A Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda é uma das tarefas mais complexas na relação entre clientes e contabilistas. Em função tanto do volume de dados quanto da relevância das informações, é fundamental ter uma organização impecável e atenção redobrada no preenchimento de formulários.

Para não passar sufoco e acumular uma quantidade elevada de declarações a serem transmitidas em cima da hora, comece desde já a indicar aos clientes atitudes que já devem começar a ser tomadas para ter em mãos todos os dados exigidos pelo Fisco.

Demonstre os riscos de uma declaração mal elaborada

Equívocos simples no preenchimento ou até mesmo pequenas omissões podem acarretar penalidades como multa e juros. A Receita Federal tem investido fortemente em sistemas de obtenção de dados para conter sonegações e supressões. Por meio de ferramentas de cruzamento entre as informações apresentada pelo contribuinte titular e os diversos prestadores de serviços, o Fisco consegue detectar incoerências de forma fácil e eficaz. Casos envolvendo omissões com gastos com cartões de crédito ou compra e venda de imóveis são descobertos com base em documentos enviados por cartórios e operadoras de cartão que comprovam as transações realizadas.

Sugira que os clientes já solicitem seus informes de rendimentos

Os informes de rendimentos são a base de qualquer declaração de renda, na medida em que comprovam todos os ganhos recebidos pelos contribuintes. A maioria dos "pagadores" já tem o hábito de enviar tais informações anualmente, normalmente em meados de fevereiro. Porém, há casos nos quais é necessário solicitar o envio.

A empresa para a qual o profissional trabalha ou prestou serviço, ainda que por um período curto de tempo ao longo do ano, é obrigada a enviar o informe com todos os rendimentos tributáveis, isentos, retidos na fonte e o desconto do INSS. Os bancos nos quais o contribuinte também é correntista também devem informar valores depositados em conta corrente e conta poupança, títulos de capitalização, além de rendimentos da caderneta e outras aplicações financeiras. Outros informes de rendimentos também devem ser solicitados junto ao INSS e entidades de previdência privada, por exemplo.

Indique que os clientes separem os documentos em uma única pasta

O volume de documentos que seu cliente deverá te fornecer para preencher a declaração é enorme. Por isso, peça que cada um deles organize todos os informes e recibos em uma pasta única, mas separados por tipo e finalidade. É preciso coletar comprovantes de compra e venda e contratos de financiamento para aquisição de veículos ou bem imóvel, bem como declarar todas as contas bancárias.

É fundamental que o cliente forneça ao contabilista todos os documentos hábeis para comprovar as despesas dedutíveis. Gastos com educação, saúde e pensão devem ser atestados por meio de recibos e notas. Caso a declaração caia na malha fina, será exigido que o contribuinte apresente tais documentos junto à Secretaria da Receita Federal.

Para organizar melhor esta quantidade de documentos, considere investir em um sistema de armazenamento que possa ordenar melhor as informações de cada cliente.

Destaque as vantagens em entregar a declaração antes do prazo

Nos últimos dias do prazo os computadores da Receita Federal ficam bastante sobrecarregados e podem comprometer a transmissão dos dados. Além disso, o preenchimento da declaração é bastante minucioso, demandando tempo e concentração. Exponha sempre aos clientes que quaisquer inconsistências ou atrasos na entrega podem gerar multas.

Há outra vantagem na entrega antecipada da declaração que costuma convencer os clientes: normalmente a análise da Receita Federal é feita por ordem de chegada. Assim, quem entrega primeiro tem mais chance de receber sua restituição mais rápido.

Demonstre sempre aos seus clientes que o auxílio profissional prestado por você ou por seu escritório de contabilidade não dispensa a organização e cuidado com as informações. Além disso, é essencial evitar erros e inconsistências para não passar pelo constrangimento de cair na malha fina e ter que pagar multas e juros.