Se uma empresa do Simples Nacional tributou uma venda no PGDAS-D e a nota fiscal foi validamente cancelada em um mês posterior, o valor deve ser deduzido no período de apuração em que a receita foi tributada. Se a declaração desse período já foi transmitida, a empresa deve retificá-la, em vez de lançar o cancelamento como abatimento na apuração do mês seguinte. A regra está no art. 18 da Resolução CGSN nº 140/2018. 

Como fazer o ajuste no PGDAS-D

Imagine que uma empresa tenha incluído uma venda de R$ 2 mil na apuração de outubro e que o documento fiscal tenha sido validamente cancelado em novembro. Se o PGDAS-D de outubro já foi transmitido, a empresa deve corrigir a apuração de outubro, retirando os R$ 2 mil da receita em que a venda havia sido informada. O valor não deve ser descontado do faturamento de novembro. 

Para empresas que apuram pelo regime de caixa, a dedução fica limitada ao valor efetivamente recebido. Por isso, antes de retificar, é preciso verificar quanto da venda entrou na apuração e em qual período. Se houver emissão de uma nova nota em substituição à cancelada, a resolução determina que o valor correspondente seja oferecido à tributação no período da operação ou prestação original. 

Devolução de mercadoria segue outra regra

Quando a venda ocorreu e a mercadoria foi devolvida em um período posterior, aplica-se o art. 17 da resolução. Nesse caso, o valor é deduzido da receita bruta no mês da devolução, observada a segregação da receita. Se o valor a deduzir superar a receita desse mês, o saldo pode ser deduzido nos períodos seguintes. No regime de caixa, a dedução fica limitada ao valor efetivamente devolvido ao comprador. 

Antes de mexer no PGDAS-D, a equipe fiscal deve conferir qual evento foi documentado. No cancelamento válido da nota, a referência é o período em que a receita foi tributada. Na devolução, é o período em que a mercadoria retornou. A retificação do PGDAS-D corrige a apuração e não substitui o procedimento fiscal de cancelamento ou devolução.