Entre as muitas obrigações com as quais as empresas têm que lidar, as notas fiscais certamente são as mais importantes. Esses documentos mostram ao Governo Federal quais mercadorias entraram, quais saíram, quais valores foram movimentados e quais impostos precisam ser recolhidos.

O que muitos não sabem, no entanto, é que existe mais de uma dezena de tipos de nota fiscal. Em um artigo anterior já falamos tudo sobre as notas fiscais eletrônicas. Agora, chegou a hora de saber quais produtos e serviços precisam de NF e qual tipo de nota deve ser usado em cada ocasião.

1. Nota Fiscal Avulsa (NFA)

Essa é considerada uma das opções mais simples para documentar a venda de produtos por aqueles que não fazem operações como essas com muita frequência. Por essa razão, os MEI são os que mais costumam utilizá-la (veja: Quais são os direitos de um MEI?).

A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal emitido individualmente, seja em versão manual ou eletrônica (NFA-e). A emissão dessa nota é restrita aos MEI ou às empresas que, em razão do ramo de atividade, não estejam obrigadas à emissão de NF-e. A emissão de Nota Fiscal Avulsa depende de autorização da Sefaz e os critérios variam de estado para estado.

2. Nota Fiscal de Venda de Produto (NF-e)

Esse é um dos documentos de venda mais conhecidos das empresas. A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é o registro de uma operação faturamento ou venda de produtos. Sobre ela há incidência de impostos, como IPI e ICMS, e requer ainda a geração de um DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

É obrigatório que o emissor da NF-e informe seus dados e os do destinatário. Além disso, todos os produtos e serviços referentes à nota precisam ser detalhados no documento.

3. Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

Similar à NF-e, a Nota Fiscal de Serviço é emitida pelas empresas que não comercializam um produto, mas sim prestam um serviço aos seus clientes. Por exemplo, a empresa de jardinagem que presta um serviço de paisagismo para condomínios.

As NFS-e devem ter os seus dados transmitidos para a prefeitura do munícipio no qual a empresa está vinculada. Do mesmo modo, os serviços devem estar identificados no documento. Outras regras adicionais variam de cidade para cidade, o que requer muita atenção por parte de quem as emite (veja: NFS-e Nacional: prepare-se para a chegada da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica padronizada).

4. Nota Fiscal ao Consumidor (NFC-e)

A NFC-e é um documento eletrônico que registra uma operação de venda de uma empresa para um consumidor final. Integrada ao SPED, a NFC-e é considerada a “evolução” do cupom fiscal, documento impresso que requeria o uso de impressoras fiscais autorizadas.

Frequentemente a NFC-e é confundida com a NF-e. Embora tenham muitas similaridades em seu metodologia e execução, a diferença é que a NFC-e restringe-se ao consumidor final, enquanto a NF-e atende a todos os tipos de venda possíveis.

5. Nota Fiscal eletrônica Complementar (NF-e Complementar)

Como o próprio nome indica, as notas fiscais eletrônicas complementares são emitidas quando há a necessidade de acrescentar informações ou valores a uma nota fiscal emitida anteriormente. Há regras específicas para a emissão desse tipo de documento.

Em geral, é indicada a sua emissão quando a quantidade de mercadorias ou os valores descritos forem inferiores ao que efetivamente foi comercializado. Seu uso é frequentemente associado a operações de exportação, com variações de valor por conta do câmbio, ou a erros de cálculo.

6. Nota Fiscal de Compra

A Nota Fiscal de Compra ou Nota Fiscal de Entrada é o documento que comprova que a empresa recebeu mercadorias. A responsabilidade de emissão desse tipo de nota é tanto do comprador quanto do fornecedor e as informações devem ser registradas no Livro Registro de Entradas (veja: A obrigatoriedade do Livro Caixa nas empresas optantes do Simples Nacional).

No caso do comprador, há quatro momentos específicos em que a emissão é obrigatória: 1) quando a empresa assume compromisso de transportar a mercadoria; 2) quando adquire um produto em leilão junto ao poder público; 3) quando o vendedor é MEI ou pessoa física; 4) quando o produto adquirido for importado.

7. Nota Fiscal de Devolução

Esse documento fiscal tem objetivo oposto ao anterior: anular uma operação de compra ou venda. A ideia é comunicar à Receita Federal que uma determinada transação foi desfeita, evitando-se assim o pagamento de impostos sem necessidade.

Em linhas gerais, a nota fiscal de devolução pode ser de dois tipos: de compra ou de venda. A primeira opção pode ser usada quando você receber um produto do fornecedor e ele chegar com algum defeito. Já a segunda se aplica quando um destinatário de um produto seu recusa o pedido.

8. Nota Fiscal de Exportação

As notas fiscais de exportação são emitidas quando a empresa realiza uma venda para um cliente que está no exterior. Entre as informações essenciais que devem constar nesse documento, destacamos o endereço do cliente final e o local de embarque da mercadoria.

A mercadoria exportada deve ser vinculada a um CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). Não há incidência de impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS sobre produtos exportados por empresas brasileiras.

9. Nota Fiscal de Remessa

As notas fiscais de remessa são consideradas documentos de controle e na maioria dos casos há isenção ou suspensão de impostos sobre elas. Porém, trata-se de um item da legislação que muda com bastante frequência e sempre é conveniente checar as particularidades de cada produto.

Uma empresa pode gerar uma nota fiscal de remessa para o envio de amostras grátis, brindes, produtos para conserto, consignação ou demonstração, doações ou de itens para industrialização. O documento serve para facilitar a procedência da carga em eventuais fiscalizações.

10. Nota Fiscal de Retorno

As notas fiscais de retorno são similares às de remessa e também são consideradas “documentos de controle”. A ideia aqui é informar à fiscalização a chegada ou a saída de produtos em uma empresa, por razões similares às das notas fiscais de remessa.

Por exemplo, o retorno de uma máquina que foi remetida para conserto requer uma nota fiscal de retorno. Produtos exibidos em feiras e itens retornados após cessão em consignação ou comodato também requerem esse tipo de documentação.

11. Nota Fiscal eletrônica de Remessa em Consignação

A proposta das notas fiscais de remessa em consignação é informar à fiscalização que os produtos que você está remetendo são para venda, porém não sob a sua responsabilidade. Em outras palavras, você cede produtos em consignação e só emitirá um nota fiscal de venda se ela se concretizar.

Quando a venda se confirma a empresa deve emitir uma NF-e de Venda e quem vendeu o produto emite uma Nota Fiscal de Venda por Consignação. Caso não ocorra a venda, quem solicitou os produtos em consignação os devolve e emite uma NF-e de Devolução.

12. Nota Fiscal de Venda por Consignação

Como já mencionamos no item anterior, a Nota Fiscal de Venda por Consignação é emitida pela empresa que vende um produto recebido anteriormente em consignação. Nesse caso, a empresa que originalmente consignou o produto deverá emitir também uma NF-e de Venda.

Da mesma forma, quando a venda não ocorre e o produto é devolvido, é necessário emitir uma NF-e de Devolução. A ideia de toda essa documentação é controlar o transporte de mercadorias sem que haja a incidência de impostos quando não há efetivamente a comercialização dos itens.

13. Nota Fiscal de Venda à Ordem

A Nota Fiscal de Venda à Ordem é utilizada quando quem adquire o produto é diferente do destinatário final. A lógica é a seguinte: suponha que um fornecedor (A) venda um produto para outra empresa (B). Porém, a empresa B solicita que a mercadoria seja entregue diretamente para a empresa C.

Como a mercadoria não passará pela empresa B, embora ela seja a responsável pelo pedido, há a necessidade de gerar um documento que comunique essa característica de transporte. Quem produz a mercadoria – empresa A – deve emitir, portanto, duas notas: a Nota Fiscal de Venda à Ordem, para a empresa B, e a Nota Fiscal de Remessa para a empresa C.

14. Nota Fiscal de Venda para Entrega Futura

As notas fiscais de venda para entrega futura são emitidas quando o faturamento de uma compra ocorre antes da entrega. Por exemplo, suponha que uma empresa fez uma compra junto à sua e efetuou o pagamento conforme o combinado. Porém, a entrega dos produtos só ocorrerá daqui a três meses.

Nesse caso, a nota fiscal tem como objetivo informar apenas um faturamento, sem que haja deslocamento dos produtos. Quando chegar a hora de enviar a mercadoria, então será preciso emitir uma Nota Fiscal de Remessa referente a essa Nota Fiscal de Venda para Entrega Futura.

15. Nota Fiscal de Remessa e Retorno para Industrialização

São dois documentos distintos. Esse tipo de nota fiscal costuma ser emitido por empresas que são terceirizadas pelas fornecedoras de matérias-primas à indústria. Por exemplo, empresas maiores podem terceirizar certos tipos de trabalho antes que a matéria-prima chegue na área de industrialização.

Ao enviar os produtos para a empresa terceirizada é necessário emitir uma Nota Fiscal de Remessa para Industrialização. Os itens serão trabalhados e quando retornam à empresa original, a companhia terceirizada emite uma Nota Fiscal de Retorno de Industrialização e uma Nota Fiscal de Venda de Industrialização, especificando os serviços executados.