O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, também conhecido como DANFE, é uma versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) - destacando que ele não deve substituir a NF-e, apesar de conter as principais informações inseridas nela. O DANFE acompanha as mercadorias em trânsito e fornece todas as informações do curso a ser percorrido, desde o emitente até o destinatário.

Por meio dele é possível consultar e acompanhar a NF-e, uma vez que o DANFE contém uma chave numérica de 44 posições que permite acessar diretamente o Portal da SEFAZ, seja manualmente ou através de leitor de código de barras. O documento também auxilia na escrituração das operações discriminadas na NF-e e no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado para emiti-la.

Com tantos detalhes e regras, é muito importante que se compreenda tudo sobre o DANFE para tornar-se um profissional contábil ainda mais preparado. Listamos as principais dúvidas que surgem nas transações de mercadorias entre emitente e destinatário sobre o DANFE. Confira!

Quais informações são obrigatórias no DANFE?

A inserção de informações como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora são de caráter obrigatório na NF-e, no caso da empresa emitente ter acesso a essas informações antes da emissão do documento. Mas caso não conste no arquivo da NF-e estas informações, e valendo-se de não terem sido impressas no DANFE, subentende-se que a mercadoria saiu do estabelecimento emitente no dia da emissão da NF-e.

Há um leiaute obrigatório para o DANFE?

Sim. O contribuinte deve seguir o leiaute que está especificado no Manual de Integração do Contribuinte.

Para que serve o código de barras unidimensional impresso no DANFE?

Todo DANFE possui o código de barras unidimensional que contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), permitindo que o contribuinte possa consultar a situação da NF-e no Portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.

Vale destacar que esse código de barras unidimensional é apenas um numerário de 44 posições que representa o Código de Acesso da NF-e. É preciso lembrar que todo DANFE deve conter as duas representações, tanto o código numérico da Chave de Acesso quanto o código de barras subsequente.

Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?

Antes da circulação da mercadoria, o DANFE correspondente deverá ser impresso e sempre acompanhar a NF-e. Obedecendo a essa condição, o DANFE poderá ser impresso, reimpresso ou copiado sempre que houver a necessidade de cumprir as exigências das obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

Como deverá ser impresso o DANFE?

A impressão deverá seguir as especificações do Manual de Integração do Contribuinte, o qual estipula: papel de no mínimo 210 X 297 mm (A4) e no máximo 230 X 330 mm (Ofício 2), em folhas de papel comum, não podendo ser utilizado papel jornal.

Poderão ser utilizados também Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), além de formulário pré-impresso ou formulário contínuo, como também folhas soltas. É imprescindível que o contribuinte verifique a qualidade da impressão para que a leitura das informações não seja prejudicada.

É seguro imprimir em papel comum?

É preciso levar em consideração que a segurança do sistema não é do DANFE em si, mas da NF-e atrelada a ele. Ou seja, é a chave de segurança presente no DANFE que permitirá que o contribuinte possa verificar no ambiente do SEFAZ se determinada operação está ou não regularmente documentada pela NF-e, e a operação a que esse documento está vinculado.

É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Nesse caso, como fica a consulta da NF-e?

Não, deverá existir apenas um DANFE por NF-e, contudo, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, para a discriminação das mercadorias poderá ter quantas folhas forem necessárias. Outro ponto importante é que o contribuinte poderá utilizar 50% da área disponível no verso do DANFE.

Como o DANFE é único, o código de barras da NF-e deverá ser o mesmo em todas as folhas da discriminação das mercadorias.

No caso de extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, qual o procedimento que o contribuinte emitente deverá realizar?

Caso a mercadoria já tenha sido entregue, o contribuinte emitente deverá reimprimi-la e encaminhá-la para a transportadora ou para o destinatário. Durante todo o trânsito da mercadoria, esta deverá estar documentada com a NF-e e sempre acompanhada do DANFE correspondente. Se o destinatário já recebeu a mercadoria e não manteve o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e, a reimpressão poderá ser dispensada.

Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?

A legislação tributária mantém definido o prazo de guarda dos documentos fiscais, sendo assim, tanto emitente quanto destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na norma. Isso garante que, na situação de solicitação da administração tributária, o documento esteja na guarda tanto do emitente quanto do destinatário.

Algumas ressalvas:

No caso do destinatário ser o emitente das NF-e, a guarda do DANFE não precisará ser realizada uma vez que ele foi obrigado a receber a NF-e e, portanto, apenas o arquivo digital recebido deverá ser guardado.

O DANFE poderá ser mantido em arquivo pelo prazo estabelecido pela legislação tributária no caso do contribuinte não ser credenciado para a emissão da NF-e, substituindo, assim, o arquivo eletrônico da NF-e. Isso vale também para o caso da administração tributária solicitar a comprovação das informações.

É extremamente importante que o destinatário verifique a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e se a Autorização de Uso da NF-e foi concedida.

É obrigatório que o emitente da NF-e disponibilize o download ou encaminhe para o destinatário o arquivo eletrônico da NF-e e o respectivo protocolo de autorização, conforme disposições contidas no §6º do artigo 9º da Portaria CAT 104/07.

Como emitir um DANFE? Ele é emitido por um sistema individual?

É recomendado que o DANFE seja emitido no mesmo sistema gerador da NF-e, uma vez que não poderá haver divergência entre os dois.