No momento de contratar um profissional, é fundamental ter atenção com os documentos para admissão. Eles são necessários para formalizar a contratação, e contemplam informações trabalhistas fundamentais sobre o empregado.

O Ministério do Trabalho exige uma série de registros, e muitos gestores e profissionais de RH ou Departamento Pessoal podem se confundir com essas formalidades e burocracia.

Qual a finalidade dos documentos para admissão?

A contratação de um funcionário demanda que o recém-contratado apresente uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal da empresa. Esse processo de admissão é trabalhoso, mas há várias razões que justificam a exigência da apresentação dos documentos.

Os registros servem para identificar o profissional, informando dados básicos sobre sua vida civil, de maneira que a empresa possa conhecer o colaborador.

Além disso, alguns direitos trabalhistas e contribuições — como salário-família, pensão alimentícia e IRRF — demandam que a empresa saiba informações sobre os dependentes do empregado.

Outra questão importante é que a admissão só pode ser formalizada por meio da apresentação dos dados contidos nas certidões. Ou seja, a regularidade da empresa e da situação do funcionário dependem da apresentação das declarações.

O Ministério do Trabalho faz essa exigência e, a qualquer momento, pode realizar uma fiscalização. Assim, para evitar problemas com a Justiça e manter a boa imagem do negócio, é fundamental obedecer a burocracia de contratação.

Outra documentação importante a ser apresentada são os atestados de saúde ocupacional, que estão previstos no artigo 168 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Pois, eles são necessários para a comprovação do estado de saúde do colaborador.

Além disso, esse atestado pode ser utilizado para efeito de comparação no caso de algum acometimento de doença do trabalho. Com eles, é possível avaliar se o profissional adoeceu por culpa da empresa ou não.

Qual a documentação necessária para admissão de um funcionário?

Há uma série de documentos para contratação que são pedidos ao empregado. Veja a lista de documentos para admissão:

• original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• cópia do RG;
• cópia do CPF;
• título de eleitor para maiores de 18 anos;
• comprovante de residência;
• inscrição no PIS/Pasep;
• cópia do comprovante de escolaridade;
• registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• certidão de nascimento em caso de o trabalhador ser solteiro;
• certidão de casamento no caso de o trabalhador ser casado;
• declaração de concubinato na CTPS, no caso de a pessoa ser casada, para colocar o cônjuge como dependente;
• certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
• cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
• caso haja, atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade;
• fotos;
• CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.

Quais são os prazos para o gerenciamento da documentação?

A empresa não pode reter os documentos do profissional por mais de cinco dias, mesmo no caso de cópias autenticadas, de acordo com a Lei 5.553/68. A corporação deve registrar as informações necessárias e devolver as certidões dentro do prazo. O ideal é que, no ato da devolução, seja feito um contrarrecibo.

O registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas, e a carteira deve ser entregue também dentro desse prazo, de acordo com o artigo 29 da CLT. As informações que são colocadas na CTPS são data de admissão, remuneração, banco em que o FGTS é recolhido e prazo do contrato, caso ele exista.

Além disso, a organização deve informar no Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) que realizou nova contratação. Isso deve ser realizado até o sétimo dia do mês seguinte ao mês de referência das informações.

Quais os documentos a serem preenchidos pela empresa no ato da admissão?

Após receber os documentos necessários para admissão, é preciso  fazer o registro do colaborador antes do início da prestação dos serviços. Pois, o contratado não pode iniciar suas atividades se não estiver devidamente registrado. Para isso, deve-se preencher:

• Carteira de Trabalho;
• Ficha de Registro de Empregados;
• Contrato de Experiência;
• Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
• Registro de Ponto;
• Ficha de Salário Família;
• Termo de responsabilidade para concessão de salário família.

Essas fichas, termos e documentos admissionais precisam ser preenchidos antes da iniciação do colaborador nas atividades diárias.

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Na relação de documentos para admissão existem aqueles que não podem ser exigidos. Segundo a legislação, no momento da contratação, a empresa não pode exigir:

• certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove a inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
• registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
• dados sobre antecedentes criminais, exceto no caso de o emprego ter relação com algum crime;
• exames que comprovem esterilização ou gravidez;
• exame de HIV.

A proibição para empregadores demandarem esses documentos para registro ocorre porque seria uma ação discriminatória, que poderia provocar o constrangimento do empregado e prejudicar a imagem dele no trabalho. Além disso, quem pede essas declarações aos seus funcionários pode sofrer um processo trabalhista e ter que arcar com multas elevadas.

Para realizar a contratação de um empregado, é necessário que ele apresente uma série de documentos para a empresa. Esse procedimento é importante para a formalização da admissão, para garantir a regularidade do negócio diante do Ministério do Trabalho, para identificar o profissional e legalizar os procedimentos ligados ao colaborador.

É necessário que os registros sejam devolvidos em até cinco dias úteis, além de ser importante também a realização do cadastro no Caged. A carteira de trabalho deve ser devolvida antes desse prazo, em até 48 horas.

A empresa não pode exigir declarações que atestem dívidas, presença de vírus HIV, esterilização ou gravidez, ou ausência de ações trabalhistas. Isso é necessário para evitar a violação da ética e o constrangimento do colaborador.