A ausência de pagamento ao fim do mês não isenta a empresa de prestar contas ao Fisco. O Departamento Pessoal precisa cadastrar todos os estagiários no eSocial, independentemente de haver ou não concessão de bolsa-auxílio. Ignorar o registro de estudantes não remunerados cria um passivo fiscal e trabalhista invisível que expõe a empresa a penalidades administrativas diretas.

A obrigação decorre da necessidade de formalizar a relação jurídica entre o estudante, a instituição de ensino e o tomador de serviços. A categoria do sistema abrange tanto quem recebe pagamento quanto quem realiza atividades obrigatórias não remuneradas.

Chave para a regularização

O procedimento de entrada utiliza o evento S-2300 sob o código de categoria 901. Especialistas advertem que essa prestação de informações não é facultativa. O envio correto garante o registro oficial do profissional sem vínculo empregatício e consolida os dados do Termo de Compromisso de Estágio (TCE), incluindo a apólice obrigatória de seguro contra acidentes pessoais.

A diferença prática no fluxo do DP para quem não recebe bolsa-auxílio surge na rotina mensal de pagamentos:

• Estágio Remunerado: Exige a transmissão inicial (S-2300), o envio mensal da folha e do pagamento (eventos S-1200 e S-1210) e a comunicação de encerramento (S-2399).
• Estágio Sem Bolsa: Dispensa os eventos mensais S-1200 e S-1210. Exige obrigatoriamente a transmissão de início (S-2300) e o encerramento do contrato (S-2399).

O fato de não haver movimentação financeira não apaga a existência do contrato. O eSocial exige a rastreabilidade completa do estudante na empresa do primeiro ao último dia de atividade.

Mantenha os prazos sob controle 

O prazo legal para enviar tanto o cadastro de entrada (S-2300) quanto o encerramento da jornada (S-2399) vence no dia 15 do mês seguinte ao fato gerador. Atrasar esses envios contamina a base de dados do governo e aciona alertas de desconformidade na fiscalização.

Checklist de blindagem do contrato de estágio

Para assegurar total validade jurídica e evitar a descaracterização do estágio — risco que pode transformar a relação em vínculo empregatício comum com cobrança de encargos retroativos —, o DP precisa validar cinco itens antes da emissão do evento no sistema:

1. Matrícula Ativa: Confirme a frequência escolar regular do estudante na instituição de ensino.
2. Termo de Compromisso (TCE): Valide as assinaturas do estudante, da empresa e da faculdade ou escola.
3. Seguro contra Acidentes Pessoais: Verifique o número da apólice e a vigência da cobertura.
4. Jornada de Trabalho: Adeque a carga horária aos limites da legislação para não sobrecarregar o estudante.
5. Supervisão Qualificada: Indique um supervisor interno com formação ou experiência prática comprovada na mesma área de atuação do estagiário.

Conclusão

A gestão do estágio exige acompanhamento contínuo do início ao fim da vigência do contrato. 

Revise o cadastro de todos os estudantes da sua empresa hoje mesmo, confirme o envio do evento S-2300 para os contratos vigentes sem bolsa e programe os alertas de encerramento para transmitir o evento S-2399 dentro do prazo legal.