Aqueles que se registram como Microempreendedores Individuais (MEIs) encontram diversas facilidades desde o momento da abertura do cadastro, como na manutenção do registro e também na forma de pagamento mensal dos seus tributos.

O MEI é uma das classes mais importantes do país, com mais de 15 milhões de inscritos na categoria, mas mesmo sendo simplificada, existem obrigações a serem cumpridas pelo empreendedor que nem sempre são atendidas – um exemplo disso é que quase metade dos MEIs enfrentarão multas por atraso na declaração anual deste ano.

Outra obrigação consideravelmente negligenciada pelos MEIs é a emissão de notas fiscais. Embora se trate de um processo obrigatório em muitas situações, a emissão de notas fiscais em vendas ou prestação de serviços é um hábito incomum para grande parte dos microempreendedores individuais brasileiros. 

Dados revelados pela plataforma de gestão MaisMei mostram que 35,83% dos gestores enquadrados como MEI nunca emitiram o documento, enquanto outros 27,53% afirmam que realizam este processo apenas quando solicitado pelo cliente. O levantamento faz parte de uma pesquisa feita pela MaisMei, que ouviu 5.640 empreendedores cadastrados na plataforma, para entender o perfil médio do MEI no Brasil.

“Uma das principais funções do regime de tributação do MEI é justamente a possibilidade de o microempreendedor individual emitir as notas fiscais para evitar problemas com o Fisco, resguardando a legalidade de suas atividades. Percebemos, porém, que há uma lacuna entre as obrigações legais/fiscais e a realidade operacional de grande parte desses empreendedores, o que é preocupante pois, dependendo do caso, negligenciar esse processo pode resultar até mesmo na perda do CNPJ”, explica a head de Contabilidade da MaisMei, Kályta Caetano.

Ainda segundo a pesquisa, 8,41% afirmam que abriram o CNPJ com o objetivo principal de emitir notas fiscais. De acordo com o Governo Federal, o MEI é dispensado de emitir o documento para consumidor pessoa física, salvo quando for solicitado, em atendimento ao Código de Defesa do Consumidor. Se o destinatário da mercadoria ou serviço for outra empresa, a emissão de NF é obrigatória, podendo ser realizada pelo responsável pelo MEI ou pelo destinatário. 

Consequências do MEI não emitir NF

Além de garantir uma relação de maior confiança com os clientes, a emissão de notas fiscais facilita o cumprimento de obrigações como a Declaração Anual do MEI (DASN-SIMEI) que comprova, por exemplo, que a empresa se manteve dentro do limite de faturamento – atualmente fixado em R$ 81 mil por ano.

Outras consequências, segundo Kályta Caetano, são os problemas fiscais. A não emissão de notas fiscais pode levar a problemas com a Receita Federal, incluindo a não comprovação de receitas declaradas.

Isso pode resultar em sanções fiscais e complicações na regularização da situação fiscal do MEI, principalmente para o microempreendedor que realiza transações via PIX. Desde janeiro de 2023, as movimentações via PIX passaram a ser monitoradas pelo Fisco, com base neste Convênio ICMS Nº 166/2022, publicado pelo Despacho Confaz 62/2022. 

Com isso, os bancos e instituições financeiras deverão informar, através da DIMP, todas as movimentações financeiras, incluindo o PIX. A norma determina também a retroatividade do envio dos dados desde o início da vigência dessa forma de pagamento, que foi em 2020.

Outra dificuldade que vale ser pontuada é na obtenção de crédito. A emissão de notas fiscais é uma forma de comprovar a renda do MEI. Sem elas, pode ser mais difícil conseguir empréstimos ou financiamentos, já que os bancos e instituições financeiras exigem essa comprovação para avaliar o crédito.

Outro ponto são as possíveis complicações contratuais. Empresas que contratam serviços ou compram produtos de um MEI exigem a nota fiscal para fins de dedução fiscal e controle contábil. Sem a emissão das notas fiscais, o MEI pode perder contratos ou clientes empresariais.

Por último, mas não menos importante, também podem haver problemas com fiscalizações. Em uma fiscalização, a ausência de notas fiscais pode ser interpretada como uma tentativa de sonegação de impostos, o que pode levar a investigações mais detalhadas e multas significativas.

Kályta Caetano ressalta que os motivos que levam o microempreendedor a não emitir notas podem ser diversos e, não necessariamente, se trata de uma conduta de má-fé.

"A falta de conhecimento sobre como e quando emitir notas fiscais ou a percepção de que o processo é complexo ou desnecessário são motivos bastante citados. Há ainda a possibilidade de que esses MEIs atuem em setores menos formalizados, onde a emissão de nota fiscal não é uma prática comum ou exigida pelos clientes”, afirma a especialista em contabilidade. 

Atualmente, o Governo Federal possui um sistema integrado e prático para emissão de notas fiscais, através do Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou pelo aplicativo NFS-e Mobile. Primeiramente, é necessário cadastrar o CNPJ MEI na plataforma.