A Reforma Tributária sobre o consumo deixou de ser um projeto para se tornar uma realidade operacional nas empresas brasileiras. O ano de 2026 foi concebido como um período de transição para que empresas, profissionais das áreas contábil, financeira, tributária e de tecnologia e desenvolvedores de software adaptassem seus sistemas às novas exigências relacionadas ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). Essa fase, no entanto, possui um marco importante.

O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 2025, estabeleceu que a ausência do preenchimento dos novos campos relativos ao IBS e à CBS não acarretaria penalidades até o primeiro dia do quarto mês subsequente à publicação dos regulamentos desses tributos. Como a regulamentação foi publicada em 30 de abril de 2026, por meio do Decreto nº 12.955, para a CBS, e da Resolução CGIBS nº 6, para o IBS, o marco legal passou a ser 1º de agosto de 2026.

Como essa data caiu em um sábado, o Comitê Gestor do IBS orientou que a aplicação operacional das novas validações pelos sistemas autorizadores teria início em 3 de agosto de 2026, primeiro dia útil subsequente. Na prática, esse foi o momento em que se encerrou o período de adaptação para os emissores de documentos fiscais eletrônicos.

A partir daí, a correta parametrização dos sistemas passou a ser decisiva. O preenchimento dos novos campos, a utilização das classificações tributárias previstas na regulamentação e o destaque das alíquotas de teste tornaram-se parte da rotina operacional. O descumprimento dessas exigências poderá levar à rejeição do documento fiscal pelos sistemas autorizadores, conforme as regras técnicas aplicáveis, além de provocar atrasos no faturamento, na expedição de mercadorias e na regularização das operações.

Os impactos não se limitam ao aspecto operacional. A Lei Complementar nº 227, de 2026, prevê penalidades para infrações relacionadas às novas obrigações acessórias. A aplicação dessas sanções dependerá das hipóteses previstas em lei e da observância do devido processo administrativo, mas evidencia que a qualidade das informações fiscais passou a ter papel ainda mais relevante na gestão das empresas. Da mesma forma, a dispensa do recolhimento financeiro da alíquota de teste durante 2026 está condicionada ao atendimento dos requisitos legais estabelecidos para esse período de transição.

Imagine uma distribuidora que realize uma venda de R$ 100 mil utilizando um sistema ainda não totalmente adaptado, por exemplo. Caso sejam identificadas inconsistências, a nota poderá ser rejeitada, exigindo sua correção antes da conclusão da operação. Se a fiscalização, posteriormente, constatar irregularidades, poderão ser aplicadas as medidas administrativas e as penalidades previstas na legislação, sempre observadas as circunstâncias de cada caso.

Ao mesmo tempo, a legislação procurou privilegiar a conformidade espontânea. Em determinadas situações, o contribuinte notificado poderá promover a autorregularização dentro do prazo legal, corrigindo as inconsistências e reduzindo os impactos decorrentes da infração. A lógica da transição não é apenas sancionar, mas incentivar a adaptação ao novo modelo tributário.

Por isso, o restante do período de transição deve ser encarado como uma oportunidade para fortalecer a governança tributária. A atualização das tabelas fiscais é apenas uma etapa. Também são indispensáveis a revisão dos cadastros, a parametrização dos ERPs, a integração entre sistemas, a realização de testes e a capacitação das equipes responsáveis pelo faturamento.

Essa preparação será determinante para os próximos anos. Com a evolução da Reforma Tributária, a integração entre documentos fiscais, sistemas de apuração, administração tributária e instituições financeiras será cada vez maior, aumentando a importância da qualidade das informações transmitidas pelas empresas.

Mais do que atender a uma obrigação legal, adequar processos e sistemas significa reduzir riscos, preservar a continuidade das operações e preparar a empresa para um ambiente tributário mais digital, automatizado e integrado. Em um cenário em que a informação fiscal passa a influenciar diretamente a operação dos negócios, antecipar a conformidade deixa de ser apenas uma medida preventiva para se tornar uma decisão estratégica.Taís Baruchi é CEO da PKF BSP, fundadora e diretora do Instituto de Direito Tributário Contemporâneo (IDTC).