Não é porque você contratou um escritório de contabilidade que o seu trabalho relacionado a esse assunto acabou. É preciso que as empresas de qualquer modalidade, entre elas as optantes pelo Simples Nacional, forneçam os documentos necessários para o contador todos os meses.

Isso significa que, para que as coisas saiam como planejado, você precisa também fazer a sua parte, mantendo tudo organizado em pastas e estabelecendo um dia fixo de remessa mensal de todas essas informações. Se o volume for muito grande, considere uma remessa quinzenal ou semanal de todos os dados necessários.

Mas afinal, de quais documentos estamos falando quando se trata de uma empresa optante pelo Simples Nacional? A resposta é o que você encontra nesse artigo.

Garanta o envio dos documentos ao contador

O primeiro passo que a sua empresa deve cumprir é enviar mensalmente os documentos necessários para o cálculo dos impostos mensais, o DAS (sigla para Documento de Arrecadação Simplificada). Nesse caso, todos os tributos são unificados e pagos por meio de uma única guia. Para o cálculo do valor exato, é preciso observar o seguinte:

• Todas as notas fiscais que tenham sido emitidas no mês;
• No caso das empresas de serviço, é preciso ainda informar se houve algum tipo de retenção em cada uma das notas fiscais.

Esse é o básico que se aplica mesmo àquelas empresas que têm apenas um ou dois funcionários, no caso os proprietários. É bastante comum que os empreendedores em início de carreira não saibam dessa obrigação e deixem passar prazos. Quando procuram o contador, já é tarde demais e aí há a incidência de multas por eventuais atrasos. O vencimento da DAS geralmente é no dia 20 do mês seguinte à apuração.

Já para aqueles que têm funcionários ou mesmo para aqueles que têm um pró-labore definido, é preciso ficar atento a outros documentos que precisam ser enviados mensalmente:

• Dados relacionados a horas extras, faltas, atestados médicos e adiantamentos;
• Rescisões contratuais e alterações de salário ou cargo dos funcionários;
• Informações relacionadas à retirada mensal de valores (pró-labore).

Por fim, em diversas ocasiões, a sua empresa pode precisar preparar um balanço patrimonial. Aí, a lista de documentos aumenta e isso sugere que você necessita ter um controle maior sobre os seus pagamentos e recebimentos, caso contrário certamente acabará se perdendo em meio à papelada – e perdendo dinheiro. A lista, nesse caso, inclui:

• Notas fiscais e cupons relacionados a despesas operacionais;
• Cópia dos comprovantes de pagamentos de impostos e encargos;
• Extratos bancários, comprovantes de aplicações financeiras e faturas de cartão de crédito;
• Documento de controle de caixa da empresa;
• Relatórios informando as obrigações de pagamentos e recebimentos junto aos fornecedores;
• Cópias de comprovantes de pagamentos de empréstimos, de financiamentos e de leasing.

Mantenha a sua empresa sempre organizada

Como você pôde perceber, até que não são muitos os documentos obrigatórios a serem enviados para o contador todos os meses. Porém, isso não significa que essa tarefa não requeira atenção ou que seja possível deixar as coisas para a última hora. Softwares de gestão e arquivos físicos serão fundamentais para que você consiga manter tudo organizado.

Converse com o seu contador e estabeleça datas fixas para a entrega dos documentos. Não deixe nada para a última hora, até porque o profissional em questão vai precisar de tempo para trabalhar com a sua papelada.