Com a aproximação da reforma tributária e o início da fase de transição previsto para 2026, empresas de diversos setores estão revisando seus cadastros de clientes, fornecedores e estabelecimentos. O objetivo é garantir conformidade fiscal no novo sistema e evitar cobranças indevidas, autuações ou restrições no uso de créditos tributários.

A atualização cadastral passou a ser uma etapa estratégica do processo de adaptação. A partir da reforma, a lógica de cobrança dos tributos sobre consumo mudará: os impostos, hoje incidentes no local de origem dos produtos e serviços, passarão a ser aplicados no destino — ou seja, no local onde ocorre o consumo.

Com o modelo dual do Imposto sobre Valor Agregado (IVA), a reforma tributária substituirá quatro tributos atuais — ICMS, ISS, PIS e Cofins — por dois novos: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de competência estadual e municipal, e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de responsabilidade federal.

Essa mudança tem como meta reduzir distorções regionais na arrecadação e simplificar o sistema tributário. No entanto, para que a transição ocorra de forma adequada, as informações fiscais das empresas precisarão refletir com precisão o domicílio do consumidor e a localização de cada operação.

Revisão de informações

A partir de 2025, dados detalhados sobre a localização dos clientes — como endereço completo e código do município — deverão constar obrigatoriamente nos documentos fiscais eletrônicos. Essas informações passarão a ter validade jurídica e impacto direto na tributação e na distribuição de receitas entre os entes federativos.

Empresas estão, portanto, solicitando a atualização de endereços de clientes e parceiros comerciais. No entanto, essa atualização se limita a informações fiscais básicas. Dados pessoais, como número de documentos (RG, CPF, passaporte), data de nascimento ou informações sensíveis, não fazem parte das exigências da reforma.

A revisão cadastral não se restringe à base de clientes. As empresas também precisam revisar informações de fornecedores, produtos, serviços e unidades de operação.

No caso dos fornecedores, será necessário confirmar o regime tributário — como Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou regimes especiais — para garantir o aproveitamento correto de créditos e evitar erros na emissão de notas fiscais.

Para produtos e serviços, a atualização deve incluir a classificação fiscal (Nomenclatura Comum do Mercosul - NCM e Nomenclatura Brasileira de Serviços – NBS) e o vínculo com os novos códigos tributários, que definirão as alíquotas e indicarão a incidência do Imposto Seletivo, aplicado a itens que impactam a saúde ou o meio ambiente.

Em relação aos estabelecimentos, cada unidade — matriz, filial ou centro de distribuição — deverá estar identificada com o código do município (IBGE) e o novo CNPJ alfanumérico, que começa a ser implementado a partir do próximo ano.

Papel estratégico da contabilidade na transição

Para os profissionais da contabilidade, o processo de atualização cadastral representa uma oportunidade de fortalecer a atuação consultiva junto aos clientes. As mudanças exigem um olhar técnico sobre cruzamentos de dados, revisão de cadastros e verificação da coerência das informações fiscais inseridas nos sistemas.

Os contadores terão papel central na integração entre as áreas fiscal, tecnológica e operacional das empresas. Isso inclui orientar gestores sobre o novo formato das notas fiscais eletrônicas, as exigências do IBS e da CBS e as obrigações acessórias que surgirão com a migração para o modelo de tributação no destino.

Além disso, a contabilidade será essencial para identificar riscos de autuação, apoiar a revisão de regimes tributários e assegurar o correto aproveitamento dos créditos no novo ambiente fiscal. O domínio sobre as regras de transição e a gestão dos dados cadastrais poderá se tornar um diferencial competitivo no mercado contábil.

Integração entre áreas e riscos fiscais

Com a nova sistemática tributária, a atualização dos cadastros deixa de ser uma atividade apenas operacional e passa a ter caráter estratégico. As áreas de compras, fiscal e tecnologia da informação precisarão atuar de forma integrada, garantindo consistência dos dados desde a cotação até a emissão da nota fiscal.

Falhas ou inconsistências cadastrais podem gerar impactos diretos na tributação. Entre os principais riscos estão:

• Aplicação incorreta de alíquotas, caso o código do município esteja errado, resultando em cobranças indevidas do IBS;
• Autuações e penalidades por informações incompletas ou imprecisas nos documentos fiscais;
• Perda de créditos tributários, comprometendo o princípio da não cumulatividade e elevando o custo tributário das operações.

Adaptação obrigatória e próximos passos

Com a implementação gradual do novo sistema a partir de 2026, a atualização das bases de dados se tornou parte fundamental da preparação das empresas para a reforma tributária.

A adequação correta dos cadastros será determinante para garantir o cumprimento das novas obrigações fiscais, evitar penalidades e manter o equilíbrio financeiro nas operações comerciais dentro do novo modelo de tributação sobre o consumo.