As empresas e os setores públicos devem informar a etnia de seus trabalhadores nos registros administrativos, tais como: formulários de admissão e demissão no emprego, Comunicação de Acidente do Trabalho, Sine,  inscrição no Regime Geral de Previdência Social. No eSocial, os dados já constam de alguns eventos. A informação deve ser fornecida com base na autoclassificação do próprio trabalhador.

Essa obrigatoriedade foi determinada por meio da Lei 14.553, de 20 de abril de 2023, alterando a Lei 12.288/2012, que instituiu o Estatuto da Igualdade Racial.

Ao tornar obrigatória a inserção sobre raça nos registros públicos e privados, o objetivo do Governo é garantir à população negra a efetivação da igualdade de oportunidades, a defesa dos direitos étnicos individuais, coletivos e difusos e o combate à discriminação e às demais formas de intolerância.

Por meio da Portaria nº 1.945/2023, o Ministério da Previdência Social determinou a inclusão dos campos de raça, cor e etnia nos formulários de cadastramento daquele ministério, sendo que o campo deverá conter as identificações amarelo, branco, pardo, preto e indígena.

É importante destacar que, no caso do eSocial, provavelmente, o Comitê Gestor do eSocial irá proceder aos ajustes necessários em seus leiautes para observância da determinação legal. Quando isso ocorrer, entende-se que nos eventos que pedem informação sobre raça não deveria haver mais o campo com a opção de “não informado”. Ou seja, os campos válidos para preenchimento do eSocial sobre raça seriam: 1 – Branca; 2 – Preta; 3 – Parda; 4 – Amarela; ou 5 – Indígena.

Com isso, é importante que os empresários busquem desde já a autodeclaração de seus colaboradores e atualizem os dados na empresa. Recomenda-se não deixar para a última hora. Afinal, no dia a dia das organizações é comum haver colaboradores em férias ou afastamento.

LGPD: tenha cuidado com dados sensíveis

Você pode escolher a melhor maneira de coletar a informação sobre etnia de seus colaboradores, conforme o perfil e o porte da sua empresa. Pode ser por meio de formulário eletrônico, resposta a e-mail ou consulta escrita direta.

Porém, independentemente de como for feita a coleta, é preciso seguir as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) , que considera dado pessoal sensível qualquer informação sobre “origem racial ou étnica”, entre várias outras características e orientações do indivíduo.

Isso significa que a empresa deve ter um cuidado especial para que essas informações não sejam vazadas e caiam em mãos indevidas.

Assim os dados sobre etnia podem ser coletados pela empresa e disponibilizados aos sistemas governamentais sem qualquer problema legal, desde que seja com a finalidade de uso adequado e com total atenção e conformidade da empresa e seu contador no tratamento desses dados.