A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é um documento exigido anualmente das empresas optantes pelo regime do Simples Nacional. Essa obrigação acessória tem como finalidade relatar a situação econômica e fiscal da empresa referente ao ano-calendário anterior, sendo, portanto, uma exigência para 2025 com base nas atividades desenvolvidas em 2024.

Apesar de não estar relacionada ao cálculo de tributos e contribuições, a DEFIS deve ser entregue corretamente para evitar penalidades. O documento exige informações detalhadas sobre a empresa, incluindo:

• Razão social;
• CNPJ;
• Inscrição estadual;
• Atividade econômica;
• Data de início e encerramento (se aplicável);
• Situação cadastral junto à Receita Federal;
• Endereços da matriz e filiais;
• Identificação e participação societária dos administradores;
• Quantidade de funcionários no início e final de 2024;
• Folha de pagamento;
• Impostos e contribuições pagos;
• Investimentos e doações eleitorais;
• Aquisição de bens;
• Ganhos de capital;
• Receita oriunda de exportações;
• Ganhos com operações de renda variável.

Prazos para a entrega da DEFIS 2025

O prazo limite para a transmissão da DEFIS referente ao exercício de 2024 é 31 de março de 2025, uma segunda-feira. Empresas devem se antecipar, garantindo a correta compilação dos dados para evitar inconsistências ou atrasos no envio.

Quem deve declarar a DEFIS?

Todas as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a entregar a DEFIS, independentemente do faturamento no período. Estão incluídas:

• Microempresas (ME);
• Empresas de Pequeno Porte (EPP);
• Empresas inativas no ano de 2024;
• Organizações sem movimentação financeira em 2024.

Importante destacar que Microempreendedores Individuais (MEI) estão dispensados dessa obrigação, devendo cumprir com a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI).

Penalidades para o atraso na entrega da DEFIS

O descumprimento do prazo pode resultar em penalidades significativas. Entre as consequências estão:

• Exclusão do Simples Nacional;
• Impedimento para recolhimento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS);
• Irregularidade cadastral junto à Receita Federal;
• Inscrição na Dívida Ativa da União;
• Multa de 2% ao mês-calendário, limitada a 20% do valor total dos tributos apurados no ano.

A exclusão do Simples Nacional acarreta aumento da carga tributária e pode gerar dificuldades para obtenção de créditos e financiamentos.

Passo a passo para a entrega da DEFIS

1. Acesse o Portal do Simples Nacional;
2. Utilize o código de acesso ou certificado digital;
3. Navegue até "Declarações e Demonstrativos";
4. Selecione "DEFIS" e clique em "Preencher Declaração";
5. Insira as informações exigidas com base nos registros contábeis da empresa;
6. Revise os dados inseridos para evitar erros;
7. Envie a declaração e guarde o comprovante de entrega.

O preenchimento incorreto pode levar a inconsistências e exigências de retificação, tornando o processo mais complexo.

Melhores práticas para cumprir a obrigação fiscal

Garantir conformidade tributária requer planejamento e organização. Algumas boas práticas incluem:

• Manutenção de registros financeiros atualizados: um sistema contábil eficiente facilita a compilação de dados exigidos pela DEFIS;
• Acompanhamento de prazos: definir lembretes para evitar atrasos e eventuais penalizações;
• Revisão antes do envio: conferir todas as informações e validar a documentação com um contador;
• Uso de softwares de gestão contábil: plataformas especializadas otimizam o preenchimento da declaração e reduzem erros operacionais.

A entrega correta da DEFIS é essencial para evitar sanções e garantir a regularidade fiscal da empresa. Empresas do Simples Nacional devem priorizar a correta compilação das informações e buscar suporte contábil para minimizar riscos e manter a conformidade com as obrigações tributárias.