Em uma empresa, a falta de controle efetivo dos documentos fiscais pode levar a prejuízos anuais bilionários.

Companhias de grande porte deixaram de recuperar R$ 289 bilhões em impostos pagos indevidamente nos últimos cinco anos e a perda de documentos XML’s.

Além disso, se considerar as multas aplicadas pelo fisco, o impacto no caixa é ainda maior.

“Ao perder tais documentos, a empresa fica exposta às autuações e poderá pagar multas que podem ultrapassar mil reais por documento perdido. Com o avanço da Reforma Tributária, o temor pelas multas e o senso de oportunidade por uma possível recuperação de tributos pagos indevidamente se somaram, provocando um forte impulso na corrida em busca das notas perdidas”, afirma o CEO da Revizia, Vitor Santos.

Anualmente, segundo levantamento da Revizia, empresas com faturamento acima de R$ 300 milhões, deixaram de recuperar, em média, R$ 17,36 milhões em impostos pagos indevidamente. 

“São recursos que poderiam fortalecer o caixa destas empresas ou serem utilizados para investimentos, mas que são destinados equivocadamente ao pagamento de tributos por falta de organização da documentação eletrônica”, observa o CEO.

DIante disso, confira como que fica o ranking dos cinco tipos de documentos XML’s mais comuns de extravio:

1. Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e-Sat);

2. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);

3. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);

4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe);

5. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

De acordo com Santos, a recuperação dos arquivos XML acontece, de maneira geral, por meio de um software ou um sistema específico. 

Ainda segundo ele, as secretarias estaduais da Fazenda (Sefaz) tem serviços para consulta das notas fiscais eletrônicas com a possibilidade de baixar nota por nota manualmente.

“Ao optar por fazer o serviço por métodos como estes, as empresas podem conseguir encontrar cerca de 20 notas a cada cinco minutos, o que é uma quantidade bastante reduzida diante do volume de possibilidades existente e das necessidades”, afirma o executivo.

Apesar dessas questões, a urgência dos gestores frente a lentidão dos sistemas, levam ao aumento da demanda por soluções tecnológicas, ainda mais que perto da aprovação da reforma tributária.