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RAIS e eSocial: sua empresa está em dia?
A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) permanece como uma obrigação acessória de importância vital para a conformidade trabalhista no país.
Mesmo com a migração gradual de dados para o eSocial, empresas e contadores devem manter a máxima atenção aos prazos e às regras da RAIS 2025 (ano-base 2024), pois o envio incorreto ou em atraso pode gerar multas que se iniciam em R$ 425,64.
Instituída em 1975, a RAIS funciona como um censo do emprego formal, fornecendo ao Governo Federal dados cruciais para a gestão de políticas públicas, como o cálculo do PIS/PASEP (abono salarial), o controle do seguro-desemprego e a fiscalização do cumprimento das leis trabalhistas.
eSocial X RAIS: quem ainda precisa declarar?
A principal mudança nos últimos anos tem sido a substituição da RAIS pelo eSocial.
Atualmente, a maior parte das empresas privadas já está dispensada da entrega via programa GDRAIS, pois as informações sobre seus empregados são transmitidas mensalmente pelo eSocial.
No entanto, a obrigação não desapareceu por completo:
- Consulta Preventiva: É fundamental que empresas e escritórios de contabilidade confirmem se o seu grupo de enquadramento no eSocial já está totalmente dispensado da RAIS.
- RAIS Negativa: Mesmo as empresas sem funcionários precisam enviar a chamada RAIS Negativa. Este procedimento, que agora é feito via evento S-1299 (Fechamento) no eSocial, é essencial para manter a regularidade.
- Anos-Base Anteriores: Empresas com pendências de anos anteriores (até 2022) ainda precisam utilizar o programa GDRAIS Genérico para retificações e entregas atrasadas.
O risco da multa e o impacto no trabalhador
O não cumprimento do prazo da RAIS expõe a empresa a penalidades financeiras, que se iniciam em R$ 425,64 e sofrem acréscimos progressivos a cada bimestre de atraso.Mais grave do que o custo para a empresa, o erro ou a omissão na declaração impacta diretamente o trabalhador. O correto envio dos dados é o que assegura ao empregado o acesso a direitos como o abono salarial (PIS/PASEP) e o reconhecimento de seu tempo de contribuição para fins previdenciários.
Quem precisa enviar a RAIS?
A obrigação de declarar a RAIS, seja diretamente via programa GDRAIS ou indiretamente via eSocial, estende-se a praticamente todas as pessoas jurídicas e empregadores do país:
| Categoria | Obrigação |
| Empresas com Empregados (Privadas) | Maioria dos grupos do eSocial está dispensada do envio direto via GDRAIS. As informações são fornecidas automaticamente através dos eventos mensais do eSocial. |
| Empresas Sem Empregados (RAIS Negativa) | Devem declarar a ausência de movimento (RAIS Negativa). Este procedimento é realizado por meio do evento S-1299 (Fechamento) do eSocial. |
| Órgãos Públicos e Setores Específicos | Algumas entidades públicas e organizações que ainda não estão totalmente integradas ao eSocial podem ter a obrigação de enviar o documento diretamente pelo programa GDRAIS Genérico. |
| MEIs (Microempreendedores Individuais) | Devem declarar apenas se tiverem pelo menos um funcionário registrado no ano-base (o que também é feito via eSocial). |
Prazo de entrega da RAIS 2025
O prazo oficial de entrega da RAIS, referente ao ano-base 2024, para quem utiliza o programa GDRAIS Genérico foi no dia 17 de abril de 2025
Alerta para contadores
Para os profissionais da contabilidade, a organização e o cruzamento de dados são a chave para evitar autuações.
A crescente integração entre sistemas (eSocial, EFD-Reinf e o fisco) exige que as informações do Departamento Pessoal e da Folha de Pagamento estejam perfeitamente alinhadas com os registros do governo, reforçando o papel essencial do contador na manutenção da conformidade trabalhista em 2025.
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