Ter o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) declarado inapto pode comprometer a operação de uma empresa. A situação impede a emissão de documentos fiscais eletrônicos e restringe operações bancárias, como movimentação de contas, aplicações financeiras e contratação de empréstimos. Também pode dificultar a participação em licitações e o acesso a benefícios públicos.

Segundo a Receita Federal, a inaptidão pode ocorrer quando a empresa deixa de cumprir obrigações acessórias, como a entrega de declarações e escriturações obrigatórias, por pelo menos 90 dias após o prazo de entrega. A situação também pode decorrer de outras irregularidades previstas na legislação, como inconsistências relacionadas à existência ou à atividade da empresa.

O CNPJ inapto não significa que a empresa foi formalmente encerrada. No entanto, enquanto a situação persistir, o negócio fica sujeito a restrições que podem afetar as atividades comerciais, financeiras e tributárias.

O que uma empresa com CNPJ inapto não pode fazer?

A Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022 estabelece uma série de consequências para empresas com inscrição declarada inapta. Entre as principais restrições estão:

• Emitir notas fiscais eletrônicas: A empresa fica impedida de emitir documentos fiscais eletrônicos caso a situação cadastral do seu CNPJ seja alterada para suspensa ou inapta devido à omissão de declarações. Contudo, a legislação veda o bloqueio de notas fiscais motivado exclusivamente por inadimplência tributária, para não inviabilizar o exercício da atividade econômica.
• Obter crédito com recursos públicos: A norma prevê o impedimento para a contratação de operações de crédito, financiamentos e empréstimos junto a instituições bancárias públicas ou que utilizem fundos públicos (como linhas de crédito federais). Essa restrição não se aplica à movimentação de contas correntes ou à realização de aplicações financeiras próprias da empresa.
• Participar de concorrências públicas: A empresa fica proibida de participar de licitações e concorrências públicas, uma vez que não conseguirá emitir as certidões negativas exigidas pelos editais.
• Firmar contratos com recursos públicos: Ficam vedados convênios, acordos, ajustes e contratos que envolvam o desembolso de recursos públicos, conforme as condições previstas na legislação vigente.
• Acessar incentivos fiscais e financeiros: A empresa fica impedida de obter ou renovar benefícios, isenções ou incentivos fiscais e financeiros concedidos pela Administração Pública.
• Inclusão no Cadin: O descumprimento das obrigações resulta na inclusão definitiva da empresa no Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal (Cadin), gerando restrições automáticas em todos os órgãos e entidades da Administração Pública.

Notas fiscais podem gerar problemas para clientes

A inaptidão também pode afetar empresas que compram produtos ou contratam serviços do negócio irregular.

De acordo com a Receita Federal, documentos fiscais emitidos por uma empresa com CNPJ declarado inapto são considerados inidôneos para fins tributários, conforme as regras aplicáveis. Isso significa que terceiros não podem utilizar os valores desses documentos para determinadas deduções de custos e despesas, nem para aproveitar créditos tributários previstos na legislação.

Por isso, verificar a situação cadastral de fornecedores é uma medida importante para reduzir riscos fiscais e evitar problemas na escrituração das operações comerciais.

Por que o CNPJ pode ficar inapto?

A omissão na entrega de declarações e escriturações fiscais é uma das causas previstas na legislação. A Receita Federal informa que a inscrição pode ser declarada inapta quando a empresa deixa de cumprir obrigações acessórias por, no mínimo, 90 dias após o vencimento do prazo.

Também há outras hipóteses legais, como irregularidades em operações de comércio exterior, inexistência de fato da entidade e participação em determinadas operações fraudulentas.

A empresa deve consultar o motivo específico da inaptidão antes de iniciar a regularização, pois as providências necessárias variam conforme a irregularidade identificada.

Como regularizar um CNPJ inapto?

A regularização depende da causa da inaptidão. Nos casos relacionados à omissão de declarações e escriturações, a Receita Federal orienta que a empresa entregue todas as obrigações pendentes, inclusive as que venceram após a publicação do ato declaratório.

O procedimento pode ser feito pelos canais digitais do órgão. O responsável deve:

• Acessar o portal e-CAC e consultar a situação fiscal da empresa;
• Identificar as declarações, escriturações ou informações cadastrais pendentes;
• Entregar as obrigações omitidas ou corrigir os dados necessários;
• Acompanhar o processamento e consultar novamente a situação cadastral do CNPJ.

Se a irregularidade estiver relacionada a dados cadastrais, pode ser necessário transmitir o Documento Básico de Entrada (DBE) para corrigir as informações.

Segundo a Receita Federal, a regularização decorrente da omissão é processada após a entrega de todas as declarações e escriturações exigidas, desde que não permaneçam outras pendências. A situação pode ser consultada no serviço de comprovante de inscrição e situação cadastral.

O CNPJ inapto pode ser baixado?

Sim. A Receita Federal prevê a possibilidade de baixa de ofício do CNPJ de uma empresa declarada inapta que não regularize a situação no prazo de 180 dias após a declaração de inaptidão.

A baixa cadastral, porém, não deve ser confundida com a regularização das pendências fiscais nem significa que eventuais débitos deixem de existir. A cobrança dos créditos tributários pode prosseguir, observadas as regras legais de responsabilização.

Por isso, ao identificar a inaptidão, a empresa deve verificar a origem do problema e adotar as medidas necessárias para regularizar o cadastro, evitando que as restrições comprometam ainda mais suas atividades.