A partir de julho, as empresas brasileiras terão um novo marco para se preparar para as profundas mudanças da Reforma Tributária do Consumo. É que, em menos de um mês, será possível iniciar os testes da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) com o novo layout. Este novo formato vai permitir a inclusão dos campos referentes aos impostos que substituirão PIS, COFINS, ICMS e ISS: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto Seletivo (IS).

Essa fase de testes é crucial para que as empresas possam se adaptar e evitar surpresas quando as novas regras se tornarem obrigatórias, em janeiro de 2026.

O Cronograma da Adaptação: Fique por Dentro das Datas Chave

O governo federal definiu um cronograma claro para essa transição:

• 1º de Julho de 2025: Início das validações em ambiente de homologação. Este é o momento para sua empresa testar seus sistemas, identificar e corrigir possíveis falhas sem impacto na operação real.
• 1º de Outubro de 2025: Liberação da emissão em ambiente de produção. A partir daqui, já será possível emitir notas com os novos campos em situações reais, embora ainda não seja obrigatório.
• 1º de Janeiro de 2026: Uso obrigatório das novas regras e do novo layout da NF-e/NFC-e. A partir desta data, as notas fiscais que não estiverem em conformidade poderão ser rejeitadas.

As Mudanças Trazidas Pela Reforma Tributária e a Nota Técnica 2025.002

A Reforma Tributária do Consumo, aprovada em 2023, prevê a substituição de cinco tributos atuais por três, a partir de 2026. O ICMS (estadual) e o ISS (municipal) darão lugar ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços). Já o PIS e a COFINS (federais) serão unificados na CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços). Além disso, teremos a criação do IS (Imposto Seletivo), que incidirá sobre produtos considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente, como cigarros e bebidas alcoólicas.

Para viabilizar essa transição, a Receita Federal publicou em abril a Nota Técnica 2025.002. Este documento é a peça-chave que define os campos obrigatórios para informar IBS, CBS e IS nos documentos fiscais eletrônicos. Esses novos campos passarão a integrar tanto a NF-e (usada, por exemplo, nas vendas entre empresas) quanto a NFC-e (emitida no varejo para o consumidor final).

O Impacto no Dia a Dia das Empresas: Supermercados como Exemplo

“O novo leiaute da nota fiscal representa o ponto de partida da reforma no dia a dia das empresas. Ela antecipa o modelo tributário que ainda levará alguns anos para ser plenamente implantado, mas que já começa a se materializar por meio da documentação fiscal”, explica Cristopher Padilla, analista técnico da área fiscal da Econet Editora.

Para entender a mudança, imagine um supermercado. Quando um cliente passa os produtos no caixa, uma nota fiscal é emitida. Por trás desse processo, há sistemas complexos que precisam ser atualizados para incorporar os novos campos exigidos pela Reforma Tributária. Isso vale para softwares usados por supermercados, farmácias, postos de combustíveis, lojas, outros comércios e, de fato, qualquer empresa que emite documentos fiscais. Esses sistemas devem estar adaptados a partir de julho para os testes.

Empreendimentos que utilizam esses sistemas precisam verificar a conformidade com as novas exigências e treinar suas equipes até 30 de setembro. “A partir desse momento, os novos campos estarão em vigor. Mesmo que ainda não sejam obrigatórios, estarão disponíveis para uso”, detalha Padilla.

A obrigatoriedade entra em vigor em 1º de janeiro de 2026, com a exigência de alíquotas mínimas, como o IBS estadual de 0,1%. Fique atento: notas fora do padrão poderão ser rejeitadas.

Validações Automáticas: Menos Erros, Mais Controle

Além dos novos campos para as alíquotas, a Nota Técnica 2025.002 introduz a implementação de validações automáticas nos sistemas emissores de nota fiscal. Isso significa que os sistemas conectados às Secretarias de Fazenda (Sefaz) irão impedir a emissão de documentos fiscais com informações inconsistentes, retornando automaticamente uma rejeição ao contribuinte.

Cristopher Padilla esclarece que as validações funcionam como “travas programadas” para garantir a consistência dos dados. “Esses mecanismos transferem ao sistema uma etapa que antigamente dependia de auditoria posterior, exigindo agora maior atenção na configuração dos programas e no preenchimento das notas pelos contribuintes”, complementa.

Exemplo: Se sua empresa declarar um valor total de IBS que não corresponde à soma das parcelas estadual e municipal, a nota será recusada. O sistema retornará a rejeição de código 1085.

[Fique Ligado: Com a ampliação do número de regras, os códigos de rejeição também mudaram, passando de três para quatro dígitos, para acomodar as novas exigências da Reforma Tributária.]

Facilitando a Correção de Débitos e Créditos

Com a chegada dos novos tributos, a emissão de documentos fiscais passará a incorporar ajustes tributários por meio de notas que terão duas novas finalidades: crédito e débito, específicas para IBS e CBS. O objetivo é permitir que, em situações que exijam correções de valores previstas na legislação, o contribuinte consiga anular um débito ou um crédito registrado de forma mais ágil.

“Esse novo modelo confere mais flexibilidade e racionalidade à documentação fiscal, ao permitir que o contribuinte corrija operações sem depender de autorizações específicas, burocracias administrativas ou legislações estaduais diversas”, avalia o analista da Econet Editora.

Incentive-se Legalmente: Campo para Base Legal de Incentivos Fiscais

Um dos desafios atuais no preenchimento de notas fiscais é a falta de um padrão para informar a base legal que justifica isenções, imunidades ou tratamentos tributários diferenciados. A boa notícia é que a Nota Técnica 2025.002 introduziu um campo específico para indicar os códigos vinculados diretamente às normas legais correspondentes – conforme previsto na tabela nacional de classificação tributária do Informe Técnico 2024.001.

Essa sistemática já é adotada em alguns estados (como Paraná e Rio Grande do Sul, com o Código de Benefício Fiscal – cBenef para o ICMS). Agora, com a padronização em nível nacional, esse controle será sistêmico para todos os tributos, inclusive os novos da reforma. “Se o sistema passa a validar o enquadramento no momento da emissão, o próprio contribuinte já corrige antes de enviar a nota. Isso reduz erros e melhora o controle fiscal”, finaliza Padilla.

Resumo: Pontos Centrais da Adaptação à Reforma Tributária na NF-e

• Início dos Testes: A partir de julho de 2025, empresas podem testar a emissão de NF-e e NFC-e com o novo layout da Reforma Tributária em ambiente de homologação.
• Novos Impostos: Os tributos substituídos (PIS, COFINS, ICMS, ISS) darão lugar ao IBS, CBS e IS, com campos específicos na nota fiscal.
• Cronograma: Testes em homologação (julho/2025), produção (outubro/2025) e uso obrigatório (janeiro/2026).
• Validações Automáticas: Sistemas de emissão terão travas programadas para rejeitar notas com dados incoerentes, exigindo maior atenção no preenchimento.
• Flexibilidade na Correção: Novas finalidades de nota (crédito e débito para IBS/CBS) permitirão ajustes mais fáceis de valores.
• Padronização de Incentivos: Novo campo para base legal de incentivos fiscais trará mais clareza e controle sistêmico.