Às vésperas do início da fase de testes da Reforma Tributária, que começa em janeiro de 2026, as empresas precisam se organizar para enfrentar a maior mudança fiscal das últimas décadas. Uma pesquisa da Thomson Reuters, divulgada em outubro, mostrou que, a três meses do início dessa fase, apenas 35% das companhias haviam avançado no processo de adaptação, enquanto 63% ainda estavam em planejamento ou nos estágios iniciais — e uma parcela menor sequer havia começado.

A transição para o novo sistema tributário exige ações coordenadas, visão integrada das áreas e um plano técnico bem estruturado. Empresas que anteciparem análises, simularem cenários e envolverem suas equipes terão melhores condições de ajustar preços, otimizar processos e operar com conformidade desde os primeiros meses da Reforma Tributária. O movimento não é simples, mas a preparação antecipada é o principal diferencial entre adaptação tranquila e impacto operacional.

A análise é de Paula Arcanjo, instrutora de treinamentos da Zucchetti, multinacional italiana especializada em sistemas de gestão que atende mais de 120 mil micro e pequenos comércios em todo o país. A seguir, confira orientações práticas para apoiar as organizações neste início de transição.

1. Invista em educação tributária antes de qualquer ajuste operacional

A Reforma Tributária introduz novos conceitos, documentos e obrigações que exigem entendimento técnico antes de qualquer mudança prática. Por isso, o primeiro passo para as empresas é capacitar suas equipes, garantindo que todos compreendam o impacto da transição — não apenas o time fiscal, mas também faturamento, compras, financeiro, precificação e tecnologia.

Para Paula Arcanjo, treinamentos, trilhas internas, workshops com especialistas e o acompanhamento constante das atualizações técnicas são fundamentais para reduzir erros e acelerar a adaptação. “Não vejo como uma empresa trabalhar com a reforma tributáriaReforma Tributária sem educação. Não adianta ter tecnologia se as pessoas não sabem quando emitir uma nota de débito, um evento fiscal ou uma nota de crédito. A reforma é extensa e exige aprendizado contínuo”, reforça.

2. Estruture um cronograma realista para a atualização dos sistemas fiscais

A partir de 2026, as empresas precisarão emitir documentos fiscais compatíveis com a CBS e o IBS, o que exige revisão imediata dos sistemas utilizados para faturamento e gestão fiscal. A adequação inclui novos campos obrigatórios, regras de validação, ajustes em XML e preparação para a apuração assistida.

Segundo Paula Arcanjo, é fundamental que as empresas mantenham atenção redobrada às atualizações de seus sistemas, mesmo após a prorrogação das validações previstas para janeiro de 2026. A especialista alerta que, embora a data de início das validações técnicas tenha sido adiada e ainda não esteja definida, a obrigatoriedade de destacar os novos tributos (IBS e CBS) nas notas fiscais a partir de 2026 permanece, sendo condiçãouma condição para a dispensa do recolhimento e para evitar possíveis notificações por irregularidade.

“As empresas precisam revisar seus materiais, processos e operações desde já. A ausência de preparação pode resultar na emissão de documentos inconsistentes e em problemas fiscais ao longo do próximo ano”, reforça a instrutora.

3. Revise o cadastro de produtos e operações com rigor técnico

A correta classificação fiscal de produtos e serviços será decisiva para garantir a conformidade durante a transição. A mudança exige que empresas revisem operaçõessuas operações, NCMs e demais parâmetros utilizados no faturamento para identificar alíquotas, exceções e tratamentos específicos previstos no novo modelo tributário.

Ainda conforme a especialista da Zucchetti, essa análise deve ser detalhada e feita com base em operações reais, preferencialmente utilizando o histórico dos últimos meses para identificar inconsistências ou classificações desatualizadas. “Uma classificação errada pode gerar pagamento indevido de tributos ou glosa de créditos lá na frente. É um trabalho que exige rigor técnico e envolve conhecimento da operação”, afirma Paula Arcanjo.

4. Envolva todas as áreas da empresa no processo de adaptação

A Reforma Tributária não impacta apenas o departamento fiscal. Mudanças em preços, contratos, fluxo de caixa, compras, estoque e processos operacionais exigem participação integrada de diferentes áreas da organização. Por isso, a orientação é formar grupos internos de trabalho para mapear riscos, revisar rotinas e definir prioridades de implementação.

“A reforma muda a empresa inteira. Não é um tema que possa ficar concentrado em uma só pessoa. Faturamento, financeiro, precificação, estoque e até marketing precisam entender como seus processos serão afetados. Cada área deve trazer seu contexto atual e o que mudará com as novas regras, porque a adaptação depende dessa visão conjunta para fazer sentido na prática”, destaca a instrutora de treinamentos da Zucchetti.

5. Avalie os impactos na precificação e prepare a comunicação com o consumidor

A Reforma Tributária também altera a lógica de formação de preços, especialmente com a migração do modelo de tributação “por dentro” para “por fora”. Embora, em 2026, os valores de IBS e CBS apareçam apenas como campos de teste — sem compor o total da nota e sem impacto imediato para o consumidor — as empresas não podem esperar para se adaptar.

Especialistas alertam que essa mudança estrutural exigirá revisão antecipada da estratégia comercial, do repasse de custos e da forma como esses ajustes serão comunicados ao cliente quando a nova regra passar a influenciar o preço final. No varejo, a percepção de preço tende a ser diretamente afetada no momento em que os tributos passarem a integrar o valor pago.

Por isso, o alinhamento entre fiscal, financeiro e marketing será decisivo. A maneira como cada empresa incorporará e explicará a nova composição tributária poderá reduzir dúvidas dos consumidores e evitar ruídos na transição.

“O brasileiro não está acostumado a ver o tributo destacado no momento da compra, como acontece em outros países. Por isso, além da revisão técnica da precificação, será necessário trabalhar a transparência com o cliente. As empresas precisarão explicar o que é preço do produto e o que é tributo, e essa comunicação deve ser planejada para evitar ruídos e manter a confiança do consumidor”, afirma Paula Arcanjo.