Muitos empreendedores utilizam os termos “empresa inativa” e “empresa sem movimento” como sinônimos, mas essa é uma confusão perigosa que pode gerar sérias dores de cabeça com o fisco. 

Embora à primeira vista pareçam a mesma coisa, a verdade é que existem diferenças cruciais entre esses dois status, e desconhecê-las pode resultar em multas pesadas e problemas legais. 

É fundamental entender o que cada termo realmente significa para garantir que seu negócio esteja sempre em conformidade com as obrigações fiscais e evitar que um erro de interpretação custe caro.

Dessa forma, na leitura a seguir reunimos informações importantes as quais vão ajudar você a entender mais sobre o assunto, e, assim, possa estar em dia com o Fisco.

E é importante lembrar que muitos empresários acabam não formalizando o fechamento do negócio, mantendo os cadastros ativos, como é o caso do CNPJ e da Inscrição Estadual. O que acaba fazendo com que a empresa siga existindo juridicamente.

Pode até ser que ela esteja classificada como empresa inativa ou sem movimento, mas você sabe qual é a diferença entre elas?  Engana-se quem acha que devido ao status de inatividade ou sem movimento, as empresas não precisam realizar nenhuma obrigação acessória.

Acompanhe a leitura a seguir e descubra as diferenças e quais as obrigações em cada um dos casos.

O que é uma empresa inativa?

É muito comum que empresários afirmem que sua empresa está inativa. Porém, a grande maioria dos empreendedores não possui o real entendimento do que é uma empresa inativa.

Em geral, os empresários que fazem esta afirmação são aqueles que encerram as atividades da empresa, fazem o cancelamento dos serviços contábeis e não fazem a extinção das suas empresas, porém as mantém constituídas, mas sem movimento.

A Receita Federal define uma empresa inativa aquela que não tenha efetuado qualquer atividade financeira, patrimonial ou operacional dentro de todo o ano-calendário. Ou seja, sua empresa não pode ter nenhuma movimentação bancária, nenhum pagamento de taxas ou compras no CNPJ da empresa.

Deixar uma empresa inativa deve ser uma opção temporária, caso o empresário pretenda voltar às atividades ou caso o mesmo não possua recursos para o fechamento imediato da empresa.

O que é empresa sem Movimento?

Já uma empresa sem movimento é aquela sem movimentação operacional. Ou seja, é aquela que não realiza venda de produtos e nem prestação de serviços. Sendo assim, não executa nenhuma atividade que gere receita. 

Empresa Inativa x Empresa sem movimento

Então, vamos recapitular para deixar bem claro:

Se uma empresa não faz vendas mas realizou qualquer tipo de pagamento ou recebimento de duplicatas ou fornecedores no ano-calendário (de Janeiro a dezembro de cada ano), ela não está inativa.

Se a empresa teve movimentação de janeiro a abril, por exemplo, e ficar sem faturamento nos quatro meses seguintes, ela pode voltar a vender sem problema algum. Neste caso, a empresa será considerada uma empresa sem movimento, e não uma empresa inativa.

Quais as obrigações para as empresas sem movimento?

Para empresas consideradas sem movimento, todas as obrigações acessórias comuns a qualquer empresa devem ser entregues. Veja abaixo algumas das obrigações existentes:

• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• SPED – Escrituração Mensal 
• IRPJ – Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica
• EFD – Escrituração Fiscal Digital
• ECD – Escrituração Contábil Digital

Quais as obrigações para as empresas inativas?

Mesmo com a empresa inativa, é necessário cumprir obrigações, como o envio da declaração anual de inatividade da pessoa jurídica para a Receita Federal. Deixar a empresa inativa ou sem movimento é uma escolha que precisa ser baseada no planejamento do empresário e seus sócios. 

Caso o empresário não deseje reabrir o negócio, a melhor opção é encerrá-lo por completo.

Em regra geral, as empresas inativas ficam dispensadas de entregas mensais, porém, não estão dispensadas de entregar as obrigações anualmente. As obrigações que devem ser entregues anualmente são:

• DCTF: Deve ser entregue, sob pena de multa;
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF): exigida anualmente para empresas no Lucro Presumido ou Real, com prazo até o último dia útil de julho.
• Declaração de Inatividade: obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional.
• Obrigações estaduais e municipais: variam conforme o estado e o município.