As empresas têm a responsabilidade de formalizar os contratos de trabalho de seus trabalhadores. Esse processo ocorre por meio de diferentes registros, como aqueles feitos na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) , no livro de funcionários e nos sistemas eletrônicos, como o eSocial.

No entanto, algumas empresas optam por adiar o registro para implementar um período de avaliação com o novo colaborador ou até para evitar os custos associados aos benefícios trabalhistas e aos impostos vinculados ao emprego.

Entenda o que é o registro retroativo, quando é possível realizar e as penalidades.

O que é o registro retroativo?

O registro retroativo está relacionado ao fato de inserir ou atualizar informações sobre um funcionário em um sistema em uma data que antecede a data real da ação, ou seja, é registrar o funcionário em um momento posterior à sua contratação e ao início efetivo do trabalho.

Isso pode acontecer por várias razões, incluindo a correção de erros, ajustes em informações salariais, inclusão de benefícios ou atualizações nos registros de presença.

As empresas são legalmente obrigadas a regularizar os contratos de trabalho de seus empregados. Isso é realizado por meio de vários registros, como aqueles feitos na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), em livros de funcionários e no sistema eSocial.

Em muitos casos, as empresas adiam o registro para que o funcionário possa passar por um período de teste. Em outras situações, isso é feito para evitar os custos associados às obrigações trabalhistas e aos impostos relacionados ao emprego.

É possível realizar o registro retroativo de funcionários?

É possível realizar registros retroativos, desde que haja um entendimento mútuo entre o empregador e o empregado. 

A prática pode até ser benéfica para o empregado, permitindo um período de teste antes da efetivação do registro na carteira de trabalho com uma data retroativa. 

No entanto, é essencial documentar esse acordo para evitar possíveis multas e processos judiciais.

Penalidades do registro retroativo

Caso não seja realizado um acordo, o empregado tem a opção de apresentar queixa perante a Justiça do Trabalho.

Se for possível comprovar o vínculo empregatício por meio de depoimentos, registros documentais, mensagens, e-mails e fotografias, a empresa será obrigada a fazer o registro retroativo na Carteira de Trabalho. Além disso, a empresa deverá:

• Realizar a contribuição retroativa do INSS e FGTS;
• Efetuar a anotação no livro de registro de empregados;
• Efetuar o pagamento de valores retroativos em termos de benefícios trabalhistas;
• Ser condenada a pagar honorários ao advogado do trabalhador.

Por esses motivos, o registro retroativo deve ser evitado, já que acumula o pagamento de parcelas, junto com juros de mora e multas, que têm o potencial de causar danos muito maiores à organização.

Além disso, as autoridades de fiscalização trabalhista podem impor outras penalidades.