O Fator R é um mecanismo do Simples Nacional que permite a redução da carga tributária das empresas. Criado para incentivar a continuidade das atividades empresariais, o benefício fiscal também atua como um estímulo para quem planeja empreender e ingressar no mercado. 

Todavia, nem sempre a aplicação do Fator R é a solução para redução de carga tributária da sua empresa, afinal, uma série de coisas precisam ser levadas em consideração no cenário de faturamento. 

Trata-se de um assunto que sempre gera muitas dúvidas  e merece bastante atenção por se tratar de uma ordenação de cálculo feita uma vez por mês para a empresa saber se será tributada no Anexo III ou V do Simples Nacional.

Esses anexos são os grupos dos negócios separados por cada área de atuação, por exemplo, indústrias, manutenção e comércio. Eles influenciam de forma direta na tributação que a sua empresa vai ter.

Vamos entender melhor sobre o assunto a seguir. Acompanhe!

Importância do Fator R

O fator R é muito usado na hora de controlar o financeiro, buscando opções capazes de melhorar os custos e encaixar as empresas no Simples Nacional. Isso quer dizer que quanto maior o valor gasto nos pagamentos, menor será a tributação.

Mas, para que esse pagamento seja menor, o resultado do cálculo do fator R deve ser maior que 0,28, ou seja, 28%.

O fator R veio para facilitar a vida do pequeno e médio prestador de serviços. Isso acontece porque, para o Simples Nacional, o cálculo do tributo a ser pago não leva em conta as despesas e nem o lucro dessas empresas — apenas o faturamento.

Ou seja, como a alíquota é aplicada diretamente sobre a receita bruta do negócio nos últimos 12 meses, até mesmo quem registrou prejuízo durante o período pode ter que pagar o imposto.

O pagamento de salários, encargos trabalhistas e retiradas via pró-labore são custos efetivos para a empresa — principalmente quando o negócio é de pequeno porte.

Logo, a medida beneficia empresas que destinam parte considerável de seu faturamento para pagar os colaboradores. A partir de determinado nível, o fator R permite que essas empresas sejam tributadas em alíquotas mais baixas e paguem menos impostos para a Receita.

Atividades que se enquadram no fator R do Simples Nacional

Exemplos das principais atividades exercidas pelas empresas que se encaixam nos anexos que pertencem ao fator R do Simples Nacional:

• Serviços de instalação e manutenção;
• Escritórios de contabilidade;
• Agências de pacotes de viagens;
• Empresas de limpeza e segurança;
• Escritórios de administração e advocacia;
• Setor da construção civil;
• Publicitários e Jornalistas;
• Empresas de engenharia;
• Auditores;
• Consultores nas áreas de medicina, odontologia, veterinária e fisioterapia;
• Imobiliárias;
• Academias;
• Laboratórios de análise;
• Desenvolvedores de sistemas e softwares

Fator R no novo Simples Nacional: como funciona?

Na versão atual do Simples Nacional, o funcionamento do Fator R está baseado em duas regras. A primeira regra determina que se o fator R estiver abaixo de 28%, as atividades do Anexo III (que tem alíquotas menores) serão tributadas pelo Anexo V (que tem alíquotas maiores). 

Já a segunda regra é o contrário: se o Fator R for superior a 28%, algumas atividades do Anexo V podem passar para o Anexo III.

• A atividade empresarial precisa estar enquadrada nos anexos III ou V, que são sujeitos ao fator R;
• se a relação percentual entre a folha de pagamentos e a receita bruta da empresa dos últimos 12 meses for superior a 28%, a tributação será feita pelas alíquotas do Anexo III;
• se a relação percentual entre a folha de pagamentos e a receita bruta da empresa dos últimos 12 meses for inferior a 28%, a tributação será feita pelas alíquotas do Anexo V.

Anexo III ou V do Simples Nacional?

Se a razão entre a folha de salários ou folha de pagamento (incluído o pró-labore) dos últimos 12 meses e a receita bruta da pessoa jurídica dos últimos 12 meses for igual ou superior a 28%, dependendo da atividade econômica, a empresa deixará de ser tributada no anexo V e passará a ser tributada no anexo III. 

O cálculo do Fator R para enquadramento nos anexos III ou V do Simples Nacional é bem simples. Para determinar o Fator R, devemos considerar os seguintes itens:

• O período de apuração para o cálculo, que leva em conta os últimos 12 meses;
• A folha de pagamentos do período de apuração, que soma as despesas com salários, encargos e pró labore dos últimos 12 meses;
• A receita bruta total do período de apuração, que soma todos os valores faturados pela empresa nos últimos 12 meses.

Fator R = Folha de pagamento/Receita bruta

Vamos dar um exemplo: uma empresa teve um gasto de R$ 10 mil por mês ao longo dos últimos 12 meses, somando um total de R$120 mil. Com relação à receita bruta, o faturamento da empresa foi de R$ 500 mil. O cálculo do fator R deve ser:

Fator R = 120.000 / 500.000 

Fator R = 0,24, que deve ser transformado em porcentagem

Fator R = 24%

Acompanhamento mensal

Apesar de vantajoso, o Fator R exige monitoramento constante. Como o cálculo considera a variação do faturamento e das despesas com pessoal mês a mês, a alíquota aplicável pode mudar ao longo do ano.

Se o faturamento de uma empresa aumentar bruscamente em determinado mês sem um ajuste correspondente na folha de pagamento, o Fator R pode cair para menos de $28\%$, empurrando a tributação de volta para a alíquota mais alta. 

Por isso, a recomendação é que os empresários façam simulações periódicas junto à contabilidade para manter a proporção ideal e evitar surpresas no pagamento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).