As indenizações trabalhistas pagas pelas empresas podem gerar dúvidas na apuração dos tributos, principalmente sobre a possibilidade de dedução no cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). A legislação tributária estabelece regras diferentes conforme o regime de tributação adotado pela empresa e o momento em que a despesa é reconhecida. Para esclarecer esses pontos, especialistas destacam a importância de distinguir despesas dedutíveis, despesas indedutíveis e provisões trabalhistas.

Segundo orientação divulgada pelo Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRCSP), a dedutibilidade das despesas deve observar a legislação do Imposto de Renda e os princípios contábeis aplicáveis, especialmente para empresas tributadas pelo Lucro Real.

O que são despesas dedutíveis?

São consideradas despesas dedutíveis aquelas necessárias à atividade da empresa, usuais no exercício do negócio e devidamente comprovadas. Quando atendem aos requisitos da legislação, essas despesas podem reduzir a base de cálculo do IRPJ e da CSLL no regime do Lucro Real.

Entre os exemplos mais comuns estão salários, férias, 13º salário, encargos sociais, FGTS, contribuições previdenciárias e indenizações trabalhistas efetivamente pagas em decorrência de decisões judiciais ou acordos regularmente formalizados.

E o que são despesas indedutíveis?

Já as despesas indedutíveis são aquelas que, embora possam ser registradas contabilmente, não podem ser utilizadas para reduzir a base de cálculo dos tributos federais.

A legislação impede, por exemplo, a dedução de gastos que não estejam relacionados à atividade empresarial, despesas sem documentação hábil ou que tenham restrição expressa na legislação tributária.

Como funciona para empresas do Lucro Real

Nas empresas tributadas pelo Lucro Real, as indenizações trabalhistas normalmente podem ser deduzidas desde que sejam efetivamente devidas, estejam devidamente comprovadas e observem as regras previstas na legislação fiscal.

Um ponto importante é o tratamento das provisões para ações trabalhistas. Pela contabilidade, essas provisões devem ser reconhecidas quando houver probabilidade de perda e for possível estimar o valor da obrigação, conforme as normas contábeis.

Contudo, para fins tributários, a regra é diferente: a provisão, por si só, não gera direito à dedução. Em regra, a despesa somente produz efeitos fiscais quando ocorre o pagamento ou quando atendidos os requisitos previstos na legislação do IRPJ e da CSLL. Essa diferença exige controles entre a contabilidade societária e a apuração fiscal da empresa.

Lucro Presumido e Simples Nacional

Para empresas optantes pelo Lucro Presumido e pelo Simples Nacional, a lógica é diferente.

Como esses regimes não apuram o IRPJ com base no lucro contábil, as despesas operacionais, inclusive, indenizações trabalhistas não reduzem diretamente a base de cálculo dos tributos. Ou seja, embora devam ser registradas contabilmente e representem um custo para a empresa, elas não geram benefício fiscal semelhante ao observado no Lucro Real.

Ainda assim, o correto reconhecimento contábil continua sendo obrigatório para demonstrar a situação patrimonial da empresa e atender às exigências legais.

Atenção ao tratamento contábil

Especialistas recomendam que empresas mantenham documentação completa de acordos trabalhistas, decisões judiciais e comprovantes de pagamento, além de realizar o registro contábil adequado das provisões e liquidações.

Para escritórios de contabilidade, o acompanhamento dessas diferenças entre as normas contábeis e a legislação tributária é fundamental para evitar inconsistências na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), autuações e glosas pela Receita Federal.