A transmissão de dados pela internet está se tornando cada vez mais comum. Com a troca de informações importantes e sigilosas, o uso de ferramentas de validação de dados é já uma necessidade para garantir a autenticidade dos fatos. Nesse cenário, surgiu o certificado digital, uma importante tecnologia que tem se tornado fundamental para as empresas cumprirem suas obrigações legais. E o eSocial vem para reforçar essa necessidade, já que será obrigatório possuir o certificado.

Neste artigo, falaremos mais sobre esta ferramenta e suas aplicações. Acompanhe:

Certificado digital: o que é?

É uma tecnologia de identificação que permite que transações eletrônicas sejam feitas com garantia de autenticidade, confidencialidade e segurança. A certificação digital funciona com um recurso chamado assinatura digital, que utiliza de criptografia para validar as informações, comprovando a identidade de pessoas e empresas.

Tipos de certificados digitais

Existem diversos tipos, mas os mais comuns são:

A1: utilizado para assinar eletronicamente documentos e fazer transações. É um arquivo de identificação gerado e armazenado no próprio computador, o que facilita a sua utilização. Além disso, tem um custo baixo (em torno de R$ 170) com validade de 1 ano.

A3: com a mesma utilização do A1, mas com uma gama maior de aplicações, é o mais usado por escritórios contábeis visto que alguns SPEDs obrigam o seu uso. Sua maior vantagem é a segurança adicional, já que as informações ficam salvas num microchip ou num pendrive externo. Sua desvantagem é o valor (cerca de R$ 470) e a obrigatoriedade da compra de um leitor de cartão, caso não optem pelo pendrive.

Na prática

Os órgãos públicos são os maiores geradores de demanda de assinatura eletrônica, ou seja, do certificado digital. Com ele, é possível emitir notas fiscais sem a necessidade de login e senha, efetuar todas as declarações para a Receita Federal, entrar com pedidos na justiça e no DETRAN, fazer transações bancárias e até mesmo se inscrever no PROUNI, por exemplo.

O certificado digital do eSocial

Com a chegada do eSocial, torna-se obrigatório que empresas de todos os portes adquiram o seu certificado. Tanto o A1 quanto o A3 serão aceitos para as transmissões através do programa. Ou seja, se a empresa já utiliza o certificado digital A1 para emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e), continuará utilizando-o no eSocial. Assim como escritórios contábeis que já utilizam o padrão A3.

É importante frisar que o certificado digital é um documento único, emitido por diversas empresas privadas e que tem diversas utilidades, não sendo apenas o certificado do eSocial, mas sim um instrumento que pode facilitar a vida das empresas em outros aspectos.

Como adquirir o certificado

Escolha uma certificadora conveniada à Receita Federal, inicie a compra pela internet e conclua o processo indo até uma agência da certificadora para validar o produto. O processo somente será concluído com o atendimento presencial e com a entrega da documentação da empresa.

Em geral é necessário apresentar original e cópia do contrato social e cartão do CNPJ impresso um dia antes da visita. Esses documentos deverão ser levados somente pelo representante legal da empresa, que também deve estar munido de 2 documentos diferentes de identificação (RG e CNH, por exemplo), CPF, comprovante de endereço, foto 3x4 e documento que comprove os seus poderes de representação.

O eSocial marcará a história do país com a fiscalização mais estreita ao cumprimento das leis trabalhistas. A aquisição do certificado digital é apenas o primeiro passo no processo de adequação das empresas.