Todas as empresas têm uma série de responsabilidades para cumprir formalidades e burocracias que são exigidas no país. Isso significa ter que lidar com a emissão de documentos, seja apenas para registros ou para comprovar determinada condição, como as certidões negativas de débito, por exemplo.

O documento é importante para comprovar o funcionamento adequado das instituições, de pagamentos dos impostos e de recolhimento dos direitos trabalhistas dos funcionários. Elas dão prova da inexistência de débitos advindos da pessoa física ou jurídica e podem ter diversas finalidades.

A importância das CNDs

Cada certidão demanda procedimentos diferentes para emissão. As mais solicitadas são:

CND FGTS

A CND FGTS é um documento de suma importância para o empregador, já que toda empresa que contém funcionários com carteira de trabalho assinada é contribuinte do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

Dessa forma, a empresa precisa apresentar o recolhimento em dia para os órgãos públicos, instituições de créditos e outras entidades. A certidão é uma forma de comprovação da inexistência desses débitos e pode ser emitida pelo site da Caixa.

CND Trabalhista

A CND Trabalhista é o documento que demonstra se a empresa possui ou não alguma pendência na Justiça do Trabalho. Nessa relação, podem estar acordos trabalhistas e até condenações.

Seja por consenso ou por determinação legal, se a empresa quitar suas dívidas, poderá ter essa comprovação em uma CNDT.

A emissão fica a cargo do Tribunal Superior do Trabalho e tem como base informações dos Tribunais Regionais do Trabalho do país. Para ser negativa, a empresa ou pessoa física não pode constar no BNDT - Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.

Certidão Negativa Estadual

A Certidão Negativa de Débito Estadual é emitida quando for verificada a regularidade fiscal do contribuinte quanto aos créditos tributários estaduais administrados pela Secretaria Estadual da Fazenda.

Por essa razão, cada unidade da federação possui critérios próprios para permitir a emissão desses documentos.

Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários

Emitida pelos municípios, comprova a inexistência de débitos referentes ao ISS e com o pagamento do IPTU.

Algumas dessas certidões podem ser emitidas online, sem a necessidade de se deslocar para nenhum órgão público. 

Já em outros casos, a requisição só poderá ser feita presencialmente. Vai depender da certidão e da maior ou menor informatização dos serviços públicos a ela relacionados.

Certidão Negativa de Tributos Federais

A certidão negativa de tributos federais comprova que a empresa não tem nenhum tipo de débito com a Receita Federal. De posse desse documento, é possível comprovar para terceiros que não há pendências junto ao Fisco.

Trata-se de um verdadeiro atestado de bons antecedentes fiscais, se fosse essa a definição. Sua apresentação é exigida para o cumprimento de diversos procedimentos, entre eles, a solicitação de empréstimos bancários.

A certidão é expedida conjuntamente pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, referente a todos os créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União por elas administrados, inclusive os Previdenciários.

Sua emissão só é possível quando a empresa não tem nenhum tipo de pendência. Antes de solicitá-la, é imprescindível quitar todos do débitos relativos ao pagamento de tributos federais.

Certidão Positiva com efeito de Negativa

A certidão positiva com efeito de negativa tem o mesmo valor que uma certidão negativa de débitos, ou seja, serve para comprovar a regularidade fiscal do contribuinte. 

Ela pode ser emitida quando a empresa não tiver pendências cadastrais em seu nome, mas constar a existência de débito cuja exigibilidade esteja suspensa em virtude de: 

• Moratória;
• Depósito do seu montante integral; 
• impugnação ou recurso; 
• Concessão de medida liminar em mandado de segurança; 
• Concessão de medida liminar ou de tutela antecipada, em outras espécies de ação judicial;
• Parcelamento cujas parcelas estejam devidamente recolhidas, seja Refis, Paes ou em decorrência de qualquer outra modalidade de parcelamento concedido pela RFB, e ainda, quando o lançamento estiver no prazo legal para impugnação ou recurso, nesses casos é garantido à pessoa jurídica a certidão positiva com efeito de negativa.

A certidão positiva com efeito de negativa (Débitos Inscritos na Dívida Ativa) deve ser requerida na Regional da PGE de vinculação do interessado e retirada na Secretaria da Fazenda.

Quando é solicitada

As Certidões Negativas podem ser solicitadas nos seguintes casos:

• Auditorias;
• Licitações e concorrências públicas;
• Empréstimos e financiamentos;
• Transações com imóveis e veículos;
• Regularização de espólios;
• Saída do país;

A CND é um documento especialmente importante para empresas que participam de licitações ou fazem negócios com órgãos públicos. No caso da CND federal, ela será exigida necessariamente em todo e qualquer processo que envolva prestação de serviços ou venda de produtos para o governo.