Uma empresa pode passar meses sem emitir notas fiscais e ainda ter obrigações a cumprir. Para definir o que deve ser entregue, o primeiro passo é separar duas situações: não ter faturamento e estar inativa.

A Receita Federal considera inativa, para fins de dispensa da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), a pessoa jurídica que não realizou nenhuma atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário. Portanto, a ausência de vendas, isoladamente, não permite classificar a empresa como inativa. 

Simples Nacional: PGDAS-D continua mensal

Microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional devem transmitir o PGDAS-D todos os meses, inclusive quando não houver receita. Nesse caso, o campo de receita bruta deve ser preenchido com zero.

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) também é anual. Se a empresa permaneceu inativa durante todo o ano-calendário, deve informar essa condição na declaração. As orientações constam do Portal do Simples Nacional. 

MEI sem vendas ainda tem DAS e declaração anual

Para o microempreendedor individual, o recolhimento mensal pelo DAS continua devido mesmo nos meses sem faturamento: os valores do regime são fixos e independem da receita obtida no mês.

O MEI também deve apresentar a DASN-SIMEI referente ao ano anterior, ainda que não tenha faturado. Nessa situação, informa receita bruta igual a zero.

DCTFWeb: confira se já existe declaração sem movimento válida

A empresa inativa não precisa transmitir uma nova DCTFWeb sem movimento a cada janeiro. Segundo a Receita Federal, quando a última DCTFWeb entregue é uma declaração sem movimento e essa condição permanece, não há renovação anual obrigatória.

Se a empresa ainda não possui uma DCTFWeb sem movimento válida, é necessário verificar a competência em que deve informar essa condição. A Receita esclarece também que não é obrigatório enviar o MIT sem movimento; o módulo pode ser usado quando o contribuinte precisar gerar uma DCTFWeb sem movimento. As regras estão nas perguntas e respostas oficiais da DCTFWeb.

eSocial e EFD-Reinf seguem regras diferentes

No eSocial, a informação “sem movimento” é prestada por meio do evento S-1299 quando não há eventos periódicos a informar para a empresa como um todo. Desde 2023, não é mais necessário repetir esse envio em janeiro dos anos seguintes se a situação permanecer igual. O MEI sem empregado, em regra, é dispensado desse envio; há procedimento específico quando ele deixa de ter um empregado que havia sido informado. 

Na EFD-Reinf, a orientação é outra: se não há fatos a informar no período, não se envia evento “sem movimento” nem fechamento vazio enquanto essa condição persistir. 

ECD e ECF: dispensa exige inatividade efetiva

A Receita dispensa as pessoas jurídicas inativas da Escrituração Contábil Digital (ECD). A ECF também não é exigida de quem não realizou qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-calendário.

Essa dispensa deve ser analisada conforme os fatos do período e as demais regras de obrigatoriedade. Uma empresa sem vendas que continuou realizando operações financeiras ou patrimoniais não deve presumir que está dispensada dessas escriturações. 

Há ainda obrigações específicas que precisam entrar nessa conferência. Para contribuintes sujeitos à Declaração de Regimes Específicos (DeRE), por exemplo, a Receita orienta a entrega “sem movimento” quando a atividade sujeita ao regime específico consta do objeto social, observada a exigibilidade da declaração. Obrigações estaduais e municipais também devem ser verificadas conforme a inscrição e a atividade da empresa.

Para o contador, o caminho é levantar o regime tributário, as inscrições existentes, a movimentação do período e a última declaração transmitida antes de retirar qualquer entrega do calendário. Deixar declarações obrigatórias em aberto pode gerar intimações e pendências cadastrais, mesmo quando a empresa não faturou.