Todos os dias, as empresas lidam com vários documentos em seu setor de Recursos Humanos (RH). Dependendo do porte da companhia, mais de dez contratos de admissão de funcionários são solicitados ao colaborador que está entrando na empresa. Por isso, é preciso ter uma gestão organizada quando o assunto é armazenar documentos.

Todavia, antes de mais nada, com a tecnologia já é possível realizar a assinatura de forma eletrônica de todos os documentos que envolvem o Recursos Humanos. Mas, muitas empresas ainda dispõem de um arquivo em papel. 

Com um grande volume para controlar, é fundamental que a empresa cumpra com os prazos de guarda, uma vez que eles devem ser respeitados. 

Por que é importante guardar documentos?

Muitas pessoas já se perguntaram por quanto tempo deveriam guardar algum documento. Afinal, vai ter alguma ocasião em que talvez seja necessário comprovar alguma informação, não é mesmo?

Em uma empresa, isso funciona do mesmo modo, com a diferença de que esses documentos podem impactar todos que fazem parte de uma organização. 

Evitar problemas trabalhistas

Todos os colaboradores têm o direito de ajuizar uma ação trabalhista ao sair de uma relação laboral e podem requerer isso em relação aos seus últimos cinco anos na empresa.

Ocorre que, quando ocorre uma acusação em um processo trabalhista, a empresa precisa ter comprovações sobre tudo que se passou no decorrer desse lapso temporal. Na falta desses documentos, isso pode acarretar uma derrota em uma eventual disputa judicial.

Evitar problemas fiscais

Assim como o item anterior, a empresa pode ser alvo de uma fiscalização. Nesse caso, o fiscal do trabalho solicitará documentações e, caso não estiverem em mãos da empresa, pode enfrentar problemas fiscais, gerando um possível pagamento de multas pelo não armazenamento ou perda desses arquivos.

Maior segurança

O arquivamento correto permite que a empresa tenha maior segurança fiscal, trabalhista e financeira, visto que ela não terá problemas relacionados à gestão ineficiente de documentos. Também otimiza funcionalidades, como a gestão de tempo no RH da empresa, uma vez que não será preciso procurar alguns deles em um mundo de arquivos.

Quais os prazos para armazenar documentos?

Vamos lá, então, a resposta tão aguardada até aqui. Os principais documentos de uma empresa que devem ter a guarda corretamente, são os relativos ao setor de RH, tributários, trabalhistas, contábeis e guias de recolhimento.

Dependendo da situação, recomenda-se armazenar documentos trabalhistas por 10 anos, como a folha de pagamento e o registro eletrônico. Já o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o recomendável é guardar por 30 anos.

É preciso ressaltar que existem situações em que o empresário deve guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o livro de empregados e o contrato de trabalho, por razão da concessão de benefícios previdenciários. 

No entanto, esse tipo de documento não é mais necessário para empresas que são obrigadas a enviar dados ao eSocial. 

Veja, a seguir, alguns prazos relativos a documentos armazenados:

• Documentos tributários: 5 anos;
• Documentos trabalhistas e previdenciários: de 5 anos até uma data indeterminada, como o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro do empregado;
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): 20 anos;
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): toda documentação: 20 anos;
• FGTS: 30 anos;
• GFIP: 30 anos;
• Guia de Recolhimento do FGTS: 30 anos;
• Contrato de Trabalho: Indeterminado.

Além disso, hoje em dia, as empresas podem armazenar e encontrar documentos mais facilmente, por meio da nuvem. O armazenamento de documentos por meio eletrônico, ótico ou equivalente apresenta o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização.

Porém, é fundamental assegurar a guarda de arquivos digitais no decorrer de certo período, mantendo uma cópia de segurança para qualquer imprevisto que possa ocorrer.