Empresas que recebem Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e) podem conferir se houve retenção do Imposto Sobre Serviços (ISS) diretamente no documento fiscal. No padrão nacional, a consulta pode ser feita pelo Portal de Serviços do Contribuinte, na área de notas recebidas, onde é possível visualizar as notas emitidas para a empresa.

A informação é importante porque, quando o ISS é retido na fonte, o tomador do serviço pode ser o responsável pelo recolhimento do imposto ao município, conforme a legislação aplicável. Por isso, a empresa deve verificar os dados da nota antes de registrar a operação e realizar o pagamento ao prestador. 

Onde consultar as notas recebidas na NFS-e nacional?

A consulta pode ser feita pelo Portal Nacional da NFS-e. Para localizar os documentos emitidos contra a empresa, o contribuinte deve:

• Acessar o portal oficial em nfse.gov.br/emissornacional.
• Entrar na área do contribuinte.
• Fazer login utilizando o Certificado Digital (A1 ou A3) ou a conta Gov.br (com nível de confiabilidade Prata ou Ouro).
• Selecionar a aba ou opção de notas recebidas.
• Filtrar e localizar o documento desejado na listagem.
• Visualizar, baixar o XML ou gerar o DANFSe (Documento Auxiliar da NFS-e)

O sistema permite consultar notas emitidas por outros usuários nas quais a empresa aparece como tomadora ou intermediária do serviço. Também é possível utilizar os filtros de pesquisa para localizar documentos. 

Como identificar se o ISS foi retido?

Depois de abrir a nota, a empresa deve conferir os campos relacionados ao ISSQN. O documento apresenta a informação sobre a retenção do imposto e identifica se o recolhimento ficará a cargo do tomador ou do intermediário.

No preenchimento da NFS-e nacional, o sistema utiliza a indicação sobre a existência de retenção do ISSQN. Quando a opção é marcada como “Sim”, é necessário informar quem será responsável pela retenção: o tomador ou o intermediário do serviço.

O documento também apresenta o valor do ISSQN retido, quando aplicável. Essa informação deve ser conferida junto com o valor líquido da nota, já que a retenção pode reduzir o montante a pagar ao prestador.

Quem deve recolher o ISS retido?

Quando a nota indica retenção pelo tomador, a responsabilidade pelo recolhimento do imposto é atribuída a quem contratou o serviço, conforme as regras tributárias aplicáveis à operação.

Nesse caso, o tomador deve observar as obrigações previstas na legislação do município competente, inclusive os procedimentos para declarar o serviço tomado e emitir a guia de recolhimento.

A retenção, porém, não deve ser aplicada automaticamente a toda contratação de serviço. A responsabilidade tributária depende das regras municipais e das hipóteses previstas na legislação do ISS.

Onde emitir a guia do ISS retido?

A consulta da nota no Portal Nacional permite verificar os dados da operação, mas a emissão da guia e a apuração do ISS retido podem depender do sistema disponibilizado pela prefeitura.

Por isso, a empresa deve consultar as orientações do município responsável pelo recolhimento. Algumas administrações municipais oferecem ambientes próprios para declaração de serviços tomados, consulta de notas e geração de guias do imposto retido.

A Receita Federal também orienta que dúvidas sobre a NFS-e sejam encaminhadas à prefeitura responsável, que poderá solicitar apoio técnico ao órgão federal quando necessário. 

O que a empresa deve conferir antes de pagar a nota?

Além de verificar se houve retenção, o setor fiscal ou contábil deve conferir:

• Se o CNPJ e os dados do prestador e do tomador estão corretos;
• Se o serviço descrito corresponde ao que foi contratado;
• Se há indicação de retenção do ISSQN;
• Quem aparece como responsável pelo recolhimento;
• Qual é o valor retido e o valor líquido a pagar;
• Se a operação está de acordo com a legislação do município competente.

A conferência ajuda a evitar pagamentos incorretos ao prestador e falhas no recolhimento do imposto. Caso haja divergência entre a nota e as condições da contratação, a empresa deve buscar esclarecimento com o prestador e verificar as regras municipais antes de realizar o procedimento fiscal.