesse por esse tipo de financiamento já aparece entre empresas de menor porte. Segundo a Pesquisa de Duplicatas 2026, realizada pela Núclea em parceria com o Instituto Brasileiro de Pesquisa e Análise de Dados (IBPad) e a Môre Consultoria, negócios com faturamento de até R$ 200 mil registraram, entre 2024 e 2025, crescimento de 49% na quantidade de operações com duplicatas e alta de 125% no valor financeiro movimentado.

Embora esse grupo ainda represente uma parcela pequena do total de operações do mercado, os números indicam um avanço no uso dos recebíveis como instrumento de financiamento.

Para empresas que precisam pagar fornecedores, salários e tributos antes de receber pelas vendas, antecipar valores pode ajudar a equilibrar o caixa. A decisão, entretanto, exige análise das taxas cobradas e do impacto sobre as receitas futuras.

Quando a duplicata escritural será obrigatória?

O cronograma informado para a implantação prevê a adoção gradual do modelo, de acordo com o porte das empresas:

• Junho de 2027: início da obrigatoriedade para grandes empresas.
• Dezembro de 2027: início da obrigatoriedade para médias empresas.
• Segundo semestre de 2028: entrada prevista das pequenas empresas.

Até o início da obrigatoriedade aplicável a cada grupo, a adesão permanece voluntária, e os títulos em papel continuam válidos conforme as regras de transição.

As empresas devem acompanhar os atos oficiais do Banco Central e as orientações dos sistemas de registro para confirmar os requisitos, os prazos e os procedimentos específicos aplicáveis às suas operações.