A gestão eficiente de documentos é crucial para o bom funcionamento de qualquer organização, especialmente quando se trata de arquivar documentos de funcionários.

Manter esses registros de forma organizada não apenas facilita o cumprimento das obrigações legais, mas também contribui para uma administração mais eficaz e um ambiente de trabalho mais produtivo.

Neste artigo, vamos conferir os prazo para guardar documentos de funcionários

Quais documentos arquivar?

A seleção de documentos a serem arquivados varia de acordo com as necessidades específicas da empresa, abrangendo uma variedade de categorias essenciais, tais como:

• Documentos Contratuais:
  • Contrato de trabalho.
  • Termo de rescisão.
  • Aditivos contratuais, entre outros.
• Documentos Trabalhistas:
  • Folha de pagamento.
  • Guia da Previdência Social.
  • Atestados médicos, entre outros.
• Documentos Pessoais:
  • Carteira de identidade.
  • CPF.
  • Título de eleitor, entre outros.
• Documentos de Treinamento e Desenvolvimento:
  • Certificados.
  • Diplomas, entre outros.
• Documentos de Saúde e Segurança Ocupacional:
  • Exames médicos admissionais, periódicos, demissionais, entre outros.
• Documentos de Benefícios:
  • Comprovantes de pagamento de benefícios, etc.
• Documentos de Relações Trabalhistas:
  • Reclamações trabalhistas.
  • Processos trabalhistas, etc.

Além dessas categorias, a empresa pode optar por arquivar documentos adicionais, tais como:

• Documentos de Marketing e Vendas:
  • Currículos.
  • Cartas de apresentação, etc.
• Documentos de Projetos:
  • Relatórios.
  • Apresentações, etc.
• Documentos de Auditoria:
  • Relatórios de auditoria, etc.

Prazo para guardar documentos de funcionários

Os períodos de retenção de documentos relativos aos funcionários são estipulados pelas normativas da legislação trabalhista e previdenciária. Abaixo, destacamos os principais prazos de guarda:

1. Contrato de trabalho: Permanente.
2. Folha de pagamento: 10 anos.
3. Guia da Previdência Social: 10 anos.
4. Rescisão de contrato: 5 anos.
5. Aviso prévio: 5 anos.
6. Atestado médico: 5 anos.
7. Exames médicos admissionais, periódicos e demissionais: 10 anos.
8. Comprovantes de pagamento de benefícios: 5 anos.
9. Reclamações trabalhistas e processos trabalhistas: 5 anos após o trânsito em julgado da decisão.

Além desses prazos, a empresa pode decidir manter outros documentos por períodos adicionais, como currículos, cartas de apresentação, relatórios, apresentações, etc.

É crucial que as empresas mantenham um registro detalhado dos documentos arquivados, incluindo o nome do funcionário, o tipo de documento, a data de arquivamento e o prazo de guarda.

Esse registro simplifica a localização dos documentos e a verificação do cumprimento dos prazos.

No processo de arquivamento de documentos de funcionários, as empresas devem assegurar a segurança e a confidencialidade das informações.

Os documentos devem ser guardados em locais seguros, protegidos contra acessos não autorizados.

Além disso, certos documentos possuem prazos de guarda específicos determinados por leis ou normas específicas. Eis alguns exemplos:

1. Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): 20 anos.
2. Ficha de registro de empregado: 30 anos.
3. Documentos de treinamento e desenvolvimento: 5 anos após o término do curso ou treinamento.
4. Documentos de saúde e segurança ocupacional: 30 anos.
5. Documentos de benefícios: 5 anos após o término do benefício.
6. Documentos de relações trabalhistas: 5 anos após o trânsito em julgado da decisão.