A empresa emite normalmente as notas fiscais conforme as vendas acontecem. Para quem está concentrado na operação, o fato de o sistema confirmar a autorização parece um sinal suficiente de que está tudo certo.

Mas uma nota pode ser autorizada pelo sistema e, ainda assim, estar incompleta do ponto de vista fiscal. É justamente essa diferença que exige atenção durante a transição que a reforma tributária prevê para IBS e CBS.

Desde agosto deste ano, as empresas passaram a ter de informar esses tributos nos documentos fiscais conforme um cronograma que varia de acordo com o tipo de nota, atividade e regime tributário. Algumas validações que fariam o sistema rejeitar automaticamente documentos foram adiadas, mas a obrigação de preenchimento continua valendo nos casos em que já entrou em vigor.

“Autorização não é validação”, resume João Henrique Gasparino, diretor executivo da NimbusTax. Segundo ele, a empresa pode receber o protocolo e continuar faturando normalmente, mesmo que a nota esteja em desacordo com as novas exigências.

O que pode acontecer se a nota estiver incompleta?

Deixar a nota sem IBS e CBS pode caracterizar descumprimento de obrigação acessória, explica Caio Ramos Báfero, advogado do Fabio Kadi Advogados. 

João Henrique Gasparino observa que há ainda um possível efeito financeiro em 2026, cujo alcance não está totalmente detalhado pela legislação. O cumprimento das obrigações acessórias é uma das condições para manter a dispensa do recolhimento de IBS e CBS durante a transição. 

Além disso, o problema pode ultrapassar a relação com o Fisco. Uma nota incorreta pode exigir ajustes com o cliente e gerar divergências na apropriação de créditos tributários, especialmente à medida que o novo sistema avance. 

Segundo Joselene Almagro Poliszezuk, advogada tributarista do Poliszezuk Advogados, já há multas previstas para erros relacionados ao IBS e à CBS. Para falhas no preenchimento dessas informações, a penalidade pode ser de 20 UPF por período de apuração (hoje, R$ 4 mil) e chegar a 30 UPF (R$ 6 mil), quando houver intimação fiscal. 

“A cobrança é feita por período de apuração, e não por cada nota emitida com erro”, ressalta a advogada.

2026 ainda funciona como um período de adaptação para as empresas. Se houver autuação por descumprimento dessas obrigações, o contribuinte pode ser intimado a corrigir a omissão em até 60 dias. Feita a regularização no prazo, a penalidade é extinta.

Também está em vigor o Programa Nacional de Conformidade Tributária, voltado à adaptação das empresas durante a transição. A recomendação prática é aproveitar esse período para identificar e corrigir inconsistências antes que elas se acumulem.

Como corrigir uma nota com erro de IBS ou CBS

Se a empresa perceber um erro nos campos de IBS ou CBS, não deve simplesmente cancelar a nota e emitir outra. O primeiro passo é verificar o que aconteceu com a operação.

Se a venda ou o serviço não chegaram a se concretizar, pode caber cancelamento. Se a operação ocorreu e depois foi desfeita, o tratamento pode ser de devolução ou estorno. Já quando a operação continua válida e o problema está apenas nas informações tributárias da nota, a correção deve ser feita pelo documento adequado ao tipo de erro.

João Henrique Gasparino explica que, se o tributo foi informado a menor, pode ser necessária uma nota fiscal complementar. Quando há valor a maior ou determinados ajustes posteriores, podem ser utilizadas notas de crédito ou de débito. Na nota de serviço, o procedimento usual é a substituição da NFS-e, conforme as regras aplicáveis ao documento.

A carta de correção tem uso mais restrito. Ela pode servir para erros formais, mas não para alterar informações que interferem no cálculo de IBS e CBS, como base de cálculo, alíquota ou valores.

O cancelamento também exige cautela. Além de estar sujeito a prazo e às condições previstas para cada documento fiscal, fazê-lo depois de a operação já ter ocorrido pode gerar uma nova infração. A legislação prevê multa de 66% do tributo de referência em determinadas hipóteses de cancelamento após o fato gerador e de 33% quando ele é feito fora do prazo.

Como evitar problemas com IBS e CBS nas notas

O primeiro cuidado é verificar qual cronograma se aplica à empresa. A obrigatoriedade de informar IBS e CBS não começou ao mesmo tempo para todos e varia conforme o documento fiscal, a atividade e o regime tributário.

Como vimos, também não basta confiar no fato de a nota ter sido autorizada. João Henrique Gasparino recomenda conferir o próprio arquivo eletrônico, o XML, onde ficam registradas as informações efetivamente enviadas ao Fisco.

Joselene Almagro Poliszezuk chama atenção para outro ponto: muitos erros podem estar nos cadastros e na classificação tributária de produtos e serviços, e não apenas no sistema usado para emitir a nota. Uma parametrização incorreta pode se repetir em diversas operações antes de ser percebida.

Para quem não acompanha diretamente a área fiscal, a providência mais simples é confirmar com o contador ou responsável da empresa se as notas já estão sujeitas às novas exigências e se os campos de IBS e CBS estão sendo preenchidos e revisados corretamente.

Resumo: o que a empresa precisa saber e fazer

Nota autorizada não significa nota correta: o sistema pode aceitar o documento mesmo com falhas no preenchimento de IBS e CBS.

A obrigação não começou ao mesmo tempo para todos: o cronograma varia conforme o tipo de nota, a atividade e o regime tributário.

Há risco de multa, mas 2026 ainda permite regularização: falhas podem gerar cobrança de R$ 4 mil a R$ 6 mil quando houver intimação. Em determinadas situações, a empresa pode corrigir a omissão em até 60 dias e extinguir a penalidade.

Não cancele a nota automaticamente: a forma de correção depende do tipo de erro e do que aconteceu com a operação.

Revise o XML, cadastros e parametrizações: erros de classificação tributária ou de preenchimento podem se repetir em várias notas antes de serem percebidos.

Acione o contador: empresa deve confirmar se já está sujeita às novas exigências e se os campos estão sendo preenchidos corretamente.