Com esse novo sistema de Escrituração digital (SPED) a maioria das empresas precisam se adaptar às novas obrigações acessórias relativas ao Lucro Presumido e Lucro Real, perceba que a utilização da tecnologia para enviar as declarações facilitou a rotina do escritório contábil e a fiscalização do governo.

Sendo assim as obrigações são necessárias para apurar, arrecadar impostos e fiscalizar o cumprimento do pagamento da obrigação principal tributária.

Com este mecanismo os órgãos competentes, com uma simples cruzada de informações, conseguem fiscalizar as empresas.

É primordial reparar a sua empresa e conhecer quais são as obrigações acessórias tributárias e trabalhistas que ela precisa transmitir.

Para evitar multas aconselhamos a ajuda de um contador nesse processo, pois, ele é o profissional qualificado a exercer essa atividade.

E por isso preparamos esta matéria com pontos importantes para as quais você precisa ficar atento, confira no decorrer do texto.

Obrigações acessórias- Esfera municipal

Declaração Eletrônica de Serviços (DES)

A Lei complementar n° 116, de 31 de julho de 2003 é a regulamentação federal sobre municípios, Distrito Federal que são órgãos competentes pela emissão da Nota Fiscal de Serviços e apuração do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza.

Portanto cada prefeitura possui legislações complementares diferenciadas.

O Livro Registro de Serviços Prestados e o Livro Registro de Serviços Tomados foram substituídos pela Declaração Eletrônica de Serviços (DES).

Ela deve ser enviada no início de cada mês, com as informações do faturamento do mês anterior.

Nota Fiscal e Arquivamento

O município é responsável pela geração de nota fiscal de serviços e o Estado pela nota fiscal de venda, lembrando que a emissão deste documento fiscal é obrigatória em toda negociação de venda ou prestação de serviço realizada por sua empresa.

É importante enaltecer que cada órgão possui legislações diferenciadas, então, consulte quais estão em vigor no município sede de sua empresa.

É obrigatório o arquivamento da nota fiscal pelo prazo mínimo de 5 anos, pois elas comprovam o fato gerador, apuração e pagamento dos impostos do seu regime tributário, além de garantir o cumprimento das obrigações acessórias.

Quais são as obrigações acessórias na Esfera Estadual?

Guia de Informação e Apuração do ICMS

O próprio nome diz este tipo de declaração é a obrigação acessória do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS.

Obrigatoriamente ela é transmitida ao estado sede da sua empresa no prazo estipulado por ele. 

Se houver a necessidade de fazer a retenção do ICMS-ST a favor de outro estado, você precisa enviar também a GIA-ST (Guia Nacional de Informação e Apuração do ICMS Substituição).

Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Para todas as empresas que são contribuintes do ICMS ou do Imposto sobre produtos industrializados a ED torna-se obrigatória, fazendo assim parte do SPED Fiscal.

De acordo com os prazos estabelecidos por seu estado, deve ser enviado mensalmente de acordo com os prazos estabelecidos por seu estado e manter a guarda junto com os documentos comprobatórios.

Sua entrega dispensa o uso dos seguintes livros:

• Livro Registro de Entradas;
• Livro Registro de Saídas;
• Livro Registro de Inventário;
• Livro Registro de Apuração do IPI;
• Livro Registro de Apuração do ICMS;
• Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
• Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Esta obrigação na maioria dos estados foi substituída pela ECD (Escrituração Contábil Digital) com a chegada do SPED, nesta obrigação acessória é preciso informar mensalmente as vendas, compras e prestações de serviços entre estados e é utilizado Emissor de Cupom Fiscal e/ou Nota Fiscal.

Obrigações acessórias na Esfera Nacional

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.

Devem conter nessas obrigações os seguintes tributos federais:

• IRPJ;
• IRRF;
• IPI;
• CSLL.

Nestas obrigações serão registrados os fatos geradores, pagamentos, parcelamentos, compensações e suspenções.

De acordo com a regra o prazo de entrega da DCTF é até o 15° dia útil do segundo mês subsequente à emissão do fato gerador.

Retificações podem ser feitas em até 5 anos.

Escrituração Contábil Digital (ECD).

Esta escrituração deve ser emitida anualmente até o último dia útil do mês de maio, com informações do ano anterior, no ambiente do SPED.

Esta obrigação acessória é a versão digital dos seguintes livros contábeis:

• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Livro Balancetes Diários e Balanços.

EFD Contribuições

As empresas que utilizam os regimes não-cumulativo e/ou cumulativo, o PIS (Programa Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) devem ser informados na obrigação acessória Escrituração Fiscal Digital Contribuições.

Ela deve ser entregue no ambiente do SPED até o 10° dia útil do segundo mês posterior à emissão do fato gerador.

Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais EFD- Reinf.

A EFD-Reinf é um complemento do eSocial, no qual as empresas devem informar os fatos geradores, mediante cessão de mão de obra ou empreitada, e retenções do IR, CSLL, PIS e COFINS incidentes dos pagamentos efetuados à pessoa física e/ou jurídica.

Sua data de envio é até o dia 15 de cada mês no ambiente do SPED.

Ela substitui as obrigações acessórias GFIP, DIRF, RAIS e o CAGED.

Sistema de Escrituração Digital as Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial)

Esta obrigação é unificada, portanto neste sistema as empresas informam todas as movimentações dos colaboradores com vínculo empregatício ou autônomos.

Este sistema ainda está sendo implantado, portanto verifique em qual grupo sua empresa está inserida e quais as fases que já tem a obrigatoriedade de informar.

Provavelmente ao final da implantação, você vai precisar informar as admissões, rescisões, mudanças de cargos, folha de pagamento, atestados e todas as contribuições previdenciárias.