Poucos gostam do serviço de fazer cobranças de clientes, mas alguém deve preparar-se e assumir a tarefa. O mau desempenho na cobrança pode desvalorizar todo o bom trabalho feito anteriormente.

Alguns ramos de atividade, de acordo com a forma de comercialização dos produtos ou serviços, dispensam o dissabor diário de fazer a cobrança dos clientes inadimplentes. Quando a empresa não possui um setor específico para fazer a cobrança, mais temível ela é, pois normalmente a pessoa designada para o desempenho da tarefa é inapta. Estes sortudos que comercializam somente com pagamento em dinheiro, antecipado, cartão de débito ou crédito dispõem de mais tempo para ater-se a outras tarefas produtivas.

A inadimplência pode ser dividida em duas: o simples atraso, em que há grande probabilidade de receber em poucos dias, e a perda. Mesmo o valor que foi classificado em perda deverá continuar com ações de cobrança administrativa e/ou judicial, pois, dependendo das garantias, poderá ser recuperado o valor parcial, total ou ainda o principal acrescido de juros e multas.

Em alguns ramos de atividades da prestação de serviços com contrato longos, como é o caso das empresas de contabilidade, pode ser mais difícil a implantação de ações mais duras, como a interrupção das vendas (cortar parte dos serviços) ou a inclusão do inadimplente no sistema de proteção ao crédito (SPC, Serasa etc.). O temor de perder o cliente é muito grande.

Naturalmente, não se pode colocar todos os clientes numa só vala e aplicar tratamento idêntico quando há atrasos no pagamento. A primeira tarefa é identificar aqueles que costumeiramente atrasam. Os que não tem o hábito da inadimplência também devem ser cobrados, depois de cautelosamente identificado o motivo do atraso para então solicitar a previsão para a quitação. Sem ação de cobrança, pode ser que um cliente pontual passe a atrasar recorrentemente.

A empresa prestadora de serviços pode acumular valores demasiadamente altos, a ponto de comprometer as finanças, com clientes menos comprometidos com o pagamento pontual somado aos fornecedores que afrouxam o processo de cobrança. Ao final, a perda do cliente pode ocorrer com maior probabilidade do que se não houvesse permitido facilmente acumular tanto.

Ninguém deseja perder clientes, mas há clientes que devem ser excluídos da carteira dado ao exagerado atraso, pois demandam trabalho e não auxiliam no pagamento dos gastos da estrutura funcional.

A cobrança sempre deve ser praticada por pessoa devidamente treinada, com muita educação e o registro cronológico dos contatos deve ser uma prática comum, pois auxilia a eficiência do processo.

É importante acompanhar os indicadores da inadimplência e perda para medir a evolução das cobranças. Para calcular a perda basta totalizar todos os valores já considerados perdidos ou de pouca possibilidade de recebimento e dividir pelo faturamento bruto (o período deve ser o mesmo. Por exemplo, os últimos cinco anos de faturamento e perdas).

Já para calcular a inadimplência dos serviços contábeis proponho que totalize todas as cobranças não recebidas e vencidas há mais de 30 dias, portanto com possibilidades reais de recebimento, e divida pelo faturamento bruto do penúltimo mês. A Pesquisa Nacional das Empresas Contábeis - PNEC de 2014 apurou que a média do setor é de 10,8%.

Texto confeccionado por: Gilmar Duarte