A emissão de nota fiscal é obrigatória no Brasil para empresas de todos os segmentos, independente do porte. Além de comprovar que a organização realizou alguma venda ou prestou algum serviço, também é uma forma de controlar o fluxo de caixa e garantir que os impostos estão sendo pagos. Porém muitas dúvidas ainda existem na hora de gerar o documento.

Por exemplo, a emissão de notas fiscais eletrônicas trouxe um universo de siglas para quem trabalha com contabilidade.  Aliás, NF-e é justamente a abreviação para Nota Fiscal Eletrônica. E junto com ela ainda veio o DANFE  que é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. E tem ainda a NFS-e que é a Nota Fiscal de Serviços eletrônica.

Acompanhe a leitura e saiba distinguir cada um.

Danfe X Nota Fiscal

E qual a diferença entre esses dois documentos?: a Nota Fiscal é o documento oficial, enquanto o DANFE é a sua representação impressa.

Pense na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) como um documento digital, um arquivo eletrônico no formato XML, que tem validade jurídica e fiscal. É ela que realmente comprova a operação de compra e venda de um produto ou serviço, registrando impostos e obrigações com o Fisco (a Receita Federal).

O DANFE, que significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é a versão impressa dessa nota fiscal. Sua principal função é acompanhar a mercadoria durante o transporte.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A NF-e surgiu em substituição das notas de papel e o seu grande objetivo é tornar a fiscalização da Receita Federal mais segura e eficiente, permitindo o acompanhamento das operações de emissão de notas fiscais em tempo real.

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento somente digital, ou seja, a emissão e armazenamento ocorre apenas eletronicamente, sem arquivos físicos.

Fique sabendo que aquele documento impresso que a pessoa recebe quando compra alguma mercadoria é o DANFE e não é propriamente a nota fiscal. Sabia disso? Vamos ao próximo tópico.

O que é o DANFE?

Como dissemos no início do texto, a sigla DANFE significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Ele é a representação física da NF-e, sendo obrigatório no transporte de mercadorias. Todas as informações contidas no DANFE obrigatoriamente devem constar no XML (eXtensible Markup Language), mas nem tudo o que tem no XML aparece no DANFE. Vamos falar sobre o XML mais abaixo.

No DANFE é possível identificar informações importantes para o transporte, como por exemplo, o emitente, o destinatário, os produtos e valores e a transportadora que fará o frete.

O DANFE não possui valor fiscal, por isso não precisa arquivar. Mas, o canhoto de entrega de mercadoria ou prestação de serviço,é aconselhável guardar em casos de contestação de entrega. Afinal, o canhoto de entrega é uma comprovação de que o produto foi entregue.

O DANFE não substitui a NF-e, mas, através dele, é possível comprovar a existência da Nota Fiscal Eletrônica através da sua chave numérica. Essa chave é composta por 44 dígitos que permite consultar a existência e a legalidade da NF-e a que está relacionada. Essa chave também é expressa por um código de barras que facilita ainda mais a pesquisa.

As principais informações contidas no DANFE são:

• Dados da Empresa, como CNPJ e Inscrição Estadual;
• Informações do cliente: nome, endereço e telefone de contato;
• Valor, data da venda e horário de saída do produto;
• Nome da transportadora e número da placa do veículo; 
• Chave de acesso numérica com 44 dígitos com as informações da NF-e.

Não confunda NF-e com NFS-e

A nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), como o nome sugere, é utilizada sempre que uma transação envolve a compra e a venda de serviços. Este tipo de nota contempla o imposto municipal ISS (Imposto Sobre Serviço) e sua emissão pode ser associada a uma pessoa física ou jurídica.

Ao emitir essa nota, o estabelecimento estará formalizando junto à prefeitura local que realizou um serviço.

A principal diferença está na função de cada modelo. A NF-e tem a função de registrar a venda de produtos, já a NFS-e tem a função de registrar a prestação de serviços. 

Vamos a um exemplo: uma loja de informática, quando são vendidas as peças, acessórios e computadores deve ser emitida uma NF-e. No caso de manutenção, consertos ou ajustes deve ser emitida uma NFS-e.