A inadimplência está entre os principais gargalos dentro das empresas de todos os setores. E nos escritórios contábeis não é diferente. Segundo uma pesquisa realizada pela Serasa Experian, o Brasil alcançou em 2022 o maior número de inadimplência desde 2016, com mais de 67,9 milhões de pessoas inadimplentes. 

O problema ocorre quando um cliente contrata serviços de contabilidade e por algum motivo não realiza os pagamentos previstos em contrato. Isso pode ocorrer devido a problemas financeiros do cliente, disputas sobre a qualidade dos serviços prestados ou até mesmo por negligência ou falta de comunicação.

O fato é que esse atraso ou falta de pagamento pode comprometer o lucro da empresa, trazendo prejuízos à saúde financeira do negócio a curto, médio e longo prazo.

Suspensão do serviço

Por isso, muitos contadores se vêem obrigados a suspender os serviços prestados. No entanto, os profissionais devem considerar as implicações legais e éticas envolvidas.

É crucial analisar os termos do contrato ou acordo de serviço para verificar se há cláusulas que abordem a falta de pagamento e suas consequências. 

Em vez de suspender os serviços imediatamente, os contadores podem buscar soluções alternativas para lidar com a falta de pagamento. Isso pode incluir a negociação de um plano de pagamento, a busca de assistência legal para recuperar os honorários devidos ou a busca de uma resolução por meio de mediação ou arbitragem.

O ideal é que o gestor construa táticas de negociação e elabore estratégias para minimizar os números da inadimplência. Confira seis métodos eficazes de cobrança.

Cobrança preventiva

A cobrança preventiva nada mais é do que utilizar a estratégia do relacionamento por meio de uma pré-cobrança para assegurar o pagamento nas datas acordadas. 

Nesse caso, é preciso enviar lembretes periódicos pouco antes da data de vencimento. Esses comunicados podem ser enviados por e-mails ou WhatsApp.

Essa abordagem é muito eficaz para os clientes desorganizados ou esquecidos. Enviar o código de barras do boleto ou o QR Code do PIX, também pode facilitar o recebimento. 

Ligações de cobrança

Nos casos em que o cliente já atrasou o pagamento, a ligação de cobrança pode ser uma alternativa. 

Esse tipo de técnica é mais incisiva, mas é uma forma de lembrar o cliente de sua obrigação financeira, propondo uma negociação eficaz.

Carta de cobrança

As cartas de cobrança são muito utilizadas pelo setor jurídico dos escritórios contábeis. Isso porque, registram uma tentativa amigável de negociação em caso de uma possível ação judicial. 

Esse tipo de cobrança é muito utilizada com perfis de clientes negligentes ou devedores recorrentes. 

O documento deve ser elaborado com uma comunicação amigável, deixando claro os valores explícitos da dívida, saldo de multas, juros e possíveis propostas de pagamento.

SMS de Cobrança 

Outro método utilizado é o envio de mensagens de texto no celular dos clientes inadimplentes (sms) com lembretes de pagamento.

Essa é uma forma simples, barata, automatizada e eficaz de comunicação unilateral, que permite o repasse de informações sobre a dívida em aberto e a comodidade do envio de código de barras e links clicáveis. 

A única regra para esse método de cobrança é respeitar o horário comercial de envio de SMS (das 8h às 18h). 

E-mail de cobrança

A cobrança via e-mail é um outro método sem custos, eficaz e que pode ser personalizado de acordo com o perfil do cliente.

O comunicado deve ser redigido com uma linguagem clara, gentil e amigável, informando de forma muito objetiva os dados do cliente e os valores do débito em aberto.

É interessante incluir uma data máxima para a quitação da dívida. Não se esqueça de informar no e-mail que caso o cliente já tenha efetuado o pagamento até a data de recebimento da mensagem, ele pode desconsiderar a cobrança. 

Cobrança via protesto

Segundo um levantamento realizado pelo Instituto de Estudo de Protestos e Título do Brasil, 60% dos títulos protestados são pagos em até 7 dias. 

Por isso, a cobrança via protesto é uma boa alternativa, mas deve ser utilizada em último caso,  pois pode impactar no relacionamento a longo prazo com o cliente.

Para realizar esse processo basta levar a dívida em aberto ao cartório, realizar os procedimentos e o devedor será notificado, com um prazo para a quitação. 

É importante ressaltar que a suspensão dos serviços ou a tomada de medidas legais deve ser considerada como último recurso, após todas as tentativas de comunicação e resolução amigável terem falhado.