Adiada para novembro, a implantação do eSocial em micro e pequenas empresas que faturam até R$ 4,8 milhões por ano, deve mudar radicalmente a organização, transmissão e processamento de dados enviados aos órgãos governamentais. A utilização da ferramenta também será obrigatória para MEIs (Microempreendedores Individuais), que possuem funcionários registrados em carteira. Obrigatório no Brasil desde o ínicio do ano, o programa já está em funcionamento em empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais.

“As pequenas empresas terão um período maior para se adaptar ao sistema devido à falta de estrutura destes profissionais, que têm menos recursos e informação. Porém, é preciso aproveitar a nova data oferecida pelo governo para se planejar”, afirma o diretor-adjunto da Itamaraty Contabilidade & Auditoria, Marcus Vinícius Apóstolo.

De acordo com o executivo, uma das mudanças necessárias refere-se ao gerenciamento interno dos dados. “É preciso organização e até mesmo familiaridade com informática. O eSocial fará com que as empresas deixem de acumular papel e passem a vivenciar uma rotina de digitalização, com a geração de documentos on-line”, explica Marcus Vinícius.

Entre os principais documentos que devem estar atualizados antes da implantação do programa estão o livro de registro de funcionários, assim como seus cadastros, folha de pagamento, obrigações acessórias e laudos da Medicina do Trabalho.

Para ele, o principal desafio da implantação do programa será a conscientização. “As empresas de contabilidade terão que manter uma comunicação eficiente e constante com os clientes para que os documentos sejam enviados com antecedência. Só assim a alimentação de dados exigida pelo eSocial será feita em tempo real e dentro do prazo”, aponta o executivo.

A organização, contudo, será vantajosa para todos os empresários. O executivo da Itamaraty Contabilidade & Auditoria cita alguns benefícios do eSocial:

- Melhora do controle de cadastro dos funcionários;

- Realização precisa de cálculos trabalhistas;

- Acesso a documentos variados, em tempo real;

- Segurança em relação as fraudes;

- Aumento de transparência das informações prestadas;

- Facilidade na recuperação de informações;

- Efetividade na garantia dos direitos trabalhistas;

- Melhora na gestão interna.

“A partir do início da obrigatoriedade e da efetiva prestação das informações pelas empresas, será possível substituir os procedimentos e perceber, na prática, os efeitos da desburocratização inerente a este programa. Com isto, o retorno da empresa será viabilizado pela otimização de tempo”, conclui Marcus Vinícius Apóstolo.